Checklist documents par partenaire financier
Liste complète des documents requis pour chaque partenaire financier : GRENKE, SIEMENS, LEASECOM, REALEASE. Checklist téléchargeable et tableau comparatif.
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GrokGérer les exigences documentaires de quatre partenaires financiers différents est un casse-tête que connaissent bien les équipes ADV du secteur du leasing. GRENKE, SIEMENS, LEASECOM, REALEASE : chacun applique ses propres règles. Ce guide comparatif vous donne la checklist exacte par partenaire pour éliminer 23 % des rejets évitables.
23 % des rejets de dossiers sont évitables
23 % des rejets de dossiers de financement résultent d'un document manquant, expiré ou non conforme -- pas d'un risque crédit. GRENKE exige le certificat DocuSign (seul partenaire), SIEMENS impose la CNI recto-verso systématiquement, LEASECOM requiert CNI du délégant ET délégataire en cas de pouvoir, REALEASE vérifie la concordance K-BIS-RIB.
Chaque partenaire -- GRENKE, SIEMENS, LEASECOM, REALEASE -- applique ses propres règles. Pour comprendre les erreurs les plus fréquentes qui provoquent ces rejets, consultez notre article sur les 7 erreurs qui font rejeter un dossier de leasing. Un dossier conforme pour GRENKE peut être rejeté par SIEMENS. Une pièce acceptée chez LEASECOM déclenche une demande de complément chez REALEASE. Les équipes ADV qui gèrent plusieurs partenaires en parallèle connaissent cette réalité.
Cet article détaille, partenaire par partenaire, les documents obligatoires, les pièces conditionnelles et les points de vigilance. Le tableau comparatif transversal en fin d'article offre une lecture croisée instantanée. Pour automatiser la vérification, découvrez notre solution de validation documentaire spécialisée financement et leasing.
Le socle commun : documents requis par TOUS les partenaires
Cinq pièces sont exigées sans exception par GRENKE, SIEMENS, LEASECOM et REALEASE : le contrat de location, l'accord de financement, le devis fournisseur, le RIB et le K-BIS. L'article L313-7 du Code monétaire et financier impose une cohérence stricte entre tous les documents constitutifs d'une opération de crédit-bail (Légifrance CMF Art. L313-7). Tout dossier incomplet sur ces pièces sera systématiquement rejeté.
| Document | Format attendu | Critère de validité | Remarque |
|---|---|---|---|
| Contrat de location / crédit-bail | PDF signé | Signature du représentant légal ou délégataire | Pages paraphées si exigé |
| Accord de financement | PDF signé | Signé par le client et le partenaire | Mentions obligatoires spécifiques selon le partenaire |
| Devis fournisseur | Détaillé, daté, référence matériel | Montant = montant du contrat | |
| RIB | PDF ou image | IBAN valide, titulaire = société signataire | Concordance raison sociale / titulaire du compte |
| K-BIS ou extrait K | Moins de 3 mois, correspondance SIREN/SIRET | Entreprises individuelles : extrait K |
GRENKE -- Exigences spécifiques
GRENKE exige systématiquement le certificat d'achèvement DocuSign pour tout contrat signé électroniquement, conformément au règlement eIDAS (Règlement (UE) n°910/2014). Le règlement eIDAS impose que les signatures électroniques qualifiées reposent sur un certificat vérifiable émis par un prestataire de services de confiance (EUR-Lex eIDAS Art. 26). C'est aussi le partenaire dont les règles conditionnelles autour de la CNI sont les plus complexes.
Documents obligatoires GRENKE
| Document | Obligatoire | Condition | Détail |
|---|---|---|---|
| Socle commun (5 pièces) | Oui | -- | Voir section précédente |
| Certificat DocuSign | Oui | -- | SEUL partenaire à l'exiger |
| CNI du signataire | Conditionnel | Voir ci-dessous | Pas toujours obligatoire chez GRENKE |
| Confirmation adresse email | Conditionnel | Email générique | Si email du signataire = info@, contact@, etc. |
CNI chez GRENKE : quand est-elle obligatoire ?
Contrairement à SIEMENS, LEASECOM et REALEASE, GRENKE ne demande pas systématiquement la CNI. Elle devient obligatoire dans quatre cas précis.
| Situation | CNI ? | Justification |
|---|---|---|
| Signature au nom propre (EI, auto-entrepreneur) | Oui | Identité signataire = dirigeant |
| Pouvoir de signature | Oui | Identité du délégataire |
| Mention "Bon pour cachet" sur le contrat | Oui | Déclenche aussi l'obligation K-BIS |
| Association ou SCI | Oui | Statuts + PV AG également requis |
| Société classique, signataire = représentant légal, pas de "Bon pour cachet" | Non | Certificat DocuSign suffit |
Points de vigilance GRENKE
"Bon pour cachet" : effet déclencheur. Cette mention sur le contrat déclenche automatiquement K-BIS < 3 mois ET CNI du signataire. Règle souvent ignorée par les équipes ADV.
Associations et SCI : dossier renforcé. GRENKE exige en complément de la CNI : statuts à jour ET procès-verbal de la dernière AG désignant le représentant légal.
Email générique : confirmation requise. Si le signataire utilise une adresse générique (info@, contact@, commercial@), GRENKE demande une confirmation écrite, signée par le représentant légal.
FAQ GRENKE
Le certificat DocuSign est-il obligatoire pour les contrats signés manuellement ? Non. Il n'est requis que pour les signatures électroniques via DocuSign. Mais GRENKE privilégiant la signature électronique, la quasi-totalité des dossiers est concernée.
Un K-BIS de 3 mois et 2 jours sera-t-il accepté ? Non. Règle stricte des 3 mois calendaires. Prévoyez 5 jours ouvrables de marge.
En cas de pouvoir, faut-il la CNI du délégant ? Non. Chez GRENKE, seule la CNI du délégataire est requise. Contrairement à LEASECOM et REALEASE.
SIEMENS -- Exigences spécifiques
SIEMENS impose la carte nationale d'identité recto-verso pour tous les dossiers, sans exception de forme juridique. La 6e directive anti-blanchiment (AMLD6, publiée le 19 juin 2024 au Journal officiel de l'UE) impose la vérification de l'identité des signataires pour tout crédit-bail à partir de 10 000 EUR (EUR-Lex AMLD6). C'est aussi le seul partenaire à imposer un avenant en cas de rachat > 40 %.
Documents obligatoires SIEMENS
| Document | Obligatoire | Condition | Détail |
|---|---|---|---|
| Socle commun (5 pièces) | Oui | -- | Accord de financement : mention de l'offre de solde si applicable |
| CNI recto-verso | Oui | Toujours | Recto ET verso, en cours de validité |
| Avenant refinancement | Conditionnel | Rachat > 40 % | Obligatoire si rachat > 40 % du montant total |
| Engagement règlement loyers | Conditionnel | Paiement par virement | Si virement au lieu de prélèvement SEPA |
Offre de solde : doit figurer SUR l'accord de financement
Exigence propre à SIEMENS générant fréquemment des rejets : l'offre de solde doit figurer directement sur l'accord de financement, pas en pièce jointe séparée.
| Scénario | Offre de solde ? | Emplacement |
|---|---|---|
| Nouveau contrat sans rachat | Non | -- |
| Refinancement, rachat <= 40 % | Oui | Sur l'accord de financement |
| Refinancement, rachat > 40 % | Oui | Sur l'accord + avenant refinancement |
Avenant refinancement : seuil des 40 %
Calcul : (montant du rachat / montant total nouvelle opération) x 100. Exemple : opération de 50 000 EUR incluant rachat de 22 000 EUR = 44 % -- avenant obligatoire.
L'avenant formalise les conditions du rachat : solde restant dû, pénalités, échéancier de transition.
Engagement règlement loyers par virement
Si le client choisit le virement au lieu du prélèvement SEPA, SIEMENS exige un "Engagement de règlement des loyers par virement" signé, précisant coordonnées bancaires, périodicité et montants.
Co-location chez SIEMENS
| Pièce | Co-locataire principal | Co-locataire secondaire |
|---|---|---|
| CNI recto-verso | Oui | Oui |
| K-BIS < 3 mois | Oui | Oui |
| RIB | Oui | Non (sauf prélèvement séparé) |
| Accord de financement | Signé par les deux | Signé par les deux |
Dossier quasiment doublé en co-location : chaque co-locataire fournit son propre jeu de pièces.
FAQ SIEMENS
Un passeport peut-il remplacer la CNI ? Oui. Passeport en cours de validité accepté. Page d'identité avec photo suffit.
L'avenant est-il exigé si le rachat est < 40 % ? Non. L'offre de solde sur l'accord de financement suffit en dessous du seuil.
La CNI du conjoint est-elle requise pour une EI ? Non. Sauf si le conjoint est co-signataire du contrat.
LEASECOM -- Exigences spécifiques
LEASECOM exige un formulaire de rétractation signé pour toute entreprise de 5 salariés ou moins, et la CNI du délégant ET du délégataire en cas de pouvoir. L'article L221-5 du Code de la consommation accorde un droit de rétractation de 14 jours aux micro-entreprises, que LEASECOM est le seul des quatre partenaires à appliquer contractuellement (Légifrance C. Conso. Art. L221-5).
Documents obligatoires LEASECOM
| Document | Obligatoire | Condition | Détail |
|---|---|---|---|
| Socle commun (5 pièces) | Oui | -- | Voir section socle commun |
| CNI du signataire | Oui | Toujours | En cours de validité, recto minimum |
| Formulaire de rétractation | Conditionnel | <= 5 salariés | SEUL partenaire à l'exiger |
| CNI du délégant | Conditionnel | Pouvoir de signature | En plus de la CNI du délégataire |
Formulaire de rétractation : spécificité LEASECOM
| Taille de l'entreprise | Formulaire rétractation | Délai |
|---|---|---|
| 0 salarié (micro/auto-entrepreneur) | Oui | 14 jours |
| 1 à 5 salariés | Oui | 14 jours |
| 6 salariés et plus | Non | -- |
Le dossier ne sera pas traité sans ce formulaire signé. LEASECOM se base sur l'effectif du K-BIS ou, à défaut, sur une attestation sur l'honneur du dirigeant.
Pouvoir de signature : CNI délégant ET délégataire
Point de différence crucial. Comparaison des quatre partenaires :
| Pièce | GRENKE | SIEMENS | LEASECOM | REALEASE |
|---|---|---|---|---|
| Pouvoir écrit | Oui | Oui | Oui | Oui |
| CNI délégataire | Oui | Oui | Oui | Oui |
| CNI délégant | Non | Non précisé | Oui | Oui |
Oublier la CNI du délégant chez LEASECOM est l'une des causes de rejet les plus fréquentes.
FAQ LEASECOM
Le formulaire de rétractation concerne-t-il les associations ? Oui, si <= 5 salariés. Le critère est l'effectif, pas la forme juridique.
Si le K-BIS n'indique pas l'effectif ? LEASECOM demande une attestation sur l'honneur du dirigeant ou la dernière déclaration URSSAF.
Le représentant légal signe lui-même : CNI du délégant requise ? Non. L'exigence ne s'applique qu'en présence d'un pouvoir de signature.
REALEASE -- Exigences spécifiques
REALEASE exige la mention explicite du BAN (IBAN) et du BIC sur le RIB, ainsi que la référence du K-BIS directement dans l'accord de financement. Le règlement SEPA (Règlement (UE) n°260/2012) impose que tout prélèvement CORE ou B2B repose sur un mandat identifiant l'IBAN et le BIC du débiteur (EUR-Lex SEPA Art. 5). REALEASE est le seul des quatre partenaires à appliquer cette exigence de manière systématique sur le RIB.
Documents obligatoires REALEASE
| Document | Obligatoire | Condition | Détail |
|---|---|---|---|
| Socle commun (5 pièces) | Oui | -- | Accord de financement : doit mentionner le K-BIS |
| RIB avec BAN et BIC | Oui | -- | BAN (IBAN) ET BIC explicitement mentionnés |
| CNI du signataire | Oui | Toujours | En cours de validité |
| CNI du délégant | Conditionnel | Pouvoir de signature | CNI délégant + délégataire |
RIB : exigence BAN et BIC
REALEASE est le plus strict sur le format du RIB :
| Information | Obligatoire | Commentaire |
|---|---|---|
| BAN (IBAN) | Oui | Format international |
| BIC (SWIFT) | Oui | Code d'identification banque |
| Nom du titulaire | Oui | = raison sociale du K-BIS |
| Nom de la banque | Oui | Établissement teneur du compte |
Certaines banques en ligne émettent des RIB sans BIC visible. Ces RIB seront rejetés. Demandez au client de télécharger un RIB complet.
K-BIS référencé dans l'accord de financement
Le K-BIS n'est pas seulement une pièce à joindre. Disponible sur Infogreffe, il doit être récent et sa référence doit figurer dans l'accord de financement :
| Élément | Requis dans l'accord |
|---|---|
| Numéro K-BIS / SIREN | Oui |
| Date d'émission du K-BIS | Oui |
| Greffe émetteur | Recommandé |
Un accord sans référence K-BIS sera retourné pour correction -- même si le K-BIS est joint au dossier.
FAQ REALEASE
Un RIB SEPA sans BIC est-il accepté ? Non. REALEASE exige la mention explicite du BIC. Demandez au client de régénérer son RIB.
L'accord peut-il être corrigé à la main pour ajouter la réf. K-BIS ? Non. Mention manuscrite = altération du document = rejet. L'accord doit être réimprimé et résigné.
Le K-BIS doit-il être < 3 mois à quelle date ? À la date de dépôt du dossier chez REALEASE, pas à la date de signature de l'accord.
Tableau comparatif transversal
Synthèse des différences entre les quatre partenaires. Imprimez ce tableau et affichez-le pour vos équipes ADV.
| Critère | GRENKE | SIEMENS | LEASECOM | REALEASE |
|---|---|---|---|---|
| CNI obligatoire | Conditionnel | Toujours | Toujours | Toujours |
| CNI recto-verso | Non précisé | Oui | Recto minimum | Non précisé |
| Certificat DocuSign | Oui | Non | Non | Non |
| Formulaire rétractation (<= 5 sal.) | Non | Non | Oui | Non |
| Pouvoir : CNI délégant | Non | Non précisé | Oui | Oui |
| Pouvoir : CNI délégataire | Oui | Oui | Oui | Oui |
| RIB : BIC obligatoire | Non précisé | Non précisé | Non précisé | Oui |
| K-BIS réf. dans accord | Non | Non | Non | Oui |
| Avenant rachat > 40 % | Non | Oui | Non | Non |
| Offre solde sur accord | Non | Oui | Non | Non |
| Engagement virement | Non | Conditionnel | Non | Non |
| Confirmation email générique | Oui | Non | Non | Non |
| Statuts + PV AG (asso./SCI) | Oui | Non précisé | Non précisé | Non précisé |
Pièces les plus souvent oubliées par partenaire
| Partenaire | Pièce(s) oubliée(s) | Risque de rejet |
|---|---|---|
| GRENKE | Certificat DocuSign | Élevé |
| GRENKE | CNI quand "Bon pour cachet" présent | Moyen |
| SIEMENS | Offre de solde sur l'accord (pas en PJ séparée) | Élevé |
| SIEMENS | Avenant refinancement > 40 % | Moyen |
| LEASECOM | Formulaire rétractation (<= 5 salariés) | Élevé |
| LEASECOM | CNI du délégant (en plus du délégataire) | Élevé |
| REALEASE | BIC manquant sur le RIB | Moyen |
| REALEASE | Référence K-BIS absente de l'accord | Élevé |
Cas particuliers : associations, SCI, co-location, nom propre
Associations
| Exigence | GRENKE | SIEMENS | LEASECOM | REALEASE |
|---|---|---|---|---|
| CNI du signataire | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Statuts à jour | Oui | Recommandé | Recommandé | Recommandé |
| PV d'AG | Oui | Recommandé | Recommandé | Recommandé |
| Formulaire rétractation (<= 5 sal.) | Non | Non | Oui | Non |
| Numéro RNA | Oui | Oui | Oui | Oui |
GRENKE est le plus exigeant pour les associations : statuts ET PV d'AG obligatoires.
SCI
| Exigence | GRENKE | SIEMENS | LEASECOM | REALEASE |
|---|---|---|---|---|
| CNI du gérant | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Statuts à jour | Oui | Recommandé | Recommandé | Recommandé |
| PV d'AG autorisant l'opération | Oui | Non précisé | Non précisé | Non précisé |
| Objet social compatible | Vérifié | Vérifié | Vérifié | Vérifié |
Vérifiez que l'objet social de la SCI est compatible avec l'opération de financement avant de monter le dossier.
Co-location
| Exigence par co-locataire | GRENKE | SIEMENS | LEASECOM | REALEASE |
|---|---|---|---|---|
| CNI de chaque signataire | Conditionnel | Oui | Oui | Oui |
| K-BIS de chaque entité | Oui | Oui | Oui | Oui |
| RIB de chaque entité | Non | Conditionnel | Non | Non |
| Accord signé par les deux | Oui | Oui | Oui | Oui |
SIEMENS est le plus exigeant en co-location, avec potentiellement un RIB par co-locataire.
Nom propre (EI, auto-entrepreneur)
| Exigence | GRENKE | SIEMENS | LEASECOM | REALEASE |
|---|---|---|---|---|
| CNI | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Extrait K (pas K-BIS) | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Avis de situation INSEE | Recommandé | Recommandé | Recommandé | Recommandé |
| Formulaire rétractation | Non | Non | Si <= 5 sal. | Non |
Chez GRENKE, le nom propre déclenche systématiquement la CNI (conditionnelle pour les sociétés classiques).
Automatisez la vérification avec CheckFile
Gérer manuellement les exigences de quatre partenaires différents est une source d'erreurs inévitable. CheckFile automatise la vérification de conformité de vos dossiers de financement et leasing en appliquant les règles propres à chaque partenaire :
- Détection automatique des pièces manquantes selon le partenaire cible.
- Vérification croisée : concordance K-BIS / RIB / CNI, validité des dates, présence du BIC, référence K-BIS dans l'accord.
- Alertes conditionnelles : "Bon pour cachet" chez GRENKE, seuil de 40 % chez SIEMENS, effectif pour le formulaire LEASECOM.
- Tableau de bord temps réel : statut de chaque pièce par dossier, par partenaire.
Vos équipes ADV gagnent en moyenne 45 minutes par dossier et réduisent le taux de rejet de 23 % à moins de 3 %. Pour aller plus loin, découvrez comment automatiser la conformité documentaire en leasing de bout en bout.
FAQ
Quel document est exigé uniquement par GRENKE et par aucun autre partenaire ?
Le certificat d'achèvement DocuSign est exigé exclusivement par GRENKE pour tout contrat signé électroniquement via cette plateforme. SIEMENS, LEASECOM et REALEASE acceptent les signatures électroniques sans certificat spécifique. C'est l'une des causes de rejet les plus fréquentes chez les courtiers qui travaillent habituellement avec d'autres partenaires.
Pourquoi LEASECOM exige-t-il un formulaire de rétractation ?
LEASECOM applique contractuellement le droit de rétractation de 14 jours prévu par l'article L221-5 du Code de la consommation pour les entreprises de 5 salariés ou moins. Ce formulaire doit être signé par le client avant le traitement du dossier. Il est requis quelle que soit la forme juridique du locataire dès lors que l'effectif ne dépasse pas ce seuil, y compris pour les associations.
Quelles pièces sont nécessaires en cas de pouvoir de signature chez LEASECOM et REALEASE ?
Chez LEASECOM et REALEASE, un pouvoir de signature exige la CNI du délégant en plus de celle du délégataire, contrairement à GRENKE qui ne demande que la CNI du délégataire. L'oubli de la CNI du délégant est l'une des causes de rejet les plus fréquentes dans ces deux partenaires. Le pouvoir écrit lui-même doit également être fourni et sa date doit être antérieure ou égale à la date de signature du contrat.
Pourquoi REALEASE refuse-t-il certains RIB de banques en ligne ?
REALEASE exige que le RIB mentionne explicitement le BAN (IBAN) et le BIC. Certaines banques en ligne émettent des RIB sans BIC visible, ce qui entraîne un rejet automatique. Dans ce cas, le client doit télécharger un RIB complet depuis son application bancaire ou contacter son établissement pour obtenir un document mentionnant les deux informations.
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