Outils de collecte de documents candidats pour recruteurs en Belgique : quoi comparer après l'envoi

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication. Consultez un professionnel qualifié pour toute décision relative à un dossier individuel.

Les outils de collecte de documents candidats sont les portails, formulaires, liens de dépôt et boîtes mail qu'un recruteur ou un secrétariat social utilise en Belgique pour obtenir carte d'identité (eID), permis de travail ou de séjour, IBAN, preuve de domicile et diplômes. La collecte règle le problème des relances. Elle ne règle pas celui du contrôle : un dossier bien rangé peut contenir une eID qui expire avant l'entrée en service et un IBAN au nom d'un tiers. La bonne question au moment du choix est ce qui se passe après l'arrivée des fichiers.

Ce que font les outils de collecte, et ce qu'ils vous laissent

La collecte répond à « avons-nous le fichier » ; la validation répond à « les fichiers concordent-ils ». Il faut les deux avant qu'une promesse d'embauche devienne une date d'entrée. Le cadre général est dans notre guide de l'automatisation de la vérification.

Les recoupements, champ par champ

Un écart est une question, pas un verdict : la plupart des différences de nom viennent d'un mariage, d'un nom composé ou d'un deuxième prénom manquant. Écartez un candidat pour cela et vous êtes injuste et exposé à un risque de discrimination. Écrivez la suite à donner par type d'écart, sinon chaque cas est tranché différemment.

Exemple : un dossier qui passe la collecte et échoue à la validation

Un candidat dépose une eID, un permis de séjour, une attestation IBAN et une facture d'électricité. Le portail affiche quatre coches vertes. Une passe de validation relève que l'eID expire dans neuf jours, que l'ordre des prénoms diffère sur le titre de séjour, que le compte est un compte joint dont le premier titulaire est le conjoint, et que la facture a cinq mois. Rien n'établit une irrégularité. Chaque point est une question posée au jour zéro plutôt qu'en pleine paie.

Belgique : Dimona, droit au travail et protection des données

Avant l'entrée en service d'un travailleur, l'employeur doit le déclarer à l'ONSS par la déclaration immédiate à l'emploi (Dimona), qui s'appuie sur le numéro de registre national (Portail de la sécurité sociale). Un numéro de registre national erroné dans votre dossier devient une erreur dans la déclaration, d'où l'intérêt de le recouper avec l'eID avant d'envoyer la Dimona. Ce que cela prouve : la cohérence entre les données et la déclaration. Cela ne prouve pas que la copie d'eID dans votre dossier soit authentique.

Pour les travailleurs ressortissants hors EEE, l'employeur doit s'assurer que la personne dispose du droit de travailler en Belgique ; les informations officielles figurent sur le site du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale et, pour les permis, auprès des autorités régionales compétentes. Conservez la date de contrôle, le résultat et le nom de la personne qui l'a effectué, et programmez un rappel avant l'échéance des titres temporaires.

Côté données, le RGPD impose la minimisation (article 5), et l'Autorité de protection des données supervise le respect de la loi en Belgique. Réclamer la copie de l'eID à tous les candidats dès la candidature est difficile à justifier ; l'étape adéquate est l'offre acceptée. La loi belge sur la lutte contre le blanchiment (FSMA, BNB, CTIF) régit les entités assujetties, pas votre manière d'intégrer du personnel.

Ce que les recruteurs demandent sur les forums

« Les candidats envoient des photos floues. Puis-je exiger un scan lisible ? » Oui : quatre coins visibles, texte lisible, pas de recadrage. Écrivez-le dans la demande et ne refusez que sur la lisibilité, jamais sur l'appareil.

« Combien de temps garder les pièces d'un candidat non retenu ? » Pas plus que nécessaire à la finalité. Fixez une durée, documentez-la dans la notice de confidentialité et supprimez à l'échéance.

« Le titulaire de l'IBAN n'est pas celui de l'eID. Bloquant ? » Non, un signalement. Compte joint, changement de nom : demandez confirmation et, si le secrétariat social l'exige, un compte au nom du travailleur.

Questions à poser à l'éditeur

1. Puis-je définir, par fonction, pièces et champs obligatoires ?
2. L'outil extrait-il les champs pour les comparer, ou stocke-t-il des images ?
3. Puis-je écrire mes règles et choisir ce qui est avertissement ou blocage ?
4. Journalise-t-il qui a examiné un écart et ce qui a été décidé ?
5. Où sont les données, pour combien de temps ?
6. Dit-il clairement ce qu'il ne vérifie pas ?

Une comparaison de noms et de dates est un contrôle de cohérence. Utile, car la plupart des problèmes de dossier sont des incohérences et des oublis, mais ce n'est pas un verdict d'authenticité.

Un processus en cinq étapes

1. Envoyer une demande propre à la fonction : pièces, règles de qualité, échéance.
2. Valider au dépôt : lisible, bon type, non expiré.
3. Exécuter les six recoupements ; classer en conforme, question ou blocage.
4. Nommer le champ exact dans toute question au candidat.
5. Consigner décision, date et auteur ; programmer les rappels d'expiration.

Voir aussi le recrutement en volume et la vérification en agence.

Où se place CheckFile

CheckFile est une couche de validation, pas un portail de collecte. Il lit les documents déposés et compare les champs extraits : dossier complet, dates en cours de validité, concordance des noms, adresses et coordonnées bancaires entre documents. Le relecteur voit l'écart signalé et la décision reste à votre équipe. Voir la solution intérim et recrutement, la solution ressources humaines ou les tarifs.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la collecte de documents candidats ?

C'est la demande et la réception des pièces d'identité, de droit de travail, de domicile, bancaires et de diplômes par portail, formulaire ou lien de dépôt, pour un dossier complet avant l'entrée en service.

Un outil de collecte vérifie-t-il les documents ?

Non. Il rassemble et range. La vérification compare le contenu : dates, noms, numéros, adresses, entre documents et avec les sources officielles quand elles existent.

Quand demander l'eID ?

Quand l'étape l'exige. Beaucoup d'employeurs la demandent à l'offre acceptée, en lien avec la minimisation du RGPD.

Un écart de nom signifie-t-il que le candidat ment ?

Non. Mariage, nom composé, prénom manquant et compte joint expliquent l'essentiel. Traitez-le comme une question.

Combien coûte un outil de collecte ?

Cela dépend du volume et de la validation incluse ou non. Comparez le coût par dossier aux heures passées à relancer et recontrôler.