Scan, photo ou PDF : exigences de qualité des fichiers pour valider un document en Belgique

Les exigences de qualité d'un scan de document tiennent en trois questions : chaque caractère est-il lisible, la page entière est-elle dans le cadre, le fichier est-il complet et déverrouillé ? Un scan à plat d'environ 150 DPI ou plus, un document par fichier, toutes les pages présentes et à l'endroit, correspond à ce que la plupart des moteurs d'extraction de texte documentent. En dessous, renvoyez le fichier à la personne concernée avec une demande précise, plutôt que de lancer une validation qui échouera ou, pire, renverra des valeurs fausses avec un score de confiance flatteur.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les chiffres cités proviennent de documentations d'éditeurs consultées le 14 octobre 2026 et décrivent ces produits, pas CheckFile. Consultez un professionnel qualifié pour toute décision sur un cas particulier.

Ce que « lisible » veut dire pour un fichier

Un fichier est lisible quand un logiciel retrouve le texte imprimé et les champs sans deviner. Cela dépend de la résolution, du cadrage, de l'orientation et de la structure du fichier, pas de l'impression qu'il donne à un humain.

En Belgique, les pièces courantes sont denses : carte d'identité électronique (eID), titre de séjour, fiche de paie, extrait de compte, extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Plus le texte est petit sur la page d'origine, moins le fichier a de marge.

Le guide de bonnes pratiques d'Amazon Textract recommande des images de haute qualité, idéalement d'au moins 150 DPI, et déconseille de convertir ou de sous-échantillonner un fichier déjà au format PDF, TIFF, JPEG ou PNG avant l'envoi (AWS, bonnes pratiques Amazon Textract). Ce second point compte à l'entrée : un portail qui réduit silencieusement chaque envoi pour économiser du stockage peut dégrader des fichiers qui étaient corrects.

Microsoft documente des seuils proches pour son modèle Read, la couche OCR sous ses modèles prébuilts (pièces d'identité, factures, reçus). Les chiffres ci-dessous sont des limites d'éditeurs, pas des règles universelles ni des limites de CheckFile.

Source de la colonne Microsoft : Microsoft Learn, modèle Read de Document Intelligence, exigences d'entrée. Ces pages évoluent ; revérifiez-les avant de recopier un chiffre.

Redemander, rescanner ou revue manuelle : le tableau de décision

La règle la plus utile pour une équipe de collecte : décider par type de défaut, pas par fichier. Chaque défaut mène à une action : demander un nouveau fichier, demander un rescan avec des consignes précises, ou garder le fichier et le confier à une personne.

Le schéma : un défaut qui détruit l'information appelle une nouvelle demande, un défaut qui la cache au logiciel un rescan, un défaut qui demande du jugement une revue manuelle.

Quatre exemples synthétiques

Ces cas sont inventés pour montrer la décision ; aucun ne vient d'un dossier client.

Exemple 1, la fiche de paie coupée. Un candidat à une location envoie une photo de sa fiche de paie. La ligne du net à payer touche le bord bas et le dernier chiffre est tronqué. Le lecteur renvoie « 2 41 » avec une faible confiance. Action : demander une nouvelle photo avec la page entière et une marge visible sur les quatre côtés. Ne pas accepter la valeur partielle.

Exemple 2, l'extrait de compte de deux pages envoyé en une. Le PDF n'a qu'une page ; le pied indique « page 1/2 ». Action : demander la page 2. C'est d'abord un problème de complétude.

Exemple 3, l'eID d'un seul côté. Le recto est net, mais le verso est absent. Action : demander le verso dans le même format, sans recadrage.

Exemple 4, le PDF verrouillé extrait d'un portail. Un extrait BCE téléchargé s'ouvre avec un mot de passe que la personne connaît mais pas votre système. Action : demander un export déverrouillé. Ne demandez jamais le mot de passe par message.

Dire aux personnes concernées quoi faire

Les envois échouent surtout parce que les consignes sont floues. Une liste jointe à la demande réduit les allers-retours.

• Scanner à plat, au moins 150 DPI, en couleur, un document par fichier.
• Pour une photo : lumière du jour, fond sombre et plat, téléphone parallèle, cadre rempli avec une petite marge.
• Envoyer toutes les pages, dans l'ordre, à l'endroit, et les deux faces pour une carte d'identité.
• Retirer le mot de passe avant l'envoi, ou signaler que le fichier est protégé.
• Ne pas recadrer ni appliquer de filtre.

Seuils de confiance et repli humain

L'autre moitié de la collecte décide quoi faire des extractions incertaines. Les recommandations Textract indiquent que des processus à enjeu financier peuvent exiger des seuils de confiance de 90 % ou plus, et que les résultats sous le seuil doivent être écartés ou signalés pour un examen humain (AWS, utiliser les scores de confiance).

Fixez un seuil par type de champ, pas par fichier : un nom ou une date sous le seuil part en revue, une ligne d'adresse libre tolère un seuil plus bas. Consignez le seuil appliqué.

Conserver l'original ; lisible ne veut pas dire authentique

Stockez le fichier tel que reçu, horodaté, et travaillez sur des copies. Si un rescan remplace un fichier défectueux, gardez les deux et liez-les, pour trancher un litige sans s'appuyer sur une image retouchée.

Lisible ne veut pas dire authentique. Le scan net d'un document falsifié passe tous les contrôles de qualité décrits ici. Le tri qualité prépare un dossier à la validation ; il ne teste pas l'authenticité. Si elle est un enjeu, traitez-la comme un contrôle distinct.

Le cadre belge : données personnelles et obligations de vigilance

Un rescan ne doit pas devenir prétexte à réclamer des pièces en plus. La minimisation des données prévue par l'article 5, paragraphe 1, point c du RGPD s'applique, et en Belgique l'Autorité de protection des données est l'autorité de contrôle compétente. Vérifiez ce qui est permis avant de conserver une copie recto-verso de la carte d'identité.

Les entités assujetties à la loi du 18 septembre 2017 de prévention du blanchiment de capitaux (établissements financiers, notaires, agents immobiliers, comptables, entre autres) ont des obligations d'identification et de vérification fixées par cette loi. La Cellule de traitement des informations financières (CTIF-CFI) reçoit les déclarations de soupçon. Selon le secteur, le contrôle relève de la FSMA, de la Banque nationale de Belgique ou du SPF Économie ; les informations générales sur les documents d'identité figurent sur belgium.be. Quand un contrôle légal est en jeu, suivez la procédure qui lui est propre ; un bon scan ne la remplace pas.

Où cela se place dans le flux de validation

La qualité du fichier est l'étape zéro. Viennent ensuite la complétude (toutes les pièces sont-elles là), la validité (dates, échéances, registres) et la cohérence (noms, adresses et montants concordent d'un document à l'autre). Pour le lien entre extraction et ces contrôles, lisez Validation croisée de documents : au-delà de l'OCR et de l'IDP et le comparatif Meilleur logiciel OCR pour la vérification de documents. La méthode d'ensemble figure dans le guide de vérification des documents.

Pour l'organisation de ces contrôles, voir la page des tarifs et le traitement des données sur la page sécurité. Ces contrôles ne prouvent pas qu'un document est authentique.

Questions fréquentes

Quelles sont les exigences de qualité d'un scan pour la validation ?

Un fichier à plat, à l'endroit et complet, un document par fichier, avec un texte assez grand : les éditeurs l'expriment par environ 150 DPI ou 12 pixels de hauteur de texte sur une image 1024 x 768. Les limites varient selon l'outil.

Une photo de téléphone vaut-elle un scan ?

Souvent oui, si elle est prise en lumière uniforme, parallèle à la page, sans couper les bords. Avec reflet, flou ou bords coupés, elle doit être refaite, notamment pour le verso d'une eID.

Faut-il accepter une capture d'écran ?

Préférez le fichier d'origine : une capture perd en résolution et en structure.

Pourquoi mon PDF est refusé alors qu'il est net ?

Causes fréquentes : mot de passe, fichier trop lourd, dimensions hors limites ou pages manquantes.

Un bon scan prouve-t-il que le document est authentique ?

Non. La qualité dit seulement que le contenu est lisible. L'authenticité est une autre question qui demande son propre contrôle.