Herramientas de recopilación de documentos de candidatos: qué cotejar tras la subida

Este artículo es meramente informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las referencias normativas son exactas a la fecha de publicación. Consulte con un profesional cualificado para cualquier decisión sobre un expediente individual.

Las herramientas de recopilación de documentos de candidatos son los portales, formularios, enlaces de subida y buzones con los que un reclutador obtiene DNI o NIE, autorización de trabajo, justificante de domicilio, IBAN y titulaciones. Recopilar resuelve el problema de perseguir al candidato; no resuelve el de comprobar. Un expediente perfectamente ordenado puede contener un pasaporte que caduca antes de la incorporación y una cuenta bancaria a nombre de otra persona. Al elegir herramienta, la pregunta útil es qué ocurre con los archivos una vez recibidos.

Qué hacen las herramientas de recopilación y qué os dejan a vosotros

La mayoría hace tres cosas: pedir una lista de documentos al candidato, recibir los archivos y archivarlos en su ficha. Comprobar que los documentos concuerdan entre sí es otro paso, que en muchos equipos sigue haciendo una persona con dos ventanas abiertas.

Recopilar responde a «¿tenemos el archivo?»; validar responde a «¿concuerdan los archivos?». Hacen falta ambas antes de que una oferta se convierta en fecha de alta. El resto del artículo detalla la segunda, campo por campo. El marco general está en nuestra guía de automatización de la verificación.

Los cotejos, campo por campo

Un cotejo compara un campo de un documento con un campo de otro documento o de una fuente oficial, y define de antemano cómo es una discrepancia. Seis cubren la mayoría de expedientes de selección.

Dos ideas pesan más que la tabla. Primero, una discrepancia es una pregunta, no un veredicto. La mayoría de diferencias de nombre vienen de matrimonio, transliteración o un segundo nombre ausente; descartar por eso es injusto y arriesgado por discriminación. Segundo, el siguiente paso debe estar escrito por tipo de discrepancia; si no, cada turno decide distinto.

Ejemplo: un expediente que pasa la recopilación y falla la validación

Un candidato sube un pasaporte, una TIE, un certificado de IBAN y una factura de luz. El portal marca cuatro verdes. La validación detecta que el pasaporte caduca en nueve días, que el orden de los nombres difiere en la TIE, que la cuenta es conjunta con la pareja como primera titular y que la factura tiene cinco meses. Nada de ello prueba irregularidad alguna. Cada punto es una pregunta al candidato que, de otro modo, aparecería al tercer día de trabajo y no el día cero.

España: la comprobación de la autorización de trabajo es un acto aparte

En España, la copia de una TIE en vuestro portal no equivale a comprobar el derecho a trabajar. La Ley Orgánica 4/2000 sobre derechos y libertades de los extranjeros prohíbe contratar a un extranjero sin la autorización correspondiente y atribuye responsabilidad al empleador (BOE, LO 4/2000). Lo relevante es que el documento habilite para trabajar y esté vigente en la fecha de alta, no solo que exista.

Lo que esto prueba: la situación que muestra el documento aportado en la fecha de comprobación. No prueba que el escaneo de vuestro expediente sea auténtico. Conviene guardar fecha de comprobación, resultado y persona responsable, y programar un aviso antes de la caducidad de autorizaciones temporales.

En protección de datos, el RGPD exige minimización (art. 5 RGPD) y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) lo desarrolla en España (BOE); la AEPD publica guías sobre tratamiento de datos laborales. Pedir copia del DNI a todos los candidatos en la fase de candidatura es difícil de justificar.

Qué preguntan los reclutadores en los foros

Las preguntas que se repiten son prácticas, no jurídicas.

«Los candidatos mandan fotos borrosas del móvil. ¿Puedo exigir un escaneo?» Sí, podéis fijar una regla de calidad: cuatro esquinas visibles, texto legible, sin recortes. Ponedla en la solicitud y rechazad solo por legibilidad, nunca por el dispositivo. Una comprobación de legibilidad al subir ahorra un día de idas y venidas.

«¿Cuánto tiempo puedo guardar los documentos de quien no contraté?» No más de lo necesario para la finalidad. Fijad un plazo, documentadlo, informad a los candidatos y suprimid al vencer (limitación del plazo de conservación, art. 5.1.e RGPD).

«El titular del IBAN no coincide con el pasaporte. ¿Es motivo de rechazo?» No, es una alerta. Cuenta conjunta, cambio de nombre, nombre abreviado: pedid confirmación y, si nómina lo exige, un certificado corregido.

Elegir herramienta: preguntas al proveedor

1. ¿Puedo definir por puesto los documentos y campos obligatorios?
2. ¿Extrae campos (nombres, fechas, números) para compararlos o solo guarda imágenes?
3. ¿Puedo escribir mis reglas de cotejo y decidir qué es aviso y qué es bloqueo?
4. ¿Registra quién revisó una discrepancia y qué decidió?
5. ¿Dónde están los datos, cuánto tiempo, y se puede ajustar según el estado del candidato?
6. ¿Dice claramente lo que no comprueba? Desconfiad de quien sugiera que la coincidencia de campos prueba autenticidad.

La última es la más importante. Comparar nombres y fechas es un control de coherencia. Es útil porque la mayoría de problemas de expediente son incoherencias y omisiones, pero no es un veredicto de autenticidad.

Un proceso en cinco pasos

1. Enviar una solicitud por puesto: documentos, reglas de calidad, plazo.
2. Validar al subir: archivo legible, tipo correcto, no caducado.
3. Ejecutar los seis cotejos; clasificar cada resultado como conforme, consulta o bloqueo.
4. En una consulta, nombrar el campo exacto al candidato, no un «reenvíe, por favor» genérico.
5. Registrar decisión, fecha y autor; programar avisos de caducidad.

Para agencias con cientos de expedientes por semana, aquí está el ahorro. Véase contratación masiva y onboarding y verificación en agencias.

Dónde encaja CheckFile

CheckFile es una capa de validación, no un portal de recopilación. Lee los documentos aportados y compara los campos extraídos: si el expediente está completo, si las fechas están vigentes y si nombres, domicilios y datos bancarios concuerdan entre documentos. El revisor ve la discrepancia señalada y la decisión sigue siendo de vuestro equipo. Para empresas de trabajo temporal y selección, véase la solución de trabajo temporal y reclutamiento, la solución de recursos humanos o las tarifas.

FAQ

¿Qué es la recopilación de documentos de candidatos?

Es solicitar y recibir documentos de identidad, autorización de trabajo, domicilio, banco y titulación mediante portal, formulario o enlace de subida. El objetivo es un expediente completo antes de la incorporación.

¿Una herramienta de recopilación verifica los documentos?

No. Recopila y archiva. La verificación compara el contenido: fechas, nombres, números y domicilios, dentro de cada documento y entre ellos, y con fuentes oficiales cuando existen.

¿Cuándo pedir el DNI?

Solo cuando la fase lo requiera. Muchos empleadores lo piden en la oferta condicionada y no en la candidatura, conforme a la minimización del RGPD.

¿Una discrepancia de nombre significa que el candidato miente?

No. Matrimonio, transliteración, segundo nombre ausente y cuentas conjuntas explican la mayoría. Tratadla como consulta.

¿Cuánto cuesta una herramienta de recopilación?

Depende del volumen y de si solo recopila o también valida. Comparad el coste por expediente con las horas de reclamar y revisar, y pedid por escrito la base de precios.