Subcontratas de limpieza y seguridad: cruce de documentos

Revisar a un contratista de limpieza o de seguridad no consiste en juntar papeles, sino en cruzar cada campo de un documento (razón social, CIF, fechas, plantilla, cuenta bancaria) con el mismo campo de otro documento o de un registro oficial. Este artículo describe esos cruces para España, cómo se ve una discrepancia y qué hace quien revisa el expediente. Información general a noviembre de 2026, no asesoramiento jurídico.

Por qué un expediente completo puede ser incoherente

Los contratos de limpieza y vigilancia combinan alta rotación, acceso nocturno a las instalaciones y cadenas de subcontratación largas, de modo que un expediente aparentemente completo puede describir tres entidades distintas. Firma el contrato una marca, factura una sociedad, la póliza está a nombre de una tercera y los trabajadores pertenecen a una subcontrata de segundo nivel. Una lista de documentos recibidos no lo detecta; un cruce campo a campo, sí.

Para la versión genérica de proveedores, véase nuestra lista de documentos de alta de proveedores y, para la construcción, el artículo sobre cumplimiento de subcontratistas en construcción. La visión sectorial está en la guía de verificación sectorial.

La matriz de cruces

La tabla es la columna vertebral de la revisión: campo, las dos fuentes comparadas, discrepancia típica y paso siguiente.

La matriz no prueba que un documento sea auténtico: muestra si el expediente es coherente y si sus datos casan con los registros.

Cruce 1: quién firma y quién factura

El Registro Mercantil publica la denominación, el domicilio, el objeto social, los administradores y la situación de una sociedad (Registradores de España). Compare la razón social y el CIF del contrato con la nota simple, el domicilio con el que figura en el certificado de seguro y la situación (activa, disuelta, extinguida).

La consulta registral prueba que la sociedad existe. No prueba que el PDF recibido sea auténtico ni que las personas del centro trabajen para esa sociedad.

Cruce 2: certificado de la Seguridad Social y artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores

Según el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa principal que subcontrata obras o servicios de su propia actividad puede pedir por escrito a la Tesorería General de la Seguridad Social un certificado negativo de deudas, que debe emitirse en 30 días improrrogables; si no se emite en ese plazo, la principal queda exonerada (BOE, Estatuto de los Trabajadores, art. 42). La principal responde solidariamente de las obligaciones con la Seguridad Social durante la vigencia de la contrata y los tres años siguientes, y de las deudas salariales durante el año posterior a la finalización del encargo.

Dos matices importantes. Primero, la norma habla de obras y servicios «de la propia actividad» de la principal: si la limpieza o la vigilancia se consideran propia actividad en su caso es una cuestión jurídica que debe valorar su asesor, no el revisor del expediente. Segundo, el certificado acredita la situación frente a la Seguridad Social, no el pago de salarios. El cruce práctico: CIF y denominación del certificado frente al contrato y al registro, fecha de emisión frente a la fecha de alta, y conservar el justificante de la solicitud. Los trámites se realizan en la sede electrónica de la Seguridad Social.

Cruce 3: las personas en el centro

La relación de trabajadores es el documento más útil y menos revisado. Cruce tres fuentes: la lista nominal del contratista, el registro de accesos o llaves y, para los trabajadores extranjeros, los justificantes de autorización de trabajo que conserva el empleador. Las obligaciones de contratación son del empleador; el cliente comprueba que existen y coinciden, por muestreo.

En seguridad privada, compare además los nombres y vigencias de las acreditaciones profesionales del personal con la lista. Es una comprobación de coherencia que no sustituye una consulta a la autoridad competente.

Un limpiador que ficha cada noche y no está en ninguna lista es la discrepancia clásica. La respuesta no es un correo: pedir al contratista los justificantes de esa persona y retirar el acceso mientras falten.

Cruce 4: seguro y alcance real del servicio

Un certificado de seguro solo sirve si tomador, actividad asegurada y vigencia coinciden con el contrato. Compare el nombre del tomador con la entidad contratante, la actividad descrita (limpieza de oficinas, limpieza de cristales en altura, vigilancia, custodia de llaves) con el objeto del contrato y las fechas con la duración. Una cobertura de «limpieza de locales» no incluye de forma evidente un servicio de vigilancia añadido por adenda.

Después compare el límite asegurado con la cláusula contractual. Si hay diferencia, anótela y decida: aceptar o pedir un aumento. El certificado no demuestra que la prima esté pagada; pida confirmación escrita al corredor o a la aseguradora.

Cruce 5: factura, IBAN y horas

El fraude de pago y la deriva de facturación aparecen igual: como una discrepancia entre la factura y el expediente del contrato. Compare el titular de la cuenta con la entidad contratante y con la ficha inicial. Un cambio de cuenta recibido por correo se verifica con una llamada a un número ya registrado, nunca al del mensaje.

En las horas, contraste la factura con el cuadrante y el registro de accesos. Algunos contratistas facturan la plantilla pactada aunque un puesto estuviera vacante una semana. Una diferencia puntual es una disputa comercial; una que crece tras cada auditoría es otro asunto.

Qué hace quien revisa cuando los campos no coinciden

Registre la discrepancia, la pregunta y la respuesta: esa trazabilidad es lo que leerán auditoría o inspección.

Preguntas habituales

Dos preguntas se repiten entre compras y responsables de seguridad. «¿Basta el cuadrante del contratista para saber quién está en el centro?» No: es su propia declaración; hay que comprobar que coincide con su registro de accesos. «¿Hay que revisarlo todo cada año?» Revise lo que tiene fecha de caducidad en esa fecha y vuelva a cruzar los campos de identidad cuando cambien la entidad, la lista de centros o la cuenta. El calendario se trata en caducidad de documentos de proveedores.

Dónde encaja una herramienta

Hacer estos cruces a mano con decenas de contratistas es donde los expedientes se desvían. Un flujo de validación extrae los campos (razón social, CIF, fechas, titulares de cuenta) de cada documento, los compara en todo el expediente y marca las filas anteriores para que una persona decida. Comprueba coherencia y caducidades; no certifica que un documento sea auténtico. La solución para subcontratistas muestra cómo se organiza la revisión, la página de seguridad el tratamiento de los documentos y los precios las ofertas.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos pido a una subcontrata de limpieza?

Datos registrales, certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, certificado tributario, certificado de seguro, relación nominal de trabajadores con los justificantes de autorización de trabajo que conserva el empleador, y datos bancarios. Después se cruzan entre sí y con el contrato.

¿Una nota simple prueba que el contratista cumple?

No. Acredita existencia, denominación y situación de la sociedad, no el seguro, la plantilla ni el pago de cuotas.

¿Cuánto tarda la TGSS en emitir el certificado del artículo 42?

El texto del artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores fija un plazo de 30 días improrrogables; si no se emite, la empresa principal queda exonerada de responsabilidad.

¿Con qué frecuencia conviene revisar el expediente de una empresa de vigilancia?

En cada caducidad, ante cualquier cambio de entidad, centros o cuenta bancaria, y con un cruce periódico por muestreo entre la relación de trabajadores y el registro de accesos.