Plateforme freelances : recouper BCE, TVA, ONSS et assurance en Belgique

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication. Consultez un professionnel qualifié pour toute décision relative à un dossier individuel.

Une plateforme de vérification des freelances en Belgique contrôle d'abord que la même personne, la même dénomination et le même numéro d'entreprise figurent de façon cohérente sur l'inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises, la facture, l'attestation d'assurance et le compte bancaire, et que chaque source est à jour. Un dossier peut contenir toutes les pièces de votre liste et échouer quand même : l'attestation d'assurance est souvent au nom d'une autre entité que celle qui facture. Voici les recoupements utiles pour un freelance en Belgique, ce qu'un écart donne en pratique et ce que fait le vérificateur ensuite. Ce sont des contrôles de cohérence et de registre, pas des preuves d'authenticité.

Quels champs recouper, et avec quoi ?

Le coeur du contrôle tient en sept paires de champs : chacune relie une pièce à une autre pièce ou à un registre officiel. Réunir les pièces est facile, la valeur est dans la comparaison.

Que prouve le numéro d'entreprise BCE ?

Le numéro d'entreprise prouve qu'une entité est enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises, pas que son prestataire est fiable ni que ses pièces sont authentiques. La recherche publique de la BCE affiche, notamment, la dénomination, la forme juridique, la situation juridique (active ou non) et les activités enregistrées. Le recoupement utile compare ces données au devis, à la facture et au contrat.

Écart fréquent : un freelance indique un numéro d'entreprise valide, mais celui d'une société qui n'est pas la partie au contrat. Le numéro existe, il appartient à une autre entité. Un simple contrôle « numéro présent » ne le détecte pas.

Le numéro de TVA belge reprend en principe le numéro d'entreprise. Sa validité se contrôle dans VIES, qui indique si le numéro est actif et, selon les cas, le nom et l'adresse associés.

Dettes sociales et fiscales : pourquoi le donneur d'ordre est concerné

En Belgique, le donneur d'ordre qui contracte avec un prestataire ayant des dettes sociales ou fiscales peut, dans certains secteurs, être tenu à une retenue et à une responsabilité solidaire. Le mécanisme (article 30bis de la loi du 27 juin 1969 pour l'ONSS, et un régime comparable pour les dettes fiscales) vise surtout certains secteurs comme la construction, le nettoyage ou le gardiennage, et dépend du montant du contrat. Vérifiez sur le site du SPF Sécurité sociale et auprès de l'ONSS si votre secteur et votre contrat y entrent avant de bâtir la règle de contrôle.

Quand le régime s'applique, trois recoupements sont à faire : l'attestation de dettes contre le numéro d'entreprise du contrat, la date de l'attestation contre la date de signature ou de paiement, et l'entité figurant sur l'attestation contre celle qui facture.

Indépendant ou salarié déguisé : que verser au dossier ?

L'inscription comme indépendant ne tranche pas la nature de la relation : ce sont les conditions réelles de travail qui comptent. La loi du 27 décembre 2006 fixe des critères généraux de qualification de la relation de travail (volonté des parties, liberté d'organisation du temps de travail, liberté d'organisation du travail, possibilité d'exercer un contrôle hiérarchique). Les recoupements à ajouter :

• la description de la mission au contrat contre les conditions réelles (horaire, directives, matériel du client) ;
• le nombre de clients déclaré contre les clauses d'exclusivité ;
• la date de début des travaux contre la date d'inscription à la BCE et d'affiliation à la caisse d'assurances sociales.

La plateforme ne qualifie pas la relation. Elle montre les pièces manquantes ou contradictoires pour que la décision revienne à la bonne personne. L'INASTI publie de l'information sur le statut social des indépendants.

Comment comparer l'assurance à la mission réelle ?

Une attestation d'assurance n'a de valeur que si l'assuré, la garantie, le plafond et la période correspondent à la mission. Quatre champs sont lus puis comparés au contrat :

1. le nom de l'assuré contre l'entité contractante ;
2. le type de garantie (responsabilité civile exploitation, responsabilité professionnelle) contre le contrat ;
3. le plafond contre le minimum exigé ;
4. les dates contre le calendrier du projet, avec rappel avant l'échéance.

Cas typique : un développeur présente une RC exploitation à jour alors que le contrat impose une RC professionnelle. Le document est valide, une vérification « pièce présente » le laisse passer. La comparaison au contrat révèle le défaut.

Ce que demandent vraiment les gens

« Mon freelance est indépendant à titre principal, que dois-je vérifier ? » Le numéro d'entreprise dans la BCE, la TVA dans VIES si elle est facturée, l'assurance si le contrat l'exige, et que le titulaire du compte est bien l'entité qui facture.

« Une attestation d'assurance en PDF suffit-elle ? » Non. Il faut vérifier que l'assuré est la bonne entité, que la garantie correspond à la mission et que les dates sont en cours.

Quelle décision à la fin de chaque recoupement ?

Chaque comparaison aboutit à l'une de trois issues : valider, demander un remplacement ou escalader.

Conservez les originaux et le résultat de la comparaison ensemble. Pour les données personnelles, l'Autorité de protection des données publie des orientations sur la minimisation et la durée de conservation.

Où se place une plateforme dans ce processus ?

Une plateforme automatise la lecture des champs et leur comparaison, pour que le vérificateur consacre son temps aux exceptions. CheckFile extrait les champs de nom, de numéro et de date des documents déposés, les compare entre eux et avec les registres configurés, puis indique les champs qui concordent. L'outil ne certifie pas qu'un document est authentique et ne remplace pas l'appréciation juridique. Pour les équipes qui placent des freelances via une agence ou une plateforme, la solution intérim et recrutement décrit le flux, et les tarifs détaillent les offres. La vue d'ensemble est dans notre guide de la vérification par industrie; côté agences, lisez la vérification des documents des travailleurs indépendants.

Questions fréquemment posées

Quelles pièces une plateforme de vérification doit-elle collecter en Belgique ?

Au minimum : pièce d'identité, preuve d'inscription à la BCE, numéro de TVA si facturée, attestation d'assurance et attestation bancaire. Il faut au moins une pièce par champ comparé.

Le numéro d'entreprise suffit-il ?

Non. Il confirme l'existence et la situation de l'entité à la BCE. Il faut aussi le comparer au nom du contrat, de la facture, de l'assurance et du compte.

À quelle fréquence refaire le contrôle ?

À chaque échéance (assurance, attestations, situation à la BCE) et à chaque changement d'entité contractante.

Un dossier cohérent prouve-t-il que le freelance est fiable ?

Non. La concordance des champs montre que le dossier est cohérent et à jour, pas que les pièces sont authentiques.