Plateforme freelances : recouper immatriculation, SIRET et assurance

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication. Consultez un professionnel qualifié pour toute décision relative à un dossier individuel.

Une plateforme de vérification des freelances contrôle d'abord que la même personne, la même raison sociale et le même numéro d'entreprise figurent de façon cohérente sur l'immatriculation, l'attestation de vigilance, l'assurance et le RIB, et que chaque source est encore à jour. Un dossier peut contenir toutes les pièces de votre liste et échouer quand même : l'attestation d'assurance est souvent au nom d'une autre entité que celle qui va facturer. Voici les recoupements à faire pour un freelance en France, ce qu'un écart donne en pratique et ce que fait le vérificateur ensuite. Ce sont des contrôles de cohérence et de registre, pas des preuves d'authenticité.

Quels champs recouper, et avec quoi ?

Le coeur du contrôle tient en sept paires de champs : chacune relie une pièce à une autre pièce ou à un registre officiel. Collecter les pièces est la partie facile, la valeur est dans la comparaison.

Que prouve le SIRET, et que ne prouve-t-il pas ?

Le SIRET prouve qu'un établissement est inscrit au répertoire SIRENE de l'Insee, pas que le prestataire est sérieux ou que ses pièces sont authentiques. La consultation de l'annuaire des entreprises permet de lire l'état administratif (actif ou cessé), la date de création, l'activité principale et l'adresse. Le recoupement utile consiste à comparer ces données au devis, à la facture et au contrat, champ par champ.

Écart fréquent : un freelance indique un SIRET d'auto-entrepreneur mais signe au nom d'une société qu'il vient de créer. Le numéro est valide, il appartient simplement à une autre entité. Le contrôle de cohérence le détecte, un simple « numéro présent » non.

Attestation de vigilance : quel recoupement, à quelle fréquence ?

Pour un contrat d'au moins 5 000 euros HT, le donneur d'ordre doit se faire remettre l'attestation de vigilance à la signature, puis la faire actualiser tous les six mois. Le cadre figure aux articles L8222-1 et suivants du Code du travail, et la fiche service-public.fr sur l'attestation de vigilance explique l'obtention du document. À défaut de vérification, le donneur d'ordre peut être tenu solidairement des cotisations dues en cas de travail dissimulé.

L'attestation comporte un code de sécurité qui permet de la contrôler sur le site de l'Urssaf. Ce contrôle confirme que l'Urssaf a délivré le document et ce qu'il indique, rien de plus. Les recoupements à faire :

• le SIREN de l'attestation contre le SIREN du contrat et de la fiche SIRENE ;
• la date d'émission et la date de fin de validité contre la date de signature et le calendrier de la mission ;
• le nom du cotisant contre l'entité qui facture.

Pour une logique voisine côté agences, voyez notre article sur la vérification des documents des travailleurs indépendants en agence d'intérim.

Comment comparer l'assurance au travail réel ?

Une attestation d'assurance n'a de valeur que si l'assuré, l'activité, le plafond et la période correspondent à la mission. Quatre champs sont lus sur l'attestation puis comparés au contrat :

1. le nom de l'assuré contre l'entité contractante ;
2. le type de garantie (RC professionnelle, RC exploitation) contre ce que le contrat exige ;
3. le plafond de garantie contre le minimum du contrat ;
4. les dates de début et de fin contre le calendrier du projet.

Cas typique : un développeur présente une RC exploitation à jour alors que le contrat impose une RC professionnelle. Le document est valide et en cours, une vérification « pièce présente » le laisse passer. Seule la comparaison au contrat révèle le défaut.

Ce que demandent vraiment les gens

Sur les forums d'indépendants et de responsables achats, les mêmes questions reviennent. Deux réponses directes.

« Mon freelance est en micro-entreprise, qu'est-ce que je dois vérifier ? » Le SIRET dans l'annuaire des entreprises, l'attestation de vigilance si le contrat atteint le seuil de 5 000 euros HT, l'assurance si le contrat l'exige, et que le nom du RIB correspond bien à l'entrepreneur individuel.

« L'attestation de vigilance de moins de six mois suffit-elle pour toute la mission ? » Non. Elle couvre la date de signature. Si la mission dure plus de six mois, le donneur d'ordre doit la faire actualiser tous les six mois. Prévoyez un rappel calé sur la date de fin de validité du document.

Quelle décision à la fin de chaque recoupement ?

Chaque comparaison aboutit à l'une de trois issues : valider, demander un remplacement, ou escalader. Les définir à l'avance rend les vérificateurs cohérents entre eux.

Conservez les originaux et le résultat de la comparaison ensemble, pour pouvoir justifier plus tard ce qui a été contrôlé et à quelle date.

Où se place une plateforme dans ce processus ?

Une plateforme automatise la lecture des champs et leur comparaison, pour que le vérificateur consacre son temps aux exceptions. CheckFile extrait les champs de nom, de numéro et de date des documents déposés, les compare entre eux et avec les registres configurés, puis indique les champs qui concordent et ceux qui divergent. L'outil ne certifie pas qu'un document est authentique et ne remplace pas l'appréciation juridique. Pour les équipes qui placent des freelances via une agence ou une plateforme, la solution intérim et recrutement décrit ce flux, et les tarifs détaillent les offres. La vue d'ensemble du secteur est dans notre guide de la vérification par industrie.

Questions fréquemment posées

Quelles pièces une plateforme de vérification des freelances doit-elle collecter ?

Au minimum : une pièce d'identité, la preuve d'immatriculation (SIRET), l'attestation de vigilance si le seuil est atteint, une attestation d'assurance et un RIB. Il faut au moins une pièce par champ que vous comptez comparer, afin qu'aucun champ ne reste simplement déclaré.

Vérifier le SIRET suffit-il ?

Non. Le SIRET confirme l'existence et l'état de l'établissement dans SIRENE. Il faut encore le comparer au nom du contrat, de la facture, de l'assurance et du RIB.

À quelle fréquence refaire le contrôle ?

À chaque expiration de date (vigilance tous les six mois, assurance, statut de l'entreprise) et à chaque changement d'entité contractante. Calez les rappels sur les dates des documents plutôt que sur un calendrier fixe.

Un dossier cohérent prouve-t-il que le freelance est fiable ?

Non. La concordance des champs montre que le dossier est cohérent et à jour. Elle n'établit pas l'authenticité des pièces, qui relève d'autres contrôles.