Inspección de Trabajo: cruces del expediente del trabajador temporal

El expediente de un trabajador temporal resulta completo ante una inspección cuando los mismos datos (nombre, fecha de inicio, puesto, empleador, fin de la autorización de trabajo, horas) coinciden entre el contrato de trabajo, el contrato de puesta a disposición, el alta en la Seguridad Social, los partes de horas y la factura. Un inspector rara vez cuestiona un papel que falta; pregunta por qué dos documentos se contradicen, y el expediente responde o no responde. Este artículo explica qué se cruza, cómo se ve una discrepancia y qué hace después quien revisa.

Los mecanismos citados son españoles. Compruebe cada plazo y cada mención en las fuentes oficiales enlazadas antes de incorporarlos a su procedimiento, porque la normativa cambia.

Quién inspecciona y qué mira en un expediente de trabajador de ETT

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) comprueba que lo que figura en los papeles coincide con lo que ocurre en el centro de trabajo. La ITSS publica protocolos de actuación específicos para empresas usuarias y para empresas de trabajo temporal (ITSS, protocolo para empresas usuarias). El Real Decreto 216/1999 regula las disposiciones mínimas de seguridad y salud en el trabajo en el ámbito de las empresas de trabajo temporal, e impone obligaciones tanto a la ETT como a la empresa usuaria (BOE, Real Decreto 216/1999).

Esto tiene una consecuencia práctica: la empresa usuaria no puede limitarse a creer lo que dice la ETT. Debe poder mostrar qué información de riesgos facilitó y qué documentación previa recibió sobre formación y aptitud del trabajador. La Ley 14/1994 reguladora de las ETT es el marco de fondo; lea su texto vigente en el BOE para los deberes que le afecten.

Los seis cruces que más pesan

Seis comparaciones cubren la mayor parte de lo que se puede defender ante un inspector. Cada una enfrenta un campo de un documento con un campo de otro documento o registro.

Qué se cruza entre el alta en la Seguridad Social y la fecha de inicio

Se compara la fecha de inicio del contrato y del puesto con la fecha que consta en la comunicación de alta del trabajador. La ETT, como empleadora, es quien tramita el alta; la empresa usuaria debería poder pedir ese justificante y confrontar sus fechas con las de su control de accesos. Los plazos y las excepciones exactos deben consultarse en la normativa de afiliación vigente y en la sede de la Seguridad Social; no los damos aquí por supuestos.

Qué demuestra el justificante: que existe un alta registrada con determinados datos en una fecha. No acredita que la autorización de trabajo sea válida ni que el puesto declarado sea el real.

Discrepancias frecuentes:

• una fecha de alta posterior al primer día de presencia, visible cuando el control de accesos es anterior;
• un nombre con un solo apellido en el alta y dos en el DNI;
• una misión prorrogada sin que cambie ningún dato de fecha en el justificante.

Cómo cruzar la autorización de trabajo con la duración de la misión

Se compara la fecha de fin de la autorización con la fecha de fin de la misión, prórrogas incluidas. Una autorización válida el día de la firma que caduca a mitad de misión es la discrepancia más cara, y se detecta con una simple resta de fechas.

El control tiene tres puntos: la identidad del documento frente al DNI o pasaporte, el tipo de autorización frente a la actividad por cuenta ajena prevista y la fecha de fin frente al calendario de la misión. Una consulta oficial confirma que existe una autorización o un trámite; no certifica que el documento presentado sea auténtico. Para el detalle, vea la verificación de permisos de trabajo y residencia de trabajadores temporales extranjeros.

Contrato de trabajo y contrato de puesta a disposición: que digan lo mismo

Ambos contratos deben describir la misma misión: misma persona, mismo puesto, mismas fechas y mismo motivo. Si el contrato de puesta a disposición (ETT y cliente) habla de carretillero y el contrato de trabajo (ETT y trabajador) habla de peón, el inspector ve una incoherencia aunque ambos estén firmados.

Qué leer en paralelo:

1. Nombre y fecha de nacimiento en el documento de identidad y en ambos contratos.
2. Periodo de la misión frente a los días de presencia reales.
3. Descripción del puesto frente al trabajo observado; un operario sin acreditación de formación para la máquina es un hueco aunque cada papel sea válido por separado.
4. Empleador: la ETT que firma es la misma entidad que factura y que emite la nómina.

Para la lógica del primer día, vea la verificación de documentos del trabajador temporal antes de la primera misión.

Qué preguntan los responsables en los foros

Las dudas que se repiten en foros de recursos humanos y empresas de trabajo temporal son prácticas. Las resumimos sin citar a nadie.

«La ETT dice que ya hizo el alta. ¿Tengo que comprobar algo?» Sí: lo que usted genera, es decir, presencia, horas y puesto. Pida el justificante y compare nombre y fecha con sus registros.

«¿Qué hago si la autorización caduca en mitad de la misión?» La fecha de revisión debía estar en el expediente desde el principio. Si no está, la persona no debería seguir hasta aclararlo; consulte con un asesor su caso concreto.

«¿Vale una foto del documento en el móvil?» Deja constancia de lo que se mostró. Si basta para su finalidad depende de la norma aplicable.

Qué hacer cuando dos documentos no coinciden

Una discrepancia es primero una pregunta. Tres desenlaces cubren casi todos los casos.

• Error material: dígitos cambiados, formato de fecha. Se corrige con justificante y se anota quién y cuándo.
• Cobertura ausente: autorización caducada, alta tardía, puesto que no corresponde a la formación. Se paraliza el trabajo afectado hasta resolverlo.
• Sin explicar: otro empleador, otra identidad, horas irreconciliables. Detener, registrar lo observado, avisar al contacto de cumplimiento de la ETT y pedir asesoramiento antes de seguir pagando.

Conserve el rastro: qué campo, comparado con qué, por quién, cuándo y con qué decisión. Un expediente fechado responde a la pregunta del inspector; el recuerdo no.

Dónde ayuda la automatización y dónde se detiene

Leer seis campos en cinco documentos para cuarenta trabajadores un lunes por la mañana es el momento en que se cuelan los errores. Una herramienta de validación documental extrae nombres, fechas, números y empleadores, los compara entre documentos y señala las filas que no concuerdan. Compara datos; no establece que un documento sea auténtico, y la decisión sigue siendo humana.

La solución de CheckFile para trabajo temporal y selección se basa en esos cruces. Para una visión general de las verificaciones por sector, consulte la guía de verificación sectorial; sobre el tratamiento de datos, la página de seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos compara primero un inspector?

Normalmente el contrato de puesta a disposición, los registros de horas y la factura, porque contienen las mismas personas, días y horas. Las discrepancias ahí saltan a la vista.

¿Una consulta oficial prueba que un documento es auténtico?

No. Confirma que un dato o trámite consta. No dice que el papel presentado sea auténtico.

¿Quién conserva qué documentos?

Cada parte conserva los de su ámbito: la ETT, como empleadora, su expediente laboral; la empresa usuaria, el contrato de puesta a disposición, los accesos, las horas y la información de riesgos facilitada. El contrato debería decir cómo accede usted a lo que custodia la ETT.

¿Cada cuánto repetir los cruces?

En cada prórroga y antes de la primera fecha entre el fin de la autorización y el fin de la misión. Anote esa fecha al abrir el expediente.

¿Qué hacer si la factura y el parte de horas no cuadran?

Retener la línea discutida, pedir a la ETT los datos de origen, compararlos con el control de accesos y dejar constancia de la resolución.