Inspection du travail : recoupements du dossier d'un employé temporaire

Au Québec, le dossier d'un employé placé par une agence tient devant une inspection quand les mêmes informations (nom, date de début, poste, employeur, fin du permis de travail, heures) concordent entre le contrat de travail, l'entente avec l'entreprise cliente, l'autorisation de travail, les feuilles de temps et la facture. Un inspecteur reproche rarement une pièce isolée qui manque; il demande pourquoi deux pièces se contredisent, et le dossier répond ou non. Cet article décrit les recoupements, l'allure d'un écart et la suite à donner.

Les mécanismes ci-dessous sont québécois et canadiens. Vérifiez chaque délai et chaque exigence sur les sites officiels cités avant de les intégrer à votre procédure.

Qui inspecte le dossier, et sur quelle base?

Au Québec, les normes du travail, la santé et la sécurité relèvent de la CNESST, qui administre aussi la Loi sur les normes du travail. Le droit de travailler des ressortissants étrangers est de compétence fédérale; les programmes sont présentés sur Canada.ca. Les textes législatifs québécois sont sur LégisQuébec et les textes fédéraux sur Justice Canada.

Les agences de placement de personnel sont encadrées par des règles propres au Québec, notamment en matière de permis. Nous ne détaillons pas ici ces règles faute de source confirmée au moment de la rédaction : consultez le site de la CNESST pour savoir si l'agence que vous utilisez doit détenir un permis et comment le vérifier. Le principe de recoupement demeure : le nom de l'agence sur le contrat, sur la facture et, le cas échéant, sur le permis doit être le même.

La relation est triangulaire : l'agence emploie, le client dirige le travail. Qui répond de quoi dépend de la loi, du contrat et des faits; pour votre cas, demandez un avis juridique. Chacune des parties doit pouvoir présenter sa partie du dossier.

Les six recoupements qui comptent le plus

Six rapprochements couvrent l'essentiel de ce qu'on peut défendre devant un inspecteur. Chacun met en regard un champ d'un document et un champ d'un autre document ou d'un registre.

Que montre l'autorisation de travail, et avec quoi la comparer?

Elle montre qui a été vérifié, sur quel document, à quelle date, et jusqu'à quand la personne peut travailler. Les ressortissants étrangers ne peuvent travailler que selon les conditions de leur permis, y compris la date d'expiration et les éventuelles restrictions d'employeur ou de profession; les règles sont sur Canada.ca.

Le numéro d'assurance sociale (NAS) est un second point de comparaison. Service Canada indique que les NAS commençant par 9 sont attribués aux résidents temporaires et ont une date d'expiration liée à leur autorisation; confirmez les détails sur cette page. Si l'expiration du NAS et celle du permis divergent, l'un des deux dossiers est périmé.

Une copie du permis montre ce qui a été présenté à une date donnée. Elle n'établit pas que le document est authentique et ne suit pas les changements de statut ultérieurs. Pour les travailleurs étrangers, voir la vérification des titres de séjour des intérimaires étrangers.

Comment les dossiers de l'agence et du client doivent-ils s'accorder?

Chacun détient la moitié du tableau, et les deux moitiés doivent concorder. Le client détient la présence, l'accueil en santé et sécurité et le travail réellement accompli. L'agence détient les documents d'embauche, la paie et la facture. La preuve la plus simple est une feuille de temps qui relie une personne nommée à des heures correspondant à la ligne de facture.

À comparer côté client :

1. Dates de début et de fin du mandat contre les feuilles de temps et les registres d'accès.
2. Description du poste contre le travail observé; un poste exigeant une carte de compétence confié à quelqu'un sans preuve au dossier est une lacune, même si chaque pièce est valide seule.
3. Entité juridique sur la facture contre l'entité de l'entente avec l'agence.
4. Identité sur les feuilles de temps contre le nom du permis ou du passeport.

Pour une comparaison plus large, voir les obligations documentaires des agences d'intérim par pays.

Protection des renseignements personnels : que peut-on copier et garder?

Gardez ce qui est nécessaire à la finalité, protégez-le et sachez qui y a accès. Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, encadre la collecte, l'utilisation et la conservation des renseignements; la Commission d'accès à l'information publie des guides. Copier un NAS ou un permis est une décision à documenter, avec une raison précise et une durée de conservation que vous pouvez expliquer.

Ce que les gestionnaires demandent sur les forums

Les questions qui reviennent sur les forums de ressources humaines sont pratiques. Nous les résumons sans citer personne.

« L'agence dit avoir vérifié le permis. Dois-je voir quelque chose? » Demandez le dossier, pas une assurance, et comparez le nom et l'expiration avec vos propres registres.

« Que faire si le permis expire pendant le mandat? » La date de suivi devrait figurer au dossier dès le départ. Sinon, demandez conseil avant que la personne poursuive.

« Une photo du permis dans le cellulaire suffit-elle? » Elle consigne ce qui a été montré. Qu'elle suffise dépend de la règle applicable.

Que faire quand deux documents ne concordent pas?

Un écart est d'abord une question. Trois issues couvrent presque tous les cas.

• Erreur matérielle : faute de frappe, format de date. Corriger avec pièce à l'appui et consigner qui a modifié et quand.
• Couverture manquante : permis qui prend fin, dossier créé en retard, poste qui ne correspond pas à la formation. Suspendre le travail visé et consigner le raisonnement.
• Écart non expliqué : employeur ou identité incohérents, heures inconciliables. Arrêter, consigner ce qui a été vu, aviser le contact conformité de l'agence et demander conseil avant tout paiement.

Gardez la trace : quel champ, comparé à quoi, par qui, quand, avec quelle décision. Un dossier daté répond à la question de l'inspecteur; un souvenir n'y répond pas.

Où l'automatisation aide-t-elle, et où s'arrête-t-elle?

Lire six champs sur cinq documents pour quarante personnes un lundi matin, c'est là que les erreurs se glissent. Un outil de validation documentaire extrait noms, dates, numéros et employeurs, les compare entre documents et signale les lignes qui ne concordent pas. Il compare des données; il n'établit pas qu'un document est authentique, et la décision demeure humaine.

La solution intérim et recrutement de CheckFile repose sur ces rapprochements. Pour la vue d'ensemble, voir le guide des vérifications par secteur; pour le traitement des données, la page sécurité.

Questions fréquemment posées

Quel est le premier recoupement qu'un inspecteur risque de faire?

Vérifier que la personne sur place est bien celle du dossier : nom et date de naissance sur le permis ou le passeport contre la paie et les feuilles de temps.

Une copie du permis prouve-t-elle que le document est authentique?

Non. Elle consigne ce qui a été montré à une date. Elle n'authentifie pas le document.

Qui conserve quels documents, l'agence ou le client?

Chacun conserve les pièces de son périmètre. Votre entente devrait préciser qui détient la preuve d'autorisation de travail et comment vous y avez accès.

À quelle fréquence refaire les vérifications?

À chaque prolongation et avant la première échéance entre l'expiration du permis et la fin du mandat.

Que faire si la facture et la feuille de temps divergent?

Suspendre la ligne contestée, demander les données d'origine à l'agence, les comparer à vos registres d'accès et consigner la résolution.