Contratar conductores: permiso, CAP y tarjeta de tacógrafo
Lista de documentos para contratar conductores profesionales: qué campos cruzar entre permiso, CAP y tarjeta de tacógrafo y qué hacer ante una discrepancia.
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GrokEl expediente de un conductor profesional no está completo cuando están todos los papeles, sino cuando se han hecho los cruces entre ellos. Las categorías del permiso se comparan con el vehículo asignado, la caducidad del CAP con la fecha de incorporación, y el nombre y la fecha de nacimiento de la tarjeta de tacógrafo con los del permiso. Cada documento lo emite un organismo distinto y ninguno valida a los demás.
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Situación a noviembre de 2026, España.
Los cruces que hacen utilizable un expediente de conductor
El control útil es el que compara campos de documentos distintos. La tabla siguiente es la columna vertebral del expediente.
| Campo en el documento A | Se compara con | Cómo se ve una discrepancia | Qué hace el revisor |
|---|---|---|---|
| Categorías del permiso (C, C+E, C1, D) | Vehículo asignado al puesto | El candidato tiene solo C1 y el puesto exige un conjunto articulado | Suspender la oferta o cambiar el puesto |
| Fecha de obtención de la categoría | Experiencia declarada | Categoría reciente, currículum con años de larga distancia | Pedir aclaración y certificados de empresa |
| Caducidad del CAP | Fecha de incorporación y turnos | Caduca en tres semanas | Programar la formación antes de empezar |
| Nombre y fecha de nacimiento del permiso | Mismos campos en CAP, tarjeta de tacógrafo y DNI | Apellido distinto tras un cambio de estado civil | Pedir el documento que acredite el cambio y guardar ambas versiones |
| Número y caducidad de la tarjeta de tacógrafo | Declaración sobre el último empleador | Tarjeta emitida hace días para un conductor con años de experiencia | Preguntar qué ocurrió con la anterior (pérdida, robo, renovación) |
| Informe de conductor de la DGT | Copia del permiso aportada | La copia muestra una categoría que el informe no recoge | Tratar como no resuelto y no asignar el servicio |
El resto del artículo recorre cada fila y los controles recurrentes tras la contratación.
Permiso de conducir: cruzar con el informe de la DGT que obtiene el titular
La DGT ofrece al titular un informe con sus permisos en vigor, el saldo de puntos y las restricciones, que el propio conductor puede obtener y entregar a la empresa. Se describe en la página de la DGT sobre el informe y certificado de conductor. Es el titular quien lo solicita; la empresa no consulta el registro por sí misma. No hemos podido confirmar que el informe incluya el CAP, así que no se debe usar para acreditarlo.
Qué comparar:
- Categorías del informe frente a la copia del permiso. Si una categoría aparece en la copia pero no en el informe, el informe es la referencia y la copia solo prueba lo que se presentó.
- Fecha del informe. Anótela; un informe de hace seis meses no describe la situación actual.
- Vigencia de cada categoría pesada. Las categorías C y D tienen su propia caducidad ligada al reconocimiento médico. Compárela con la fecha de incorporación, no con la de hoy.
- Identidad. Foto y fecha de nacimiento frente al DNI o NIE.
Nuestro artículo sobre la flota de vehículos propios y el control del carnet aplica la misma lógica a empleados que usan su propio coche.
CAP: la fecha que más falla
El CAP (certificado de aptitud profesional) acredita la cualificación inicial y la formación continua del conductor de camión o autobús; la tarjeta tiene una vigencia de cinco años y la expide la comunidad autónoma de residencia. Así lo recoge la Comunidad de Madrid. El marco europeo es la Directiva 2003/59/CE, modificada por la Directiva (UE) 2022/2561, y en España el Real Decreto 1032/2007.
Cruces concretos:
- Tipo de CAP frente al puesto. Mercancías o viajeros: la cualificación debe corresponder al tipo de transporte.
- Caducidad frente a la fecha de incorporación. Un vencimiento en el primer mes se resuelve el primer día; en el sexto mes es una incidencia.
- Identidad frente al permiso. Mismo nombre, apellidos y fecha de nacimiento. Si el permiso lleva la mención del código 95, su fecha debe ser coherente con la del CAP.
- Centro de formación y fechas. Un certificado sin centro ni fechas no se puede cruzar con nada: pídalo de nuevo.
Registre la caducidad como campo de fecha, no solo como imagen escaneada, para generar avisos a 90 y 30 días.
Tarjeta de tacógrafo: tres cruces, uno recurrente
Los datos de la tarjeta del conductor deben descargarse como máximo cada 28 días y los de la unidad del vehículo cada 90 días, según el Reglamento (UE) n.º 581/2010. La tarjeta se rige por el Reglamento (UE) n.º 165/2014.
Al contratar, compare:
- Identidad. Nombre, apellidos y fecha de nacimiento de la tarjeta frente al permiso.
- Vigencia. Caducidad frente a la fecha de incorporación. Una tarjeta caducada en su vehículo recae sobre la empresa.
- Historial. Una tarjeta muy reciente en un conductor con años de experiencia exige una pregunta simple sobre la anterior.
Después de la contratación, añada al expediente la fecha de la última descarga y marque a cualquier conductor cuya tarjeta no se haya leído en más de 28 días.
Qué prueba un control y qué no
Un cruce de campos muestra coherencia o incoherencia; no demuestra que un documento sea auténtico. Mantenga ese límite en su procedimiento.
| Control | Qué muestra | Qué no muestra |
|---|---|---|
| Informe de la DGT frente a la copia del permiso | Categorías y puntos registrados en la fecha del informe | Que la persona sea el titular; el CAP; la tarjeta de tacógrafo |
| CAP frente a permiso | Cualificación e identidad coherentes | Que el certificado lo expidió el organismo indicado |
| Lectura de la tarjeta de tacógrafo | Formato, número y caducidad | Que la tarjeta sea auténtica y siga en poder del conductor |
| Entrevista sobre la trayectoria | Coherencia del relato | Nada sin documento |
Para situar estos controles en el conjunto del sector, consulte la guía de verificación por industrias y el artículo sobre el cumplimiento documental en transporte y logística.
Preguntas que se repiten en foros y en agencias
Los responsables de flota y de empresas de trabajo temporal preguntan casi siempre lo mismo.
«¿Basta con una fotocopia del permiso?» Prueba lo que se presentó, no el estado actual. Guárdela junto con la fecha en que se vio el original y quién lo vio.
«El conductor dice que el CAP está en trámite, ¿puede empezar?» Solo si el servicio no exige cualificación vigente o ha visto una prueba de su validez. Anote qué vio y cuándo; no asigne servicios por una promesa.
«En una ETT, ¿el expediente es mío o de la agencia?» Lo custodia la agencia, pero la empresa que usa el vehículo sigue siendo responsable en carretera. Pida los mismos resultados de control, con fecha.
Una secuencia de trabajo
- Reunir candidatura, DNI o NIE, permiso (anverso y reverso), CAP, tarjeta de tacógrafo, informe de la DGT y justificante de domicilio.
- Extraer los campos: identidad, número de permiso, categorías, caducidades, número de tarjeta.
- Aplicar los cruces de la tabla y anotar cada resultado: coincide, discrepa o no disponible.
- Programar avisos: caducidad del CAP, caducidad de la tarjeta, próxima revisión del permiso, descarga de 28 días.
- Conservar el expediente según su política, con acceso restringido. Los datos del permiso son datos personales: vea las orientaciones de la AEPD.
Los pasos 2 y 3 son los repetitivos. La solución de CheckFile para transporte y logística extrae los campos de los documentos subidos y los compara entre sí y con las fechas que usted fija, de modo que el revisor solo ve las discrepancias. La comparación cubre campos y fechas; no certifica la autenticidad de un documento. Consulte también la seguridad y las tarifas.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos debe tener un conductor antes del primer servicio?
DNI o NIE, permiso con categorías vigentes, CAP, tarjeta de tacógrafo, informe de la DGT y justificante de domicilio. Los campos clave se cruzan entre sí.
¿Cuánto dura la tarjeta CAP?
Cinco años. La fecha figura en la tarjeta y conviene registrarla como campo de fecha con aviso.
¿Con qué frecuencia se descarga la tarjeta del conductor?
Como máximo cada 28 días la tarjeta y cada 90 días la unidad del vehículo, según el Reglamento (UE) n.º 581/2010.
¿Con qué frecuencia se revisa el permiso tras contratar?
No hemos confirmado un intervalo legal único para todas las empresas. Defínalo en su política de riesgos y revise antes tras cualquier incidencia.
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