Agencias de empleo temporal: documentos obligatorios por país

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las referencias normativas son exactas a la fecha de publicación (octubre de 2026) y se limitan a los países citados. Consulte a un profesional cualificado antes de tomar decisiones sobre un expediente concreto.

Una agencia de empleo temporal debe comprobar, antes de la primera misión, la identidad del trabajador, su derecho a trabajar, su alta en la Seguridad Social y las cualificaciones que exige el puesto, y conservar la prueba de esos controles. Los documentos se parecen de un país a otro. Cambian quién responde, con qué antelación debe hacerse el control y cuánto cuesta un error. Este artículo compara cinco mercados europeos, detalla qué compara cada control (campos, fechas, registros) y explica cómo hacerlo sin volver a teclear datos.

¿Qué documentos debe controlar una agencia de empleo temporal en cada país?

En los cinco países la base es la misma: un documento de identidad en vigor, la prueba del derecho a trabajar para quien no pertenece al mercado laboral nacional o de la UE, un identificador de seguridad social y datos bancarios coherentes con la identidad. Las diferencias afectan a la autoridad de referencia y al momento del control.

Para el detalle de la primera misión, consulte nuestro artículo sobre la verificación de documentos del trabajador temporal en su primera misión.

España: autorización de la ETT y alta antes del primer día

En España, la empresa de trabajo temporal necesita autorización administrativa y debe dar de alta al trabajador en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar (Ley 14/1994, por la que se regulan las empresas de trabajo temporal). El texto está disponible en el BOE. La Seguridad Social explica el procedimiento de afiliación y alta.

Para un trabajador extranjero no comunitario, el empleador responde de que exista autorización de residencia y trabajo. Emplear a un extranjero sin ella es una infracción muy grave, con multa de 10.001 a 100.000 euros según la Ley Orgánica 4/2000. La documentación habitual incluye DNI o NIE, número de afiliación, IBAN y, según el puesto, certificado médico. La formación en prevención de riesgos laborales y la vigilancia de la salud deben quedar acreditadas antes de la puesta a disposición.

El control de coherencia compara el nombre y los apellidos del DNI o NIE con el titular de la cuenta, la fecha de caducidad de la tarjeta con el fin de la misión y el número de afiliación con el del alta.

Francia: DPAE, permiso de residencia y contrato de misión

En Francia, la empresa de trabajo temporal debe presentar la declaración previa a la contratación (DPAE) ante la URSSAF antes del inicio de la misión y entregar el contrato de misión por escrito, a más tardar, dos días laborables después de la puesta a disposición (art. L1251-17 del Código del Trabajo). El marco general figura en el artículo L1251-1 del Código del Trabajo.

Para los extranjeros, el artículo L8251-1 prohíbe emplear a quien no esté autorizado, y el artículo R5221-41 exige confirmar el título ante la prefectura al menos dos días laborables antes de la contratación. Se exponen a una contribución especial a la OFII y a las penas del artículo L8256-2 (hasta cinco años de prisión y 15.000 euros de multa por cada extranjero empleado).

Reino Unido: el right to work check, un control fechado

Un empleador británico, incluida una agencia, se expone a una sanción civil de hasta 45.000 libras por trabajador irregular en la primera infracción y 60.000 libras en caso de reincidencia (importes vigentes desde febrero de 2024). La defensa legal es un control correcto, fechado y conservado. La guía del Home Office sobre controles de derecho a trabajar distingue tres vías: control manual de originales, control en línea con código de acceso y verificación de identidad digital mediante un proveedor certificado (IDSP) para pasaportes británicos e irlandeses.

Las agencias tienen una obligación añadida por las Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003: antes de presentar a un candidato a un cliente, deben confirmar identidad, experiencia, formación y autorizaciones necesarias. La supervisión corresponde al Employment Agency Standards Inspectorate.

Alemania y Portugal: licencia y comunicación previa

En Alemania, una agencia necesita una licencia de la Bundesagentur für Arbeit antes de ceder trabajadores, y la cesión a un mismo cliente no puede superar los 18 meses. La Bundesagentur für Arbeit detalla los requisitos de la licencia. Tras nueve meses, se aplica en principio la igualdad salarial con la plantilla del cliente (§ 8 AÜG). Para nacionales de terceros países hay un límite adicional: como regla, la agencia federal no aprueba el empleo como trabajador cedido para titulares de títulos de residencia no comunitarios (§ 40 AufenthG). Un título válido para trabajar no basta, por tanto, para una misión de ETT; hay que leer la anotación de actividad laboral.

En Portugal, la empresa de trabajo temporal necesita licencia del IEFP y debe comunicar la admisión del trabajador a la Segurança Social antes del inicio del contrato. El IEFP describe el régimen de las empresas de trabajo temporal y la ACT publica orientaciones sobre trabajo temporal. Los documentos habituales son Cartão de Cidadão o título de residencia, NIF, NISS e IBAN.

¿Qué controles cruzados puede automatizar una agencia?

Un control cruzado compara los mismos campos en varios documentos y señala las discrepancias, que es donde las agencias pierden más tiempo. Nuestra plataforma admite más de 3.200 tipos de documentos y extracción OCR en 24 idiomas en 32 jurisdicciones, de modo que documentos españoles, franceses, británicos, alemanes y portugueses pueden pasar por un mismo flujo.

Este control compara campos y fechas. No demuestra que un documento sea auténtico y, si preocupa la falsificación, debe añadirse a los controles existentes.

¿Qué preguntan con más frecuencia los equipos de las agencias?

En los foros de recursos humanos y de trabajo temporal se repiten tres preguntas. Primera: ¿basta una copia del documento de identidad? En España la copia sirve para documentar la identidad, pero un permiso extranjero exige comprobar su vigencia y el tipo de autorización; en el Reino Unido una copia no sustituye al original ni al control en línea. Segunda: ¿qué hacer si el permiso caduca durante la misión? Programe un aviso antes de la fecha y suspenda la misión si no hay renovación acreditada. Tercera: ¿quién responde, la agencia o el cliente? En los cinco países, la agencia empleadora asume el control del derecho a trabajar; el cliente sigue expuesto si utiliza a sabiendas mano de obra irregular.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos?

El RGPD se aplica a los expedientes en España, Francia, Alemania y Portugal, y el UK GDPR en el Reino Unido: las copias se conservan solo el tiempo necesario. En el Reino Unido, el Home Office espera que la prueba del derecho a trabajar se conserve durante el empleo y dos años más. Defina un plazo por tipo de documento, no uno único. Nuestra página de seguridad explica cómo trata CheckFile estos datos.

Del archivador al expediente validado

Valide en tres pasos: integridad, vigencia y coherencia. Compruebe que cada documento exigido está presente, que sus fechas cubren la misión y que los campos comunes coinciden. Nuestra guía de verificación sectorial sitúa el método en los sectores de alta rotación.

Si el volumen de expedientes supera lo que un equipo revisa a mano, la solución de trabajo temporal compara automáticamente esos campos y fechas y señala las discrepancias que conviene revisar. Consulte las tarifas para dimensionar su uso.

Preguntas frecuentes

¿Debe una agencia de empleo temporal comprobar el derecho a trabajar de cada trabajador?

Sí. En los cinco países, la agencia empleadora es responsable del control del derecho a trabajar. En Francia se hace ante la prefectura para los títulos extranjeros; en el Reino Unido, mediante un right to work check fechado y conservado.

¿Qué documento provoca con más frecuencia un control fallido?

Un permiso de residencia cuya vigencia no cubre la misión, o cuyo tipo no permite el trabajo temporal, es la incidencia más habitual. Revisar fechas y la anotación de autorización evita la mayoría de los casos.

¿Se puede usar el mismo proceso en todos los países?

El proceso (integridad, vigencia, coherencia) es trasladable. La lista de documentos, la autoridad y los plazos no lo son, por lo que cada país necesita su propia plantilla.

¿Demuestra un control automatizado que un documento es auténtico?

No. Compara campos, fechas y registros accesibles y señala discrepancias. La decisión de aceptar el expediente sigue siendo humana.