Autónomos y agencias de empleo: validar estatus, seguro y alta antes de la colaboración

Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Las referencias normativas son exactas a la fecha de publicación. Consulte a un profesional cualificado antes de tomar decisiones sobre un expediente concreto.

Validar el expediente de un autónomo antes de que empiece a trabajar significa comprobar cuatro cosas: que está dado de alta, que está al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda, que su seguro cubre la actividad real y que los documentos no se contradicen. Se comparan fechas, números y registros, no se certifica la autenticidad de un papel. Esta guía explica qué pedir, qué debe demostrar cada documento y qué discrepancias deben frenar el inicio.

Por qué el expediente de un autónomo no es el de un trabajador temporal

Un trabajador cedido por una empresa de trabajo temporal (ETT) es empleado de la ETT; un autónomo es una empresa unipersonal con sus propias cuotas, impuestos y riesgos. La Ley 14/1994 regula las ETT y sus contratos de puesta a disposición con trabajadores asalariados. Un autónomo no entra en ese esquema: presta un servicio con un contrato mercantil.

El riesgo recae en el cliente. Según el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa principal que contrata servicios de su propia actividad responde solidariamente de las deudas salariales y de Seguridad Social del contratista. Y si el autónomo en realidad trabaja bajo dependencia, hablamos de falso autónomo, una infracción que persigue la Inspección de Trabajo.

Para el lado asalariado, véanse nuestras guías sobre la verificación de documentos del trabajador temporal en la primera misión y los requisitos de cumplimiento de las agencias de empleo temporal.

Qué documentos pedir a un autónomo

Un expediente sólido incluye seis elementos: identidad, alta censal, alta en el RETA, certificados de estar al corriente, seguro y cuenta bancaria a nombre del autónomo.

Los certificados de la Agencia Tributaria y de la Tesorería llevan un código seguro de verificación que permite comprobar en la sede electrónica que el documento existe y es vigente (sede de la AEAT, Seguridad Social). Un PDF sin CSV verificable no basta; uno con CSV de hace un año tampoco.

En el sector de la construcción, la Ley 32/2006 exige además que el subcontratista figure inscrito en el Registro de Empresas Acreditadas (REA); para un autónomo sin trabajadores, la inscripción es igualmente un punto de control.

Falso autónomo: qué puede mostrar el expediente

El estatus lo define la forma real de trabajar, no el título del contrato. Los indicios son la dependencia, la ajenidad y la integración en la organización del cliente. La figura del autónomo económicamente dependiente (TRADE) se regula en la Ley 20/2007, del Estatuto del Trabajo Autónomo: es quien obtiene al menos el 75 % de sus ingresos de un solo cliente, lo que exige un contrato específico y registro.

Señales de alerta en el expediente:

• facturas a un único cliente durante los últimos doce meses;
• alta en el RETA pocos días antes de la primera colaboración;
• horario, lugar y herramientas impuestos por el cliente;
• tarifa diaria sin entregable definido;
• epígrafe del IAE sin relación con el servicio.

Ninguna prueba por sí sola un falso autónomo. Varias a la vez justifican una revisión jurídica antes del inicio.

Seguro: comprobar el alcance, no solo la fecha

Una póliza vigente hoy puede no cubrir el trabajo. Tres comprobaciones eliminan la mayoría de los problemas:

1. El periodo de cobertura abarca toda la duración del servicio.
2. La actividad asegurada incluye la que se va a realizar.
3. El tomador es el autónomo, con el mismo nombre y NIF que en el alta.

Compare también los límites con los exigidos en el contrato marco del cliente final.

Dónde se contradicen los expedientes

La mayoría de discrepancias son de forma, no fraude. Un nombre comercial en la cuenta bancaria, un domicilio fiscal distinto del de la póliza, un NIF con una letra mal transcrita: cada caso merece una pregunta, no un rechazo.

Campos que comparar siempre:

• nombre y apellidos (DNI, alta, banco, seguro);
• NIF (alta, certificados, factura);
• domicilio (alta censal, póliza, factura);
• titular e IBAN (justificante bancario, factura);
• fechas (caducidad del seguro, emisión de certificados, inicio).

La misma lógica sirve para proveedores; véase el certificado de contratistas y subcontratistas.

Lo que preguntan agencias y autónomos en la práctica

En foros de autónomos se repiten dos dudas. Los autónomos preguntan si deben tener seguro de responsabilidad civil aunque trabajen desde casa: no siempre lo exige la ley, pero casi todos los clientes lo piden por contrato. Las agencias preguntan cada cuánto renovar los documentos; la regla práctica es al caducar cada uno y en cada nueva colaboración.

Otra duda habitual es qué pasa con los autónomos extranjeros: necesitan una autorización de residencia que permita trabajar por cuenta propia, que debe constar en su tarjeta, según el Ministerio de Inclusión.

Automatizar la validación sin perder el criterio

Una agencia con decenas de autónomos pierde la mayor parte del tiempo reescribiendo fechas y comparando NIF entre PDF. CheckFile admite más de 3.200 tipos de documentos y extracción OCR en 24 idiomas en 32 jurisdicciones. El control compara campos (nombre, NIF, domicilio, fechas, titular de cuenta) dentro del expediente y con los registros consultables, y señala las diferencias a un revisor. No acredita por sí solo la autenticidad de un documento.

Los expedientes contienen datos personales: conserve solo lo necesario e informe a los interesados según las directrices de la AEPD. La página de seguridad describe el tratamiento de archivos y la de tarifas los volúmenes. Nuestra guía de verificación sectorial sitúa estos controles entre los de otros sectores.

Para validar el expediente antes de cada inicio, consulte la solución para empleo temporal y selección, que describe los controles de completitud, vigencia y coherencia.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos debe pedir una agencia a un autónomo?

DNI o NIE, alta censal, alta en el RETA, certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y la AEAT, seguro de responsabilidad civil y justificante de cuenta bancaria a su nombre. En construcción se añade la inscripción en el REA.

¿Puede una ETT ceder a un autónomo?

No. La cesión de la Ley 14/1994 se refiere a trabajadores asalariados de la ETT. Un autónomo presta servicios con un contrato mercantil; tratarlo como trabajador cedido puede constituir cesión ilegal.

¿Cuánto tiempo vale un certificado de la Seguridad Social?

Depende de su finalidad y del plazo indicado en el propio documento. Verifique siempre el CSV en la sede electrónica y solicite uno nuevo cuando se acerque su caducidad o comience una nueva contratación.

¿Cómo sé si un autónomo es TRADE?

Es TRADE quien obtiene al menos el 75 % de sus ingresos de un solo cliente y lo ha comunicado mediante contrato registrado. Las facturas de los últimos doce meses dan una primera indicación.

¿Qué hago si los documentos no coinciden?

Pida una explicación por escrito y un documento corregido antes del inicio. Una diferencia de domicilio suele tener causa sencilla; un NIF o un titular de cuenta distinto debe detener el expediente hasta aclararlo.