Conservación de documentos: plazos legales por sector
Guía de obligaciones de conservación documental en México. Plazos legales del Código Fiscal de la Federación, Código de Comercio
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GrokToda empresa en México debe conservar su contabilidad durante 5 años contados a partir de la fecha en que se presentó la declaración fiscal correspondiente, según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Los documentos mercantiles deben mantenerse durante 10 años conforme al Código de Comercio. Sin embargo, sectores como el financiero, el de salud o el inmobiliario enfrentan plazos superiores que pueden alcanzar los 20 años. Esta guía detalla las obligaciones de conservación documental aplicables en México, organizadas por tipo de documento y por sector de actividad, incluyendo las implicaciones de la LFPDPPP y la normativa del INAI.
Este artículo se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico, financiero ni regulatorio. Las referencias normativas son exactas a la fecha de publicación. Consulte a un profesional cualificado para obtener orientación adaptada a su situación.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni regulatorio. Consulten a un profesional cualificado para cuestiones relativas a su situación concreta.
Marco legal de la conservación documental en México
La obligación de conservar documentos empresariales en México proviene de múltiples normas que operan de forma simultánea. El empresario debe identificar cuál es el plazo más largo aplicable a cada tipo de documento y aplicarlo como mínimo.
Legislación fundamental
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación establece la obligación de conservar la contabilidad y documentación comprobatoria durante 5 años, contados a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración del ejercicio correspondiente. Esta obligación afecta a toda persona física con actividad empresarial y persona moral.
El Código de Comercio, artículo 46, fija en 10 años el plazo de conservación de los libros de comercio, la correspondencia y los documentos relativos al giro del comerciante. Este plazo se computa a partir de la fecha del último asiento. Dado que el Código de Comercio exige 10 años frente a los 5 del CFF, en la práctica el plazo efectivo para muchos documentos contables es de 10 años.
El Código Civil Federal fija plazos de prescripción que afectan a la conservación de contratos: 10 años para acciones reales sobre inmuebles y 5 años para acciones personales.
El SAT exige la conservación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) durante todo el tiempo en que subsista la obligación del contribuyente, y como mínimo 5 años.
Tabla de plazos de conservación por tipo de documento
| Tipo de documento | Plazo de conservación | Base legal |
|---|---|---|
| Contabilidad y documentación comprobatoria | 5 años desde declaración del ejercicio | CFF, art. 30 |
| Libros de comercio y correspondencia | 10 años desde último asiento | Código de Comercio, art. 46 |
| CFDI (facturas electrónicas) | 5 años mínimo (subsistencia obligación) | CFF, art. 30 / Resolución Miscelánea Fiscal |
| Contratos mercantiles | 10 años tras finalización | Código de Comercio, art. 46 |
| Contratos civiles | 5 años tras finalización (10 para inmuebles) | Código Civil Federal |
| Recibos de nómina (CFDI nómina) | 5 años | CFF, art. 30 / Ley Federal del Trabajo |
| Documentos del IMSS | 5 años | Ley del Seguro Social |
| Actas de asamblea de accionistas | Vida de la sociedad | Ley General de Sociedades Mercantiles |
| Pólizas de seguro | 5 años tras vencimiento | Ley sobre el Contrato de Seguro |
| Pedimentos de importación | 5 años | Ley Aduanera, art. 161 |
| Escrituras notariales | Indefinida (protocolo notarial) | Ley del Notariado |
| Documentación LFPIORPI (actividades vulnerables) | 5 años desde la operación | LFPIORPI, art. 18 |
Obligaciones de conservación por sector de actividad
Los plazos generales son el punto de partida. Cada sector tiene sus propias normas sectoriales que amplían o especifican estas obligaciones.
Sector bancario y financiero
Las instituciones financieras sujetas a las Disposiciones de la CNBV en materia de PLD/FT deben conservar la documentación de identificación de clientes (KYC) durante 10 años desde la terminación de la relación de negocios o desde la realización de la operación ocasional. Los documentos de operaciones inusuales y relevantes reportadas a la UIF se conservan durante el mismo plazo.
Las instituciones de crédito deben mantener los registros de operaciones accesibles conforme a los plazos de las Disposiciones de la CNBV. Banxico verifica periódicamente el cumplimiento de estas obligaciones en sus supervisiones. Para profundizar en la verificación de entidades empresariales, consulten nuestra guía completa de KYB.
Sector salud
La NOM-004-SSA3-2012 establece que el expediente clínico debe conservarse durante un mínimo de 5 años contados a partir de la fecha del último acto médico. Las instituciones del sector salud público y privado aplican estos criterios, aunque algunas instituciones privadas conservan expedientes hasta 15 o 20 años por política interna y para protección ante demandas por mala praxis. Las recetas médicas se conservan conforme a las disposiciones de la COFEPRIS. Los protocolos de investigación clínica requieren la conservación de toda la documentación durante al menos 15 años.
Sector inmobiliario
Los agentes inmobiliarios y desarrolladores que realizan operaciones que superan los umbrales de la LFPIORPI deben conservar la documentación de identificación de compradores y vendedores durante 5 años desde la operación. Las escrituras públicas se conservan indefinidamente en el protocolo notarial. Los certificados de uso de suelo y las licencias de construcción deben conservarse durante la vida útil del inmueble. Las actas de asambleas de condóminos se conservan sin límite temporal.
Sector de la construcción
La Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados establece plazos de garantía y responsabilidad. Los contratos de obra pública deben conservarse durante 5 años tras su terminación. La documentación técnica (planos, memorias de cálculo, bitácoras de obra) debe mantenerse durante la vida útil de la edificación. En la práctica, los documentos de obra se conservan un mínimo de 15 años considerando los plazos de responsabilidad civil.
Sector fiscal y contable
Los contadores públicos y asesores fiscales deben conservar copia de las declaraciones presentadas en nombre de sus clientes durante 5 años (prescripción fiscal del CFF). La documentación de precios de transferencia debe mantenerse a disposición del SAT durante el periodo de prescripción. El SAT puede ampliar el plazo de revisión cuando existan pérdidas fiscales pendientes de aplicar, en cuyo caso la documentación debe conservarse hasta que se agote el derecho a la deducción.
Digitalización y archivo electrónico
La Ley de Firma Electrónica Avanzada y el Código de Comercio (artículos 89 a 94 bis) regulan las condiciones para que un documento electrónico tenga la misma validez que su equivalente en papel.
Facturación electrónica obligatoria
México fue pionero en la implementación de la facturación electrónica obligatoria. Desde 2014, el CFDI es el único comprobante fiscal válido. Todos los contribuyentes deben emitir, transmitir y conservar sus facturas en formato XML, validadas por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). La versión 4.0 del CFDI, vigente desde 2023, incorpora campos obligatorios adicionales como el RFC del receptor, nombre y régimen fiscal.
Los CFDI deben conservarse durante 5 años como mínimo, en formato XML original con su correspondiente sello digital. El SAT mantiene un repositorio de CFDI consultable por los contribuyentes a través del portal sat.gob.mx.
Requisitos técnicos del archivo digital
El SAT acepta documentos electrónicos siempre que garanticen la integridad y la accesibilidad durante todo el periodo de conservación. Los formatos recomendados son PDF/A para documentos no editables y XML para datos estructurados como CFDI. Los sistemas de archivo deben mantener una trazabilidad completa (quién creó, modificó o accedió al documento y cuándo).
La e.firma del SAT permite la firma electrónica de documentos con plena validez jurídica. Los documentos firmados electrónicamente deben conservarse junto con sus certificados digitales durante todo el periodo de conservación aplicable.
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Solicitar un piloto gratuitoConservación documental y protección de datos personales
La LFPDPPP y su Reglamento limitan la conservación de datos personales al tiempo necesario para la finalidad del tratamiento. Esta exigencia debe conciliarse con las obligaciones legales de conservación documental.
El principio de limitación del plazo
Cuando una norma legal exige la conservación de documentos que contienen datos personales, el artículo 13 de la LFPDPPP permite conservar los datos durante el periodo legalmente exigido sin necesidad de consentimiento adicional del titular. Sin embargo, una vez cumplida la finalidad legal, los datos deben suprimirse, bloquearse o disociarse.
El INAI ha señalado en sus resoluciones que la conservación más allá del plazo legal o de la finalidad declarada en el aviso de privacidad constituye un tratamiento indebido de datos personales. Las empresas deben implementar procedimientos de bloqueo y supresión al vencimiento del plazo de conservación.
Bloqueo vs. supresión
El Reglamento de la LFPDPPP introduce el periodo de bloqueo: los datos personales que ya cumplieron su finalidad se mantienen únicamente para su puesta a disposición de autoridades competentes durante el plazo de prescripción de las responsabilidades derivadas del tratamiento. Transcurrido este plazo, los datos deben suprimirse definitivamente mediante mecanismos que impidan su recuperación.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones de conservación tiene consecuencias directas en tres ámbitos.
Ámbito fiscal
El SAT puede aplicar la determinación presuntiva de contribuciones cuando el contribuyente no aporta la documentación requerida (artículo 55 del CFF). Esto implica que la autoridad calcula las contribuciones omitidas por medios indirectos, generalmente resultando en montos superiores. Las sanciones por no conservar la contabilidad van de $1 840 a $38 230 MXN por cada ejercicio fiscal (artículos 83 y 84 del CFF). La destrucción u ocultación de contabilidad se tipifica como delito fiscal.
Ámbito mercantil
La destrucción u ocultación de documentos contables por un comerciante en concurso mercantil puede calificarse como concurso fraudulento, con responsabilidad penal del administrador. Fuera del concurso, la falta de libros contables impide oponer excepciones en litigios mercantiles y genera presunciones adversas en procedimientos judiciales.
Ámbito laboral
La falta de conservación de documentos laborales (recibos de nómina CFDI, contratos, registros de jornada) impide a la empresa acreditar el cumplimiento de sus obligaciones ante la Junta de Conciliación y Arbitraje o el Tribunal Laboral. El IMSS puede determinar créditos fiscales por la falta de registros de cuotas obrero-patronales. La Inspección del Trabajo puede imponer multas de 50 a 5 000 veces la UMA por infracciones en materia de relaciones laborales.
Implementar una política de conservación documental
Una política de conservación eficaz transforma las obligaciones legales dispersas en un marco operativo estructurado.
Inventario documental. Catalogar todos los tipos de documentos generados y recibidos, clasificándolos por área funcional (contabilidad, recursos humanos, comercial, legal).
Matriz de plazos. Asignar a cada tipo de documento el plazo de conservación aplicable, citando la base legal específica. Cuando concurran varios plazos, aplicar el más largo.
Sistema de archivo. Implementar un sistema que garantice la integridad, autenticidad y accesibilidad de los documentos durante todo el plazo de conservación. Para archivos digitales, cumplir con los requisitos del CFF y la normativa de facturación electrónica del SAT.
Automatización de la destrucción. Programar la eliminación o el bloqueo automático de los documentos al vencimiento de su plazo. Para diseñar este tipo de flujos automatizados, consulten nuestro artículo sobre automatización de workflows de verificación documental.
Consulten nuestra guía de verificación de documentos para una visión completa del ciclo de vida documental.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que conservar los CFDI (facturas electrónicas) en México?
Los CFDI deben conservarse durante 5 años contados a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración del ejercicio correspondiente, según el artículo 30 del CFF. El Código de Comercio exige 10 años para los documentos mercantiles. En la práctica, se recomienda aplicar el plazo de 10 años para cubrir ambas obligaciones. El SAT mantiene un repositorio de CFDI consultable, pero la responsabilidad de conservación recae en el contribuyente.
¿Es obligatorio conservar los documentos en formato electrónico?
Para los CFDI sí: deben conservarse en formato XML original. Para el resto de documentos, el formato electrónico es una opción válida conforme al Código de Comercio (artículos 89-94 bis) siempre que se garantice la autenticidad, integridad y legibilidad del documento durante todo el plazo de conservación. La microfilmación y la digitalización certificada son alternativas aceptadas.
¿Qué sanciones existen por no conservar documentos contables en México?
El SAT puede aplicar la determinación presuntiva de contribuciones (generalmente más elevadas que las declaradas) y sancionar con multas de hasta $38 230 MXN por ejercicio por no llevar o conservar la contabilidad. En un concurso mercantil, la falta de documentación contable puede derivar en la calificación de concurso fraudulento con responsabilidad penal del administrador.
¿Cómo afecta la LFPDPPP a la conservación de documentos con datos personales?
La conservación exigida por ley es una base legítima conforme al artículo 13 de la LFPDPPP. Sin embargo, una vez finalizado el plazo legal, los datos personales deben bloquearse (accesibles solo para autoridades competentes) y posteriormente suprimirse de forma definitiva. El INAI puede sancionar la conservación de datos personales más allá del plazo legalmente justificado con multas de hasta 320 000 veces la UMA.
¿Los registros de jornada laboral deben conservarse? ¿Durante cuánto tiempo?
Sí. La Ley Federal del Trabajo, reformada en 2019, obliga a las empresas a llevar registro de la jornada laboral. Estos registros deben conservarse durante 5 años como mínimo (plazo de prescripción de las acciones laborales), periodo durante el cual deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección del Trabajo. El IMSS puede requerir estos registros durante sus visitas de verificación.
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