Embauche d'une aide à domicile en Belgique : contrôles

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les références sont exactes à la date de publication et concernent la Belgique; les règles varient selon la Région, la Communauté et le secteur. Consultez un professionnel qualifié avant toute décision d'embauche.

Les contrôles à l'embauche d'une aide à domicile en Belgique ne se résument pas à réunir un extrait de casier judiciaire, un diplôme et un titre de séjour : ils consistent à recouper chaque pièce avec une autre pièce ou avec un registre officiel. Le dossier doit établir que la personne est la même sur toutes les pièces, que l'extrait correspond à l'activité exercée, que le diplôme lui appartient et qu'elle peut travailler pour la durée du contrat. Ce guide indique quel champ est comparé à quoi, à quoi ressemble un écart et ce que fait le gestionnaire ensuite.

Que contrôler avant d'embaucher une aide à domicile en Belgique?

Quatre contrôles structurent le dossier : identité, extrait de casier judiciaire, qualification et droit au travail, et leur valeur tient aux recoupements. L'aide intervient seule chez un bénéficiaire, souvent sans encadrement à proximité. Un dossier qui paraît complet peut contenir un extrait d'un modèle qui ne correspond pas à l'activité, un diplôme au nom de naissance sans pièce de liaison ou un titre de séjour qui échoit avant la fin du contrat. Les sections suivantes organisent le dossier autour de ces comparaisons.

Tableau des recoupements : quel champ comparer à quoi?

Un dossier exploitable comporte au moins huit recoupements, chacun avec un résultat attendu et une action en cas d'écart.

Quel modèle d'extrait de casier judiciaire demander?

Le modèle d'extrait dépend de l'activité, et le modèle 596.2 concerne l'exercice d'une activité en rapport avec des mineurs. Selon la police fédérale, le modèle 596.2 sert à l'exercice d'une activité relevant notamment de l'éducation, de l'aide à la jeunesse, de la protection de l'enfance ou de l'encadrement de mineurs. Une personne domiciliée en Belgique s'adresse à sa commune; une personne sans domicile ni résidence en Belgique s'adresse au Casier judiciaire central du SPF Justice, qui met un formulaire type de demande à disposition. Pour un poste auprès d'adultes uniquement, la liste des activités donnant accès à un modèle donné doit être vérifiée sur les pages officielles; cet article n'affirme pas qu'elle inclut l'aide à domicile aux adultes.

Les recoupements sont : nom, prénoms, date et lieu de naissance de l'extrait contre la carte d'identité; modèle contre l'activité; date de délivrance contre votre règle. L'extrait reflète le contenu du casier à sa date de délivrance. Il ne prouve pas que le document présenté est authentique et ne couvre pas les faits postérieurs. Pour les faux, voir la détection des faux casiers judiciaires.

L'Autorité de protection des données a publié des avis sur la demande d'extraits de casier par les employeurs : la demande doit rester proportionnée à la fonction.

Comment recouper le diplôme?

Un diplôme se vérifie en comparant l'intitulé, le titulaire, l'établissement et les dates à l'identité et au parcours, puis en confirmant auprès de l'établissement quand le poste en dépend. Écarts fréquents :

• Le diplôme est au nom de naissance sans pièce de liaison au dossier.
• La date d'obtention est postérieure à l'expérience annoncée sur le CV.
• Le document est une attestation de fréquentation, non un diplôme ou un certificat de qualification.
• Le diplôme est étranger et aucune équivalence n'est jointe.

Aucun de ces écarts ne prouve une fraude. Chacun justifie une question et une trace écrite de la réponse. Pour le cadre général, voir la vérification des documents RH, diplômes et droit au travail.

Comment vérifier le droit au travail d'un candidat étranger?

L'employeur doit s'assurer que le ressortissant étranger est autorisé à travailler pour lui et suivre la date d'échéance du titre. Les recoupements sont : nom et date de naissance du titre contre la pièce d'identité et le diplôme; mention d'autorisation de travail contre la nature du contrat; date d'échéance contre la durée; photographie contre la personne. Une date de relance est posée avant l'échéance. La lecture d'un titre confirme son contenu et ses conditions. Elle ne remplace pas la vérification que le support est authentique, qui est une autre question.

Que se demandent candidats et gestionnaires?

Les questions récurrentes sont concrètes : quel modèle d'extrait demander, qui le paie, que faire si les noms diffèrent? Les candidats demandent si l'employeur peut exiger un extrait de tous. La réponse dépend de la proportionnalité avec la fonction. Les gestionnaires demandent comment faire commencer quelqu'un dont une pièce manque : pas d'intervention seule chez un bénéficiaire tant que les contrôles utiles au poste ne sont pas clos. Un changement de nom n'empêche pas l'embauche si la pièce de liaison figure au dossier.

Dans quel ordre faire les contrôles?

D'abord l'identité, puis le droit au travail, puis l'extrait et le diplôme, parce que tous les recoupements reposent sur le nom et la date de naissance établis en premier. Un ordre pratique :

1. Examiner la carte d'identité avec photo et reporter nom, prénoms, date et lieu de naissance au dossier.
2. Pour un ressortissant étranger, lire le titre (autorisation, durée) et poser une date de relance.
3. Confronter l'extrait à l'activité : modèle, date de délivrance, identité.
4. Recouper le diplôme avec le nom et le CV; pour un diplôme étranger, lire l'équivalence.
5. Regrouper les écarts ouverts dans une liste avec responsable et échéance, et lier la première intervention à leur fermeture.

Comment tenir le dossier?

Un dossier est contrôlable quand chaque recoupement porte un résultat, un nom et une date. Consignez pour chaque pièce le champ comparé, le résultat (concordant, écart expliqué, écart non levé) et la personne ayant clos le point. Les données judiciaires sont sensibles : limitez l'accès et ne conservez que ce que votre procédure justifie.

Quand les volumes montent, un outil de validation de dossier peut exécuter ces comparaisons. La solution ressources humaines de CheckFile compare noms, dates et champs d'expiration entre les pièces d'un dossier et signale les écarts à un gestionnaire. Elle ne décide pas de l'embauche et ne certifie pas l'authenticité d'un document. Voir aussi le guide de vérification par secteur, la page sécurité et les tarifs.

Questions fréquemment posées

Quel modèle d'extrait de casier judiciaire demander?

Cela dépend de l'activité. Le modèle 596.2 concerne une activité en rapport avec des mineurs. Vérifiez sur les pages officielles le modèle adapté à la fonction.

Où le candidat obtient-il l'extrait?

S'il est domicilié en Belgique, auprès de sa commune. S'il n'a ni domicile ni résidence en Belgique, auprès du Casier judiciaire central du SPF Justice.

Que faire si le nom du diplôme diffère de la carte d'identité?

Demandez la pièce de liaison, versez-la au dossier et confirmez le diplôme auprès de l'établissement. Un écart expliqué et consigné est acceptable.

Un extrait présenté prouve-t-il qu'il est authentique?

Non. Il reflète le contenu à sa date de délivrance. Recoupez l'identité et la date avec le reste du dossier et traitez l'authenticité comme une vérification distincte.