Embauche d'une préposée à domicile au Québec : contrôles

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication et décrivent le cadre québécois et fédéral applicable. Consultez un professionnel qualifié avant toute décision d'embauche.

Les contrôles à l'embauche d'une préposée ou d'un préposé à domicile au Québec ne consistent pas à rassembler une vérification policière, un diplôme et un permis de travail : ils consistent à recouper chaque pièce avec une autre pièce ou avec une source officielle. Au Québec, une question précède les autres : l'employeur a-t-il le droit de tenir compte des antécédents judiciaires, et dans quelles limites? Le dossier doit ensuite établir que c'est la même personne sur toutes les pièces, que la vérification correspond aux fonctions, que le diplôme lui appartient et qu'elle peut travailler pour la durée du contrat.

Que contrôler avant d'embaucher une préposée à domicile?

Quatre contrôles structurent le dossier : identité, antécédents judiciaires dans le cadre de la Charte, formation et droit de travailler, et leur valeur tient aux recoupements. La préposée intervient seule au domicile d'une personne aînée ou en perte d'autonomie. Un dossier qui paraît complet peut contenir une vérification obtenue pour un autre usage, une attestation à un nom antérieur sans pièce de liaison ou un permis de travail qui prend fin avant le contrat. Les sections suivantes organisent le dossier autour de ces comparaisons.

Tableau des recoupements : quel champ comparer à quoi?

Un dossier exploitable comporte au moins huit recoupements, chacun avec un résultat attendu et une action en cas d'écart.

Que permet la Charte québécoise en matière d'antécédents judiciaires?

L'article 18.2 de la Charte des droits et libertés de la personne interdit de congédier, refuser d'embaucher ou pénaliser une personne du seul fait qu'elle a été déclarée coupable d'une infraction pénale ou criminelle, si l'infraction n'a aucun lien avec l'emploi ou si la personne en a obtenu le pardon. Le texte se trouve sur LégisQuébec. La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse a publié un outil sur les antécédents judiciaires qui précise que l'employeur doit se demander si les antécédents ont une incidence réelle et concrète sur la capacité d'exercer les fonctions. La vérification se fait avec le consentement écrit du candidat, et la protection vise tout autant une personne condamnée qu'une personne accusée et présumée innocente.

La décision, pas seulement la demande, est donc encadrée. Les recoupements utiles sont : nom, date de naissance et lieu de naissance de la vérification contre la pièce d'identité; type de vérification contre les fonctions; date contre la politique. Le résultat reflète ce que la recherche a retourné à sa date. Il ne prouve pas que le document présenté est authentique et ne couvre pas les faits postérieurs. Pour les faux, voir la détection des faux casiers judiciaires.

Quand une vérification du secteur vulnérable est-elle possible?

La vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables est une vérification policière à laquelle s'ajoute la recherche de suspensions du casier pour infractions sexuelles, et elle n'est offerte que si le poste répond aux critères de la Loi sur le casier judiciaire. La page de la GRC sur les vérifications du secteur vulnérable précise que les policiers doivent juger la vérification justifiée pour le poste. Le service de police local confirme l'admissibilité sur présentation d'une lettre décrivant les fonctions. Les résultats sont souvent remis à la candidate, qui vous transmet le document : d'où l'importance de recouper identité, type et date.

Comment recouper le diplôme?

Un diplôme se vérifie en comparant l'établissement, le titulaire et les dates à l'identité et au parcours, puis en confirmant auprès de l'établissement quand le poste en dépend. Le diplôme d'études professionnelles en assistance à la personne à domicile est l'un des parcours de formation du domaine. Écarts fréquents :

• Le diplôme est au nom de naissance sans pièce de liaison au dossier.
• La date d'obtention est postérieure à l'expérience annoncée sur le CV.
• Le document est une attestation de présence, non un diplôme ou un relevé de notes.
• La formation obtenue à l'étranger n'a pas fait l'objet d'une évaluation comparative.

Aucun de ces écarts ne prouve une fraude. Chacun justifie une question et une trace écrite de la réponse. Pour le cadre général, voir la vérification des documents RH, diplômes et droit au travail.

Comment vérifier le droit de travailler au Canada?

L'employeur doit s'assurer qu'une ressortissante étrangère détient un permis de travail valide pour ce poste et suivre sa date de fin. Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada publie les règles sur les permis de travail, y compris les permis liés à un employeur et les permis ouverts. Les recoupements : nom et date de naissance du permis contre la pièce d'identité et le diplôme; employeur et conditions contre le poste; date de fin contre le contrat; photographie contre la personne. Un numéro d'assurance sociale qui commence par 9 est attribué aux résidents temporaires et comporte une date d'expiration liée à leur statut : comparez-la à celle du permis. La lecture du permis confirme son contenu et ses conditions, mais pas que le support est authentique.

Que se demandent les candidates et les gestionnaires?

Les questions récurrentes sont concrètes : l'employeur peut-il refuser à cause d'un antécédent, qui voit le résultat, que faire si les noms diffèrent? Les candidates demandent si un employeur peut les écarter pour un ancien dossier : seulement si le lien avec l'emploi est réel et concret, et si aucun pardon n'a été obtenu. Les gestionnaires demandent comment faire commencer quelqu'un dont le résultat est en attente : pas de visite sans supervision tant que les contrôles utiles au poste ne sont pas clos. Un changement de nom n'empêche pas l'embauche si la pièce de liaison est au dossier.

Dans quel ordre faire les contrôles?

D'abord l'identité, puis le droit de travailler, puis la vérification des antécédents et la formation, parce que tous les recoupements reposent sur le nom et la date de naissance établis en premier. Un ordre pratique :

1. Examiner la pièce d'identité avec photo et reporter nom, date et lieu de naissance au dossier.
2. Pour une ressortissante étrangère, lire le permis (employeur, conditions, date de fin) et poser une date de relance.
3. Obtenir le consentement écrit, puis confronter la vérification aux fonctions, au type et à la date.
4. Recouper le diplôme avec le nom et le CV; pour une formation étrangère, lire l'évaluation.
5. Regrouper les écarts ouverts dans une liste avec responsable et échéance, et lier la première visite à leur fermeture.

Comment tenir le dossier et protéger les renseignements?

Un dossier est contrôlable quand chaque recoupement porte un résultat, un nom et une date. Les renseignements sur les antécédents sont des renseignements personnels sensibles. La Commission d'accès à l'information du Québec publie de l'information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25 : ne recueillez que ce que le poste justifie, limitez l'accès et prévoyez un délai de destruction.

Quand les volumes montent, un outil de validation peut exécuter ces comparaisons. La solution ressources humaines de CheckFile compare noms, dates et champs d'expiration entre les pièces d'un dossier et signale les écarts à une personne réviseure. Elle ne décide pas de l'embauche et ne certifie pas l'authenticité d'un document. Voir aussi le guide de vérification par secteur, la page sécurité et les tarifs.

Questions fréquemment posées

Un employeur peut-il refuser une candidature à cause d'antécédents judiciaires?

Pas du seul fait des antécédents. Selon l'article 18.2 de la Charte, il faut un lien avec l'emploi, et la personne pardonnée est protégée. L'employeur évalue l'incidence réelle et concrète sur les fonctions.

Faut-il le consentement du candidat pour la vérification?

Oui, un consentement écrit. La demande doit rester limitée à ce que le poste justifie.

Que faire si le nom du diplôme diffère de la pièce d'identité?

Demandez la pièce de liaison, versez-la au dossier et confirmez le diplôme auprès de l'établissement. Un écart expliqué et consigné est acceptable.

Un permis de travail lu en entier prouve-t-il son authenticité?

Non. La lecture confirme le contenu et les conditions. Comparez la photographie et les renseignements à la personne et aux autres pièces.