Checklist d'embauche au Québec : NAS, TD1 et TP-1015.3-V

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication (29 septembre 2026). Consultez un professionnel qualifié pour toute décision relative à un dossier individuel.

Une checklist de nouvelle embauche liste les pièces que l'employeur réunit avant ou pendant la première semaine de travail : identité, droit de travailler au Canada, NAS, formulaires d'impôt, coordonnées bancaires et pièces propres au poste. Les collecter ne suffit pas : chaque pièce doit être valide à la date d'embauche et cohérente avec les autres. Ce guide présente la checklist québécoise, la logique de validation et les écarts avec la France, le Royaume-Uni, les États-Unis, l'Allemagne et l'Espagne.

Que doit contenir la checklist d'une nouvelle embauche au Québec ?

Un dossier d'embauche québécois repose sur cinq blocs : identité, autorisation de travailler, NAS, formulaires d'impôt (TD1 et TP-1015.3-V) et coordonnées bancaires, plus les pièces propres au poste. Le tableau suivant sert de base à adapter selon l'entreprise.

N'exigez que ce que le poste et la loi justifient. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, demande de ne recueillir que les renseignements nécessaires à l'objet déclaré. En règle générale, on conserve la preuve du contrôle (pièce vérifiée, date, nom de la personne qui a vérifié), pas la photocopie de la pièce.

NAS : quand le demander et que vérifier ?

L'employé doit fournir son NAS à l'employeur dans les trois jours suivant le début de son emploi, et l'employeur doit le demander dans ce délai. Selon la page de Service Canada sur le NAS, il sert aux déclarations de revenus d'emploi et aux régimes publics. L'employeur ne peut pas l'exiger d'un candidat avant l'embauche.

À la réception, vérifiez que le NAS compte neuf chiffres et que le nom est identique à celui du contrat. Un NAS qui commence par 9 est attribué à un résident temporaire : il est associé à une date d'expiration, à noter avec un rappel de renouvellement. Limitez l'accès au NAS à la paie et aux RH, et ne l'envoyez pas par courriel non chiffré.

TD1 et TP-1015.3-V : deux formulaires, deux administrations

Chaque nouvel employé remplit un formulaire fédéral TD1 et un formulaire québécois TP-1015.3-V pour que l'employeur calcule les retenues à la source. Le TD1 sert à l'impôt fédéral (Agence du revenu du Canada, ARC) et le TP-1015.3-V à Revenu Québec, formulaire décrit ici.

Côté employeur, l'inscription aux retenues doit exister avant la première paie : un compte de retenues auprès de l'ARC et une inscription à Revenu Québec. Vérifiez ces numéros de compte avant l'embauche.

Autorisation de travailler : citoyen, résident permanent ou permis de travail

Au Canada, l'employeur ne peut pas employer une personne qui n'est ni citoyenne, ni résidente permanente, ni autorisée à travailler. La Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) interdit d'employer un étranger sans autorisation.

Le contrôle se fait avant le premier jour :

1. Résident permanent : relever la carte et sa date d'expiration.
2. Permis de travail : lire les conditions. Un permis fermé nomme un employeur précis ; comparez employeur, poste, dates et nom avec le contrat.
3. Conserver la preuve du contrôle, datée, avec une revérification 60 jours avant la fin.

La carte RAMQ n'est pas exigée et ne se demande pas comme pièce d'identité : la loi limite son usage aux services de santé. Le permis de conduire ou le passeport suffisent.

Loi sur les normes du travail, Loi 25 et Charte de la langue française

Trois textes encadrent ce que l'employeur remet, recueille et conserve : la Loi sur les normes du travail, la Loi 25 et la Charte de la langue française.

• Normes du travail. La Loi sur les normes du travail fixe les conditions minimales (salaire, congés, avis) et l'obligation de remettre un bulletin de paie.
• Loi 25 et LPRPDE. Au Québec, la Loi 25 modernise la loi sur le secteur privé ; la LPRPDE fédérale s'applique aux entreprises de compétence fédérale. La Commission d'accès à l'information (CAI) supervise l'application côté québécois. Concrètement : désigner une personne responsable, informer l'employé de la finalité de la collecte, définir une durée de conservation et tenir un registre des incidents.
• Charte de la langue française. Les articles 41 et suivants exigent que les communications écrites à l'employé, les offres d'emploi et les documents de travail soient rédigés en français. Le texte de la Charte est en ligne. Remettez le contrat et les politiques en français.

Comment valider les documents au lieu de simplement les collecter ?

Valider un document consiste à faire trois contrôles : complétude, validité et cohérence croisée. La complétude vérifie que toutes les pages et tous les champs sont présents, la validité que dates et émetteur sont acceptables le jour de la prise de poste, la cohérence que le même nom et la même date de naissance apparaissent partout.

Le troisième contrôle cause la plupart des retards : le passeport indique « Tremblay-Nguyen », le spécimen de chèque « Tremblay ». Chaque écart appelle une décision humaine avant la première paie. Une étape de validation compare champs et dates et signale les écarts. Elle ne prouve pas l'authenticité d'un document : elle indique à la personne aux RH où regarder.

Notre plateforme prend en charge plus de 3 200 types de documents et l'extraction OCR dans 24 langues sur 32 juridictions, donc la même logique s'applique à un permis de travail canadien ou à une carte de séjour française.

France, Royaume-Uni, États-Unis, Allemagne, Espagne : les équivalences

Chaque pays impose une formalité différente avant ou juste après l'embauche, et c'est elle qui détermine les pièces à réunir.

Le NAS joue le rôle du NIR français. Contrairement à la DPAE ou à l'alta espagnole, le Québec n'exige pas de déclaration préalable à un organisme social.

Quelles erreurs font perdre le plus de temps aux RH ?

Les retards viennent surtout de permis qui expirent peu après l'embauche, de noms qui diffèrent d'un document à l'autre et de formulaires d'impôt manquants. Trois contrôles évitent l'essentiel :

1. Relever la date d'expiration de chaque permis et de chaque NAS commençant par 9, avec un rappel 60 jours avant.
2. Comparer le nom de la pièce d'identité avec le contrat, les formulaires TD1 et TP-1015.3-V et le compte bancaire avant de paramétrer la paie.
3. Pour un poste réglementé, contrôler le diplôme ou la carte de compétence auprès de l'émetteur, voir la vérification des documents RH, diplômes et droit du travail.

Pour l'embauche par agence, voir la vérification du dossier d'un intérimaire et le guide pilier par industrie. Voir aussi les tarifs et la sécurité.

Pour appliquer ces contrôles, partez de la solution CheckFile pour les équipes RH, qui compare champs, dates et registres entre les documents d'un dossier.

Questions fréquemment posées

Quels documents demander à une nouvelle recrue au Québec ?

Une pièce d'identité, la preuve du droit de travailler, le NAS, les formulaires TD1 et TP-1015.3-V, des coordonnées bancaires et, selon le poste, diplômes ou cartes de compétence.

Peut-on faire commencer un employé avant d'avoir son NAS ?

Oui, si le NAS est fourni dans les trois jours suivant le début de l'emploi. L'autorisation de travailler, elle, se vérifie avant le premier jour.

La carte RAMQ peut-elle servir de pièce d'identité ?

Elle n'est pas exigée et ne devrait pas être demandée. Son usage est limité par la loi aux services de santé. Préférez le permis de conduire ou le passeport.

Valider un document prouve-t-il qu'il est authentique ?

Non. La validation compare dates, formats et champs entre documents et avec des référentiels, puis signale les incohérences à un relecteur. Elle complète le contrôle légal sans le remplacer.