Expiration du permis de travail : suivi pour employeurs du Québec

Le suivi d'expiration au Québec consiste à vérifier, avant la fin du permis de travail ou du numéro d'assurance sociale (NAS) temporaire d'un travailleur étranger, que cette personne peut toujours travailler légalement pour vous. L'employeur qui garde un travailleur après l'échéance, sans preuve de statut maintenu ni nouveau permis, s'expose à des sanctions en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR), même si le permis était valide à l'embauche.

Cet article décrit le cadre fédéral et québécois à la date d'octobre 2026. Il porte sur ce qu'un contrôle compare : conditions du permis, dates et dossiers du NAS. Il ne prétend pas qu'un contrôle prouve l'authenticité d'un document.

Que doit vérifier l'employeur, et quand ?

L'employeur ne doit pas employer un étranger non autorisé à travailler, et cette obligation dure tant que la personne travaille pour lui. L'article 124 de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés crée l'infraction d'employer un étranger sans autorisation ou en dehors des conditions de son permis. Le Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés précise les règles.

Un NAS commençant par 9 est attribué aux résidents temporaires et comporte une date d'expiration liée au permis ; l'employeur doit obtenir le NAS à jour à son expiration (Service Canada, numéro d'assurance sociale). Suivez la date du NAS en parallèle de celle du permis, car elles peuvent différer.

Qu'est-ce que le statut maintenu et que change-t-il ?

Le statut maintenu permet au travailleur qui dépose une demande de prolongation avant l'expiration de son permis de continuer à travailler aux mêmes conditions pendant le traitement. Il découle du paragraphe 183(5) du Règlement et est expliqué par IRCC.

Pour l'employeur, l'enjeu est la preuve. IRCC n'offre pas d'outil de consultation aux employeurs : vous vous fiez à la preuve de dépôt remise par le travailleur, par exemple la confirmation de soumission. Conservez-en une copie datée. Si la demande est refusée, l'autorisation prend fin et le travail aussi, sauf si le travailleur rétablit son statut ou détient un autre permis.

Quelles particularités pour le Québec ?

Au Québec, la plupart des travailleurs étrangers temporaires employés par un employeur précis doivent détenir un certificat d'acceptation du Québec (CAQ), délivré par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. Le CAQ a sa propre date de fin, et une prolongation du permis fédéral peut exiger un CAQ renouvelé. Ajoutez donc cette date à votre suivi.

Le Québec impose aussi des règles de protection des renseignements personnels. Les données d'immigration sont des renseignements personnels régis par la Loi 25 et par la LPRPDE pour les employeurs de compétence fédérale. Limitez l'accès, indiquez la finalité et ne conservez que le nécessaire.

Comment organiser le suivi, étape par étape ?

Appliquez la même routine à tous les travailleurs qui ont une date de fin.

1. Consigner à l'embauche la date de fin du permis, du NAS et du CAQ, ainsi que les conditions.
2. Programmer des rappels à 120, 90 et 30 jours avant la plus rapprochée de ces dates.
3. Demander au travailleur le nouveau permis ou la preuve d'une demande de prolongation déposée à temps.
4. Comparer nom de l'employeur, titre du poste, lieu et date de fin du nouveau permis avec le poste actuel.
5. Obtenir le NAS à jour si la date du NAS est atteinte.
6. Conserver des copies datées et inscrire qui a fait la vérification.
7. Inscrire la prochaine échéance.

N'attendez pas que le travailleur se manifeste. Plusieurs ignorent que l'employeur porte le risque, et certains hésitent à signaler un délai de traitement.

Sanctions et conservation des dossiers

L'article 124 de la LIPR prévoit des amendes et, dans les cas graves, l'emprisonnement. L'Agence des services frontaliers du Canada et IRCC peuvent inspecter les employeurs. Les employeurs du Programme des travailleurs étrangers temporaires doivent conserver leurs dossiers pendant six ans et s'exposent à des sanctions administratives pécuniaires, à l'inadmissibilité et à l'inscription sur la liste des employeurs non conformes.

Vérifiez les montants à jour sur ces pages gouvernementales, car ils sont ajustés. Considérez la période de six ans comme un minimum de planification pour les travailleurs sous permis.

La vérification doit être la même pour tous les travailleurs : une application différente selon l'origine nationale contrevient à la Charte des droits et libertés de la personne du Québec.

Questions des RH et des agences de placement

« Le permis a expiré la semaine dernière, mais le travailleur dit avoir demandé une prolongation. Peut-il continuer ? » Seulement avec la preuve d'une demande déposée à temps et aux mêmes conditions. Une assurance verbale ne vous protège pas.

« Dois-je revérifier tout le monde chaque année ? » Non, mais chaque travailleur ayant une date de fin doit être suivi jusque-là. Les citoyens et résidents permanents n'ont pas besoin de suivi.

« Qui vérifie pour un placement par agence ? » L'agence, à titre d'employeur. Voir notre article sur la vérification des titres de séjour des intérimaires étrangers, rédigé pour la France.

Cohérence des pièces du dossier

Les problèmes viennent plus souvent d'incohérences que de falsifications : un nom écrit autrement sur le permis et le formulaire bancaire, une date de naissance inversée au relevé d'emploi, un numéro de client IRCC mal recopié. Notre plateforme compare un même champ (nom, date de naissance) sur l'ensemble des pièces du dossier, et le gestionnaire voit quel champ diffère.

Pour l'échéance, le contrôle signale les documents dont la date de fin tombe dans une fenêtre choisie, ce qui construit la liste de suivi automatiquement. Les obligations plus larges figurent dans le guide de la vérification du droit de travail, et le guide pilier sur les industries place ce contrôle en contexte.

Liste de contrôle du suivi

• Une date de fin par travailleur, tirée du permis
• Dates du NAS et du CAQ suivies séparément
• Rappels à 120, 90 et 30 jours
• Preuve de dépôt à temps conservée avec la date
• Conditions comparées au poste actuel
• Dossiers conservés au moins six ans pour les travailleurs sous permis

Les agences et services RH qui suivent de nombreux travailleurs temporaires peuvent utiliser la solution CheckFile pour l'intérim et le recrutement, qui valide en une passe la complétude, les dates d'expiration et la cohérence entre pièces. La page sécurité détaille le traitement des données et les tarifs présentent les formules de volume.

Cet article est une information générale, pas un avis juridique. Les règles évoluent ; vérifiez-les auprès d'IRCC, du MIFI ou d'un conseiller. Relu par l'équipe éditoriale CheckFile, le 12 octobre 2026.

Questions fréquemment posées

Un travailleur peut-il continuer pendant le traitement de sa prolongation ?

Oui, si la demande a été déposée avant l'expiration et qu'il a le statut maintenu, aux mêmes conditions. Conservez la preuve de dépôt.

Que faire si le NAS expire ?

Demandez au travailleur un NAS à jour et un permis valide. Un NAS commençant par 9 reflète un statut temporaire et une date d'expiration.

Combien de temps conserver les dossiers de permis ?

Six ans pour les employeurs du Programme des travailleurs étrangers temporaires. Servez-vous-en comme minimum de planification.

Le CAQ doit-il aussi être suivi ?

Oui pour la plupart des travailleurs étrangers temporaires au Québec. Il a sa propre date de fin, à ajouter au suivi.

Que se passe-t-il si le permis est refusé ?

L'autorisation prend fin et l'employeur doit cesser le travail, sauf si le travailleur détient un autre permis valide.