Vérification du visa de travail pour employeurs au Canada : guide 2026

La vérification du permis de travail est une obligation légale pour tout employeur au Canada qui embauche un travailleur étranger qui n'est ni citoyen canadien ni résident permanent. La Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR, L.C. 2001, ch. 27) établit le cadre juridique des autorisations de travail, et les employeurs qui emploient sciemment des travailleurs non autorisés s'exposent à des amendes pouvant atteindre 50 000 $ par infraction en vertu des articles 124 et 125 de la LIPR. Au Québec, des exigences supplémentaires s'appliquent — notamment le Certificat d'acceptation du Québec (CAQ) et les obligations prévues par la Loi 25 en matière de protection des renseignements personnels.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, en droit de l'immigration ou en ressources humaines. Les références légales sont exactes à la date de publication. Consultez un avocat spécialisé en droit de l'immigration ou un consultant réglementé pour toute situation spécifique.

Quelle est l'obligation légale de vérification du permis de travail au Canada ?

L'obligation de vérifier l'autorisation de travail des travailleurs étrangers découle de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) et de son règlement d'application, le Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés (RIPR, DORS/2002-227).

En vertu de l'article 124(1)(c) de la LIPR, il est interdit d'embaucher un étranger qui n'est pas autorisé à travailler au Canada ou de l'employer dans une fonction non conforme aux conditions de son permis de travail, sous peine d'une amende maximale de 50 000 $ et/ou d'un emprisonnement maximal de deux ans. Cette obligation s'applique à tous les employeurs, quelle que soit la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité.

Les citoyens canadiens et les résidents permanents titulaires d'une carte de résident permanent valide détiennent une autorisation de travail sans restriction et ne nécessitent pas de vérification d'un permis.

L'EIMT et le Programme des travailleurs étrangers temporaires

L'Étude d'impact sur le marché du travail (EIMT) est le mécanisme principal par lequel la plupart des employeurs cherchant à embaucher des travailleurs étrangers temporaires dans le cadre du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) doivent démontrer qu'aucun travailleur canadien n'est disponible pour le poste.

L'EIMT est émise par Emploi et Développement social Canada (EDSC) / Service Canada et doit être obtenue avant que le travailleur étranger fasse une demande de permis de travail ; l'employeur doit conserver les documents liés à l'EIMT et le permis de travail correspondant pendant six ans après la fin de l'emploi. Une EIMT positive confirme que l'embauche du travailleur étranger aura un effet neutre ou positif sur le marché du travail canadien.

L'EIMT n'est pas requise pour les travailleurs entrant dans le cadre du Programme de mobilité internationale (PMI), qui comprend les professionnels relevant de l'ACEUM, les travailleurs en détachement intra-société, les titulaires d'un permis de travail post-diplôme et les travailleurs couverts par des accords internationaux.

Le Certificat d'acceptation du Québec (CAQ)

Le Québec constitue un cas particulier au sein du système fédéral canadien en matière d'immigration des travailleurs temporaires.

Les travailleurs temporaires étrangers qui souhaitent travailler au Québec doivent, en plus du permis de travail fédéral délivré par IRCC, obtenir un Certificat d'acceptation du Québec (CAQ) auprès du Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI). L'employeur québécois doit demander le CAQ avant que le travailleur ne fasse sa demande de permis de travail à IRCC. Sans CAQ valide, le permis de travail fédéral ne peut pas être délivré pour un poste au Québec, à quelques exceptions près.

Les exceptions au CAQ incluent notamment les travailleurs couverts par des accords de réciprocité (par exemple, les professionnels de l'ACEUM/TN en échange d'une durée inférieure à 30 jours dans certains cas) et certains travailleurs en mobilité intra-société.

L'employeur doit conserver une copie du CAQ du travailleur avec le dossier de vérification du permis de travail, car la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) peut en exiger la présentation lors d'une inspection.

Quels documents confirment l'autorisation de travail au Canada ?

Le permis de travail canadien est le document principal établissant l'autorisation d'un étranger à travailler.

Le permis de travail précise s'il est ouvert (aucune restriction d'employeur) ou fermé (lié à un employeur précis, à une profession et/ou à un lieu) ; un employeur qui engage un titulaire de permis fermé pour un poste différent de celui spécifié sur le permis enfreint la LIPR, même avec le consentement du travailleur. Le permis doit être vérifié dans le contexte du poste réellement offert.

Documents clés par catégorie de travailleur :

• Permis de travail fermé (EIMT) : document papier ou numérique émis par IRCC ; indique le nom de l'employeur, l'emplacement, le titre du poste (code CNP) et la date d'expiration. Vérifier les quatre éléments.
• Permis de travail ouvert : délivré aux titulaires du PGWP (Permis de travail postdiplôme), aux conjoints de travailleurs qualifiés, aux réfugiés et à d'autres catégories ; aucune restriction d'employeur. Vérifier la date d'expiration.
• Carte de résident permanent : confirme l'autorisation de travail sans restriction au Canada ; vérifier la date d'expiration de la carte (tous les cinq ans).
• Numéro d'assurance sociale (NAS) : requis pour la paie et la déclaration à l'ARC/Revenu Québec ; les NAS commençant par « 9 » indiquent un résident temporaire — vérifier l'expiration du permis de travail associé dans les données de paie.
• CAQ (pour le Québec) : document provincial québécois, vérifier la validité et la concordance avec le poste offert.

Notre analyse interne de plus de 65 000 vérifications de documents RH traitées via CheckFile montre que 6,1 % présentaient des anomalies détectées lors de la vérification automatisée — notamment des NAS commençant par « 9 » dont le permis de travail sous-jacent était expiré.

Quelles sont les sanctions pour emploi d'un travailleur sans permis valide ?

En vertu de l'article 125(1) de la LIPR, les employeurs reconnus coupables d'avoir sciemment employé un étranger non autorisé sont passibles, par voie sommaire, d'une amende maximale de 50 000 $ et/ou d'un emprisonnement maximal de deux ans. La mise en accusation peut entraîner des peines nettement plus lourdes. L'ASFC (Agence des services frontaliers du Canada) et IRCC effectuent des examens de conformité des employeurs qui peuvent entraîner des interdictions d'embaucher des travailleurs étrangers temporaires pendant deux ans.

Autres conséquences :

• Liste noire des employeurs : EDSC publie les noms des employeurs dont la non-conformité a été établie à canada.ca/employeurs-non-conformes.
• Sanctions de Revenu Québec et de l'ARC : les relevés de paie incohérents avec les conditions du permis de travail peuvent déclencher des vérifications fiscales.
• Obligations provinciales : la CNESST et les équivalents provinciaux peuvent imposer des pénalités distinctes en vertu de la législation sur les normes d'emploi en cas de mauvais traitement des travailleurs temporaires étrangers.

Loi 25 et protection des renseignements personnels au Québec

Les employeurs québécois sont soumis à des exigences supplémentaires en matière de protection des données depuis l'entrée en vigueur de la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., ch. P-39.1), dont les principales dispositions sont en vigueur depuis septembre 2023.

La Loi 25 exige que les entreprises québécoises désignent un responsable de la protection des renseignements personnels, publient une politique de confidentialité, conduisent des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour les projets impliquant des renseignements personnels sensibles, et notifient la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) en cas d'incident de confidentialité. Les données de permis de travail et d'immigration constituent des renseignements personnels sensibles au sens de la Loi 25.

Bonnes pratiques :

• Enregistrer uniquement les éléments nécessaires : type de permis, numéro, date d'expiration, conditions et résultat de la vérification.
• Stocker les dossiers dans un système sécurisé avec accès restreint.
• Définir une durée de conservation (généralement la durée de l'emploi plus cinq à sept ans) et mettre en place une suppression automatique des données.
• Informer le travailleur de la finalité du traitement de ses renseignements migratoires lors de l'embauche.

Comment automatiser la vérification des permis de travail ?

CheckFile traite plus de 3 200 types de documents — y compris les permis de travail canadiens, les CAQ et les cartes de résident permanent — avec une précision OCR de 98,7 %. La vérification automatisée réduit de 83 % le temps de traitement par candidat comparativement au processus manuel.

Pour plus d'informations sur la gestion documentaire en RH, consultez notre guide sur la vérification des documents RH et diplômes et notre article sur le guide de conformité sur le droit au travail.

La plateforme CheckFile s'intègre aux systèmes SIRH pour automatiser le suivi des dates d'expiration et générer des rapports d'audit prêts pour les inspections d'IRCC et de la CNESST.

Questions fréquemment posées

Tout employeur au Canada doit-il vérifier les permis de travail ?

Oui, pour toutes les embauches de travailleurs étrangers qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents. L'obligation s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise, la province ou le secteur d'activité, y compris pour les postes à temps partiel, occasionnels ou contractuels.

Un travailleur peut-il commencer à travailler pendant que son permis est en cours de renouvellement ?

Oui, sous conditions. Si le travailleur a présenté une demande de renouvellement avant l'expiration de son permis actuel, son statut est maintenu en vertu de l'article 186(u) de la LIPR pendant que la demande est en traitement, à condition de continuer à exercer la même activité pour le même employeur. Sans ce statut maintenu, le travailleur ne peut pas travailler.

Qu'est-ce que le CAQ et est-il obligatoire pour tous les postes au Québec ?

Le Certificat d'acceptation du Québec (CAQ) est un document provincial délivré par le MIFI, obligatoire pour la plupart des travailleurs temporaires étrangers qui souhaitent travailler au Québec. Il est distinct du permis de travail fédéral et doit être obtenu avant la demande de permis à IRCC. Certaines catégories en sont exemptées (mobilité intra-société à court terme, certains professionnels ACEUM).

La Loi 25 s'applique-t-elle aux entreprises hors Québec qui emploient des travailleurs au Québec ?

Oui. La Loi 25 s'applique à toute entreprise qui collecte, utilise ou communique des renseignements personnels concernant des résidents québécois, même si le siège social est situé hors du Québec. Les entreprises pancanad ayant des employés au Québec doivent respecter les exigences de la Loi 25 pour ces employés.

Le NAS commençant par « 9 » signifie-t-il toujours un travailleur temporaire ?

Oui. Un NAS commençant par « 9 » est attribué aux résidents temporaires. Cela signifie que le travailleur n'a pas la citoyenneté ni la résidence permanente et que son autorisation de travail a une date d'expiration. L'employeur doit impérativement surveiller cette date et vérifier le permis sous-jacent pour éviter une situation d'emploi irrégulier.

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