Contrôles à l'embauche d'une aide à domicile : le guide

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication et concernent la France. Consultez un professionnel qualifié avant toute décision de recrutement.

Les contrôles à l'embauche d'une aide à domicile ne se limitent pas à collecter un casier, un diplôme et un titre de séjour : ils consistent à recouper chaque pièce avec une autre pièce ou avec un registre officiel. Le dossier doit répondre à quatre questions. La personne est-elle bien celle que désignent tous les documents ? Son casier a-t-il été présenté dans le cadre prévu ? Son diplôme lui appartient-il ? A-t-elle le droit de travailler pour la durée du contrat ? Ce guide indique quel champ de quel document est comparé à quoi, à quoi ressemble un écart et ce que fait le gestionnaire ensuite.

Que contrôler avant d'embaucher une aide à domicile ?

Quatre contrôles structurent le dossier : identité, antécédents judiciaires, qualification et droit au travail, et leur valeur tient aux recoupements entre eux. Une aide à domicile intervient seule chez une personne âgée ou en situation de handicap, souvent sans encadrant à proximité. Un dossier « complet » peut malgré tout contenir un diplôme au nom de jeune fille sans pièce de liaison, un titre de séjour qui expire dans six semaines ou un extrait de casier daté de plusieurs mois. Les sections suivantes organisent le dossier autour de ces comparaisons.

Le tableau des recoupements : quel champ comparer à quoi ?

Un dossier exploitable comporte au moins huit recoupements, chacun avec un résultat attendu et une action en cas d'écart. Ce tableau est le cœur de la méthode.

Comment traiter le bulletin n° 3 du casier judiciaire ?

Le bulletin n° 3 ne peut être obtenu que par l'intéressé lui-même, et l'employeur peut seulement demander à le consulter, pas le conserver. Le candidat le demande en ligne ; l'employeur le regarde et note le résultat dans le dossier, sans en garder de copie. La demande doit rester liée à la nature du poste : un recruteur ne peut pas réclamer systématiquement un extrait à tous ses candidats. Le service public d'information juridique justice.fr propose une fiche sur la vérification de l'authenticité d'un extrait, ce qui rappelle que l'extrait présenté sur papier ou en PDF n'est pas à lui seul une preuve.

Ce que le bulletin n° 3 prouve est limité : il reflète, à sa date d'émission, les condamnations qui y sont mentionnées. Il ne dit rien des procédures en cours ni des faits postérieurs. Les recoupements utiles sont ceux de l'identité (nom, prénoms, date et lieu de naissance contre la pièce d'identité) et de la date (extrait récent par rapport à la prise de poste). Pour les faux, voir la détection des faux casiers judiciaires.

L'attestation d'honorabilité s'applique-t-elle à ce poste ?

L'attestation d'honorabilité est un document qui garantit que le professionnel n'a pas de condamnation lui interdisant d'exercer auprès de mineurs, et l'employeur doit en vérifier l'authenticité sur le site officiel. Selon le site honorabilite.social.gouv.fr, elle concerne la petite enfance, la protection de l'enfance, l'adoption et l'enfance handicapée, notamment les professionnels des établissements et services médico-sociaux accompagnant des enfants. Le site renvoie les employeurs vers une page dédiée pour vérifier une attestation.

Pour une aide à domicile qui intervient auprès d'adultes uniquement, le périmètre de l'attestation doit être confirmé sur ce site avant de l'exiger : cet article ne l'affirme pas. En revanche, dès que l'aide intervient auprès d'enfants en situation de handicap, la question se pose. Le recoupement à faire est simple : le nom et la fonction sur l'attestation contre l'identité de l'agent et le poste visé. Une consultation sur le site officiel confirme que l'attestation existe et correspond à la personne ; elle ne remplace pas le reste du dossier.

Comment recouper le diplôme (DEAES et autres) ?

Un diplôme se vérifie en comparant l'intitulé, le nom du titulaire et les dates à l'identité et au parcours, puis en interrogeant l'organisme qui l'a délivré quand le poste en dépend. Le diplôme d'État d'accompagnant éducatif et social (DEAES) est l'un des titres rencontrés dans ce secteur. Les écarts fréquents :

• le nom sur le diplôme est un nom de naissance sans pièce de liaison dans le dossier ;
• la date d'obtention est postérieure à l'expérience annoncée sur le CV ;
• l'intitulé ne correspond à aucun titre existant ou à une version ancienne du diplôme ;
• l'attestation fournie est une attestation de suivi de formation, pas un diplôme.

Aucun de ces écarts ne prouve une fraude. Chacun justifie une question et une trace écrite de la réponse. Pour le cadre général, consultez notre article sur la vérification des documents RH, diplômes et droit au travail.

Comment vérifier le droit au travail d'un candidat étranger ?

L'employeur ne peut pas embaucher un étranger sans titre l'autorisant à travailler en France et doit contrôler ce titre. L'article L. 8251-1 du Code du travail pose l'interdiction. Les recoupements sont : nom et date de naissance du titre contre la pièce d'identité et le diplôme ; mention de l'autorisation de travail contre la nature du contrat ; date de fin de validité contre la durée prévue ; photographie contre la personne. Une date de relance est posée avant l'expiration, car un contrat qui se poursuit sur un titre expiré expose l'employeur.

Ce que se demandent les candidats et les gestionnaires

Les questions récurrentes des forums sont concrètes : l'employeur peut-il garder mon casier, le diplôme étranger est-il reconnu, que faire si deux pièces ne concordent pas ? Les candidats demandent souvent si l'employeur a le droit de photocopier leur bulletin n° 3 : la pratique attendue est la consultation sans conservation. Les gestionnaires de services d'aide à domicile demandent comment faire commencer quelqu'un dont un document manque : la réponse prudente est de ne pas faire intervenir seul chez un bénéficiaire tant que les contrôles utiles au poste ne sont pas clos. Les candidats se demandent aussi si un changement de nom bloque l'embauche : non, à condition de fournir la pièce de liaison.

Comment tenir et conserver le dossier ?

Un dossier est contrôlable quand chaque recoupement porte un résultat, un nom et une date. Consignez pour chaque pièce : champ comparé, résultat (concordant, écart expliqué, écart non levé) et personne ayant clos le point. Les données judiciaires sont sensibles : limitez l'accès et ne conservez que ce que votre procédure justifie.

Quand les volumes montent, un outil de validation de dossier peut exécuter ces comparaisons. La solution ressources humaines de CheckFile compare noms, dates et champs d'expiration entre les pièces d'un dossier et signale les écarts à un gestionnaire. Elle ne décide pas de l'embauche et ne certifie pas l'authenticité d'un document. Voir aussi le guide de vérification par secteur, la page sécurité et les tarifs.

Questions fréquemment posées

L'employeur peut-il conserver une copie du bulletin n° 3 ?

Non. Il peut demander au candidat de le présenter, le consulter et noter le résultat, sans en garder de copie. La demande doit rester liée à la nature du poste.

L'attestation d'honorabilité est-elle obligatoire pour une aide à domicile ?

Elle concerne les secteurs listés sur honorabilite.social.gouv.fr, dont l'enfance handicapée. Pour un poste auprès d'adultes uniquement, confirmez le périmètre sur le site officiel avant de l'exiger.

Que faire si le nom du diplôme diffère de la pièce d'identité ?

Demandez la pièce de liaison, comme un acte de mariage, versez-la au dossier puis confirmez le diplôme auprès de l'organisme certificateur. Un écart expliqué et tracé est acceptable.

Un extrait de casier présenté suffit-il à prouver qu'il est authentique ?

Non. Il reflète le contenu à sa date d'émission. Recoupez l'identité et la date avec le reste du dossier, et utilisez la procédure officielle de vérification d'authenticité en cas de doute.