Inspección del trabajo: cruces del expediente del trabajador

En México, el expediente de un trabajador que presta servicios a través de un tercero resiste una inspección laboral cuando los mismos datos (nombre, CURP, RFC, fecha de inicio, puesto, patrón, fin de la autorización de trabajo, horas) coinciden entre el contrato individual, el contrato de servicios con la empresa contratante, el alta ante el IMSS, los recibos de nómina (CFDI), los registros de asistencia y la factura. El inspector pocas veces cuestiona un papel aislado que falta; pregunta por qué dos registros se contradicen, y el expediente responde o no. Este artículo explica qué se cruza, cómo se ve una discrepancia y qué hace después quien revisa.

Los mecanismos citados son mexicanos. Confirme cada plazo y obligación en los textos legales y sitios oficiales antes de incorporarlos a su procedimiento.

Quién inspecciona y qué marco aplica

La inspección del trabajo federal depende de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), y las entidades federativas tienen autoridades laborales propias para las empresas de su competencia. Desde la reforma en materia de subcontratación de abril de 2021, la subcontratación de personal está prohibida y solo se permite la prestación de servicios especializados u obras especializadas por proveedores registrados en el REPSE, el registro de la STPS (STPS, REPSE). Lea la Ley Federal del Trabajo vigente en el Diario Oficial de la Federación y el propio portal del registro para el alcance exacto y los plazos; aquí no los damos por supuestos.

Esto cambia el objeto del cruce. En México, además de comparar al trabajador con sus papeles, se compara el contrato de servicios y el número de registro del proveedor con el servicio que realmente se presta. Un trabajador que cumple funciones de la actividad principal de la contratante es una discrepancia que ningún papel individual resuelve.

Los seis cruces que más pesan

Seis comparaciones cubren la mayor parte de lo que se puede defender ante un inspector. Cada una enfrenta un campo de un documento con un campo de otro documento o registro.

Qué se compara entre el contrato de servicios y el registro REPSE

Se compara el objeto del servicio descrito en el contrato con la actividad registrada del proveedor, y la razón social y el RFC del contrato con los del CFDI y los del registro. El REPSE confirma que un proveedor está inscrito para ciertos servicios; no confirma que el servicio efectivamente prestado corresponda a ellos, ni que los trabajadores estén bien dados de alta.

Discrepancias frecuentes:

• un contrato cuyo objeto es genérico («apoyo operativo») frente a un registro que lista actividades específicas;
• un CFDI emitido por una razón social distinta de la que firma el contrato;
• trabajadores que reciben instrucciones directas de la contratante en tareas que no figuran en el servicio contratado.

Siguiente paso: pedir al proveedor el comprobante de registro vigente, comparar su número y actividades con el contrato y dejar constancia fechada de la revisión. Para la contratante, una discrepancia no resuelta es una cuestión para asesoría jurídica, no para corregir con una nota.

Cómo cruzar el alta en el IMSS con la fecha de inicio

Se compara la fecha de inicio del contrato con la fecha del alta del trabajador ante el IMSS, que corresponde al patrón. Los plazos de aviso de alta están en la Ley del Seguro Social y deben consultarse en su texto vigente; no los reproducimos de memoria. El comprobante muestra que existe un alta registrada con ciertos datos en una fecha. No demuestra que la autorización de trabajo sea válida ni que el puesto declarado sea el real.

Un segundo punto de comparación es el CFDI de nómina: nombre, RFC y CURP del recibo deben coincidir con los del alta y con el INE. Una persona con recibos pero sin alta, o con alta pero sin recibos, es exactamente la discrepancia que dispara preguntas.

Cómo cruzar la autorización de trabajo con la duración del servicio

Para extranjeros, se compara la fecha de fin de la tarjeta de residente temporal o del permiso con la fecha de término del servicio, prórrogas incluidas. Un documento válido el día de la firma que vence a mitad del servicio es la discrepancia más cara, y se detecta con una resta de fechas.

El control tiene tres puntos: la identidad del documento frente al pasaporte, el tipo de condición de estancia frente a la actividad subordinada prevista y la fecha de fin frente al calendario. Una consulta oficial confirma que existe un registro; no certifica que el documento presentado sea auténtico. Para más detalle, vea la verificación de permisos de trabajo de trabajadores temporales extranjeros.

Contrato individual y contrato de servicios: que digan lo mismo

Los dos documentos deben describir el mismo trabajo: misma persona, mismo puesto, mismas fechas, mismo lugar. Si el contrato de servicios habla de montacargas y el contrato individual de auxiliar general, el inspector ve una incoherencia aunque ambos estén firmados.

Qué leer en paralelo:

1. Nombre y CURP en el INE y en ambos contratos.
2. Periodo del servicio frente a los días de presencia real.
3. Descripción del puesto frente al trabajo observado; un operador sin constancia de capacitación es un hueco aunque cada papel sea válido por separado.
4. Patrón: la empresa que firma es la que factura y emite el recibo de nómina.

Para la lógica del primer día, vea la verificación de documentos del trabajador temporal antes de la primera misión.

Qué preguntan los responsables en los foros

Las dudas que se repiten en foros de recursos humanos son prácticas. Las resumimos sin citar a nadie.

«El proveedor dice que ya dio de alta al trabajador. ¿Tengo que revisar algo?» Sí, lo que usted genera: asistencia, horas y puesto. Pida el comprobante y compare nombre, CURP y fecha con sus registros.

«¿Basta con que el proveedor esté en el REPSE?» Confirma el registro, no que el servicio contratado coincida con lo que se hace en planta. Compare objeto, actividades y funciones reales.

«¿Sirve una foto del INE en el celular?» Deja constancia de lo que se mostró. Si basta depende de la norma aplicable y de la finalidad.

Qué hacer cuando dos documentos no coinciden

Una discrepancia es primero una pregunta. Tres desenlaces cubren casi todos los casos.

• Error material: dígitos cambiados, formato de fecha. Se corrige con comprobante y se anota quién y cuándo.
• Cobertura ausente: autorización vencida, alta tardía, puesto que no corresponde. Se suspende el trabajo afectado hasta resolver.
• Sin explicar: patrón o identidad incoherentes, horas irreconciliables. Detener, registrar lo observado, avisar al contacto de cumplimiento del proveedor y pedir asesoría antes de seguir pagando.

Conserve el rastro: qué campo, comparado con qué, por quién, cuándo y con qué decisión. Un expediente fechado responde a la pregunta del inspector; el recuerdo no.

Dónde ayuda la automatización y dónde se detiene

Leer seis campos en cinco documentos para cuarenta trabajadores un lunes por la mañana es donde se cuelan los errores. Una herramienta de validación documental extrae nombres, fechas, CURP, RFC y patrones, los compara entre documentos y señala las filas que no concuerdan. Compara datos; no establece que un documento sea auténtico, y la decisión sigue siendo humana.

La solución de CheckFile para trabajo temporal y reclutamiento se basa en esos cruces. Para una visión general, consulte la guía de verificación sectorial; sobre el tratamiento de datos, la página de seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos compara primero un inspector?

Normalmente el contrato de servicios, los registros de asistencia, el alta ante el IMSS y la factura, porque contienen las mismas personas, días y horas.

¿El REPSE prueba que el servicio es legítimo?

No. Confirma que el proveedor está inscrito para ciertos servicios. No dice que lo que se hace en el centro de trabajo corresponda a ellos.

¿Quién conserva qué documentos?

Cada parte conserva los de su ámbito: el proveedor, como patrón, el expediente laboral; la contratante, el contrato de servicios, los accesos y las horas. El contrato debería prever cómo accede usted a lo que custodia el proveedor.

¿Cada cuánto repetir los cruces?

En cada prórroga y antes de la primera fecha entre el vencimiento de la autorización y el fin del servicio.

¿Qué hacer si la factura y el registro de horas no cuadran?

Retener la línea en disputa, pedir los datos de origen, compararlos con el control de accesos y dejar constancia de la resolución.