Checklist d'onboarding fournisseur au Québec : croiser l'identité entre REQ, chèque et assurance

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication (1er octobre 2026). Vérifiez les règles en vigueur auprès d'un professionnel qualifié avant de les appliquer à un dossier fournisseur précis.

Une checklist d'onboarding fournisseur recense les pièces qu'un acheteur collecte avant de créer un nouveau fournisseur dans l'outil de paiement : état de renseignements du Registraire des entreprises du Québec (REQ), numéros de taxes, spécimen de chèque, attestation d'assurance et preuves de conformité propres au secteur. Collecter ces documents est la partie facile. Le contrôle qui évite les mauvais paiements consiste à vérifier que le nom de la compagnie, le NEQ, l'adresse et le signataire racontent la même histoire sur chaque pièce. Ce guide donne la liste des documents pour le Québec, une matrice de recoupement et les points de vigilance.

Quels documents faut-il dans une checklist d'onboarding fournisseur au Québec ?

Une checklist utile comporte six blocs : existence juridique, situation fiscale, coordonnées bancaires, assurance, attestations de conformité et conditions signées. Le tableau ci-dessous sert de base.

Demandez le minimum que votre risque justifie. Un achat ponctuel de 500 $ ne demande pas le même dossier qu'une sous-traitance de trois ans. Segmenter par montant et par risque garde le dossier proportionné. Pour construire ces segments, appuyez-vous sur notre guide Know Your Supplier : vérification des fournisseurs.

Comment croiser l'identité entre le REQ, le chèque et l'attestation d'assurance ?

Le croisement consiste à comparer les mêmes champs (nom, NEQ, adresse, signataire, dates) sur chaque document et à consigner chaque écart avec une décision. Un dossier est cohérent quand l'état de renseignements du REQ fait foi et que toutes les autres pièces y renvoient.

Trois écarts reviennent : un compte bancaire qui appartient à une autre personne ou compagnie (schéma typique des détournements de paiement), une assurance au nom du groupe ou d'un ancien nom, et un état de renseignements ancien qui masque un changement d'administrateur ou une radiation. Aucun ne prouve une fraude, mais chacun exige qu'une personne identifiée tranche avant le premier paiement.

Un outil de validation automatise la comparaison, pas le jugement. Notre plateforme prend en charge plus de 3 200 types de documents et l'extraction OCR dans 24 langues sur 32 juridictions : la même matrice s'applique à un état de renseignements du REQ, à un extrait du Companies House britannique ou à un Kbis français. Les contrôles comparent des champs, des dates et des registres; ils ne prouvent pas qu'un document est authentique.

Comment vérifier l'état de renseignements du REQ et le NEQ ?

L'état de renseignements se vérifie auprès du registre public qui l'a produit, et pas uniquement sur le PDF envoyé par le fournisseur. Consultez vous-même la fiche de l'entreprise et comparez-la avec la copie reçue.

• Registraire des entreprises du Québec. Le registre des entreprises du Québec permet de rechercher une entreprise par nom ou par NEQ et d'obtenir gratuitement son état de renseignements : nom, forme juridique, statut, adresse du domicile, administrateurs, dirigeants et activités déclarées. Le NEQ compte 10 chiffres.
• Corporations Canada. Pour une société constituée en vertu de la loi fédérale, le profil de la société est consultable sur le site de Corporations Canada. Si elle exerce au Québec, comparez avec sa fiche du REQ.

Voyez aussi notre article sur la vérification d'un extrait d'immatriculation et celui sur les faux extraits Kbis.

Vérifiez les numéros de TPS et de TVQ séparément. Un fournisseur inscrit possède un numéro de TPS (neuf chiffres suivis de RT0001) et un numéro de TVQ (dix chiffres suivis de TQ0001). Revenu Québec offre un service de validation qui indique si l'inscription est active. L'Agence du revenu du Canada propose un registre équivalent pour la TPS/TVH. Un numéro valide associé à un nom différent de celui du REQ justifie un appel au fournisseur.

Comment valider les coordonnées bancaires d'un fournisseur ?

Les coordonnées bancaires se valident en vérifiant que le titulaire du compte correspond au nom légal du REQ, à partir d'un document émis par l'institution financière et non d'un simple courriel. Un spécimen de chèque, une lettre de confirmation de la banque ou un en-tête de relevé récent conviennent. Une capture d'écran d'une page de services bancaires en ligne ne convient pas.

Au Canada, le compte se désigne par trois éléments : le numéro de transit (cinq chiffres, qui identifie la succursale), le numéro d'institution (trois chiffres) et le numéro de compte (généralement de sept à douze chiffres). Les normes de paiement sont tenues par Paiements Canada. Contrôlez que ces numéros sont complets et cohérents avec l'institution. Votre propre comparaison du nom au moment de l'onboarding est la principale barrière, et elle laisse une piste d'audit.

Le Centre antifraude du Canada décrit les stratagèmes les plus courants, dont la fausse demande de changement de coordonnées bancaires présentée comme venant d'un fournisseur connu. Traitez tout changement de coordonnées bancaires comme un nouvel onboarding : rappelez le fournisseur sur un numéro (téléphone ou cellulaire) déjà présent dans votre dossier, jamais sur celui de la demande.

Que doit montrer l'attestation d'assurance ?

Une attestation d'assurance valide nomme la même entité juridique que le REQ et précise l'assureur, la nature de la garantie, les limites et une période qui couvre les dates du contrat. Contrôlez dans l'ordre : le nom de l'assuré, la période de validité, la limite par sinistre et les activités assurées. Une assurance responsabilité civile générale n'est pas une assurance responsabilité professionnelle.

Demandez l'attestation ou les conditions particulières, pas une synthèse du courtier, et faites confirmer la garantie par l'assureur au-delà de votre seuil de risque. Le Bureau d'assurance du Canada publie des ressources générales sur les polices. Demandez le renouvellement 30 jours avant l'échéance. Voyez aussi la fausse attestation d'assurance.

Quelles attestations propres au Québec ajouter au dossier ?

Au Québec, plusieurs attestations s'ajoutent selon le secteur et la nature du contrat; leur caractère obligatoire dépend du contrat, de la loi applicable et du statut du donneur d'ouvrage.

• Attestation de Revenu Québec. Dans le cadre des contrats publics, un organisme public peut devoir exiger du contractant une attestation de Revenu Québec qui confirme qu'il a produit les déclarations requises et acquitté ses sommes dues, ou qu'il a pris une entente de paiement. Le seuil et les exceptions sont fixés par la législation sur les contrats des organismes publics, consultable sur Légis Québec. Pour un acheteur privé, la demande est facultative, mais utile pour un contrat important. Vérifiez la date et le nom du titulaire.
• Attestation de conformité de la CNESST. Elle indique que l'employeur est inscrit et en règle quant à ses cotisations en santé et sécurité du travail. Dans certains cas, la loi peut rendre le donneur d'ouvrage responsable des cotisations impayées de son sous-traitant. Voyez la CNESST.
• Licence de la RBQ. Pour les travaux de construction, l'entrepreneur doit détenir la licence appropriée de la Régie du bâtiment du Québec. Son registre public permet de vérifier le nom, les sous-catégories et le statut de la licence.

Pour une comparaison avec le modèle français, lisez notre article sur l'attestation de vigilance pour les fournisseurs et celui sur la conformité des sous-traitants du BTP. Pour une vue d'ensemble des pièces par secteur, consultez le guide de la vérification documentaire par industrie.

Quelles obligations de confidentialité et de lutte au blanchiment s'appliquent ?

Un dossier fournisseur contient des renseignements personnels (nom d'un dirigeant, adresse de domicile, coordonnées bancaires d'un travailleur autonome), donc la Loi 25 s'applique à sa collecte et à sa conservation. Elle exige notamment un responsable de la protection des renseignements personnels. Les sanctions administratives pécuniaires peuvent atteindre 10 M$ ou 2 % du chiffre d'affaires mondial, et les amendes pénales 25 M$ ou 4 %. La Commission d'accès à l'information publie ses orientations; la LPRPDE, expliquée par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, peut s'ajouter pour les échanges interprovinciaux. Collectez seulement ce dont vous avez besoin : un spécimen de chèque plutôt qu'un relevé complet.

La plupart des acheteurs ne sont pas des entités déclarantes au sens de la LRPCFAT; si vous l'êtes, consultez CANAFE.

Quelles questions les acheteurs posent-ils le plus souvent ?

Les équipes achats et finances posent surtout trois questions : l'ancienneté acceptable d'un état de renseignements, la possibilité d'un compte personnel et le propriétaire du contrôle.

• Un état de renseignements est en général accepté s'il date de moins de trois mois; comme le REQ est consultable gratuitement, une fiche à jour est plus rapide que relancer le fournisseur.
• Un travailleur autonome peut être payé sur un compte à son nom si celui-ci correspond à l'inscription au registre et que le dossier le mentionne.
• Le contrôle appartient à celui qui déclenche le premier paiement; le partager sans décision consignée laisse passer les écarts.

Comment appliquer la checklist en pratique ?

Appliquez la checklist comme une barrière : aucun fournisseur n'est activé pour le paiement tant que chaque ligne n'est pas validée ou assortie d'une exception consignée. Sept étapes couvrent la plupart des dossiers :

1. Envoyer une demande unique listant tous les documents, les formats acceptés et l'échéance.
2. Consulter vous-même la fiche du REQ et la comparer à l'état de renseignements du fournisseur.
3. Appliquer la matrice de recoupement : nom, NEQ, adresse, signataire, dates.
4. Valider les numéros de TPS et de TVQ auprès de Revenu Québec.
5. Confirmer les coordonnées bancaires avec un document émis par l'institution financière et comparer le titulaire.
6. Contrôler l'attestation d'assurance : entité, période, limites, activités.
7. Consigner le relecteur, la date et toute exception, puis programmer les rappels d'échéance, notamment pour la CNESST et l'assurance.

Pour exécuter ces comparaisons sur vos propres dossiers, consultez notre page tarifs; les mesures de stockage et de contrôle d'accès sont décrites sur la page sécurité. Vous pouvez aussi partir de la page d'accueil de CheckFile et tester un dossier fournisseur type, dont les contrôles comparent les champs, les dates et les registres entre les documents.

Questions fréquemment posées

Quels documents faut-il pour référencer un nouveau fournisseur au Québec ?

Au minimum : un état de renseignements du REQ, les numéros de TPS et de TVQ si le fournisseur est inscrit, un spécimen de chèque ou une confirmation bancaire, une attestation d'assurance et les conditions signées. Ajoutez l'attestation de la CNESST, la licence de la RBQ ou l'attestation de Revenu Québec lorsque le secteur ou le contrat l'exige.

Comment vérifier qu'un compte bancaire de fournisseur est cohérent ?

Obtenez un document émis par l'institution financière qui indique le titulaire et les numéros de transit, d'institution et de compte, puis comparez le nom du titulaire au nom du REQ.

Quelle ancienneté maximale pour un état de renseignements du REQ ?

Trois mois est la règle interne la plus répandue, et certains contrats ou donneurs d'ouvrage fixent eux-mêmes un délai. Consulter directement le registre en ligne élimine la question.

La validation d'un document prouve-t-elle son authenticité ?

Non. La validation compare des champs, des dates et des formats entre les documents et avec les registres, puis signale les écarts à une personne chargée de les examiner.

Qui est responsable des contrôles fournisseurs, les achats ou les finances ?

Celui qui déclenche le premier paiement devrait porter la décision finale, les achats se chargeant de la collecte des documents. Consignez le relecteur et la date sur chaque dossier.