Vérifier une compagnie au Registraire des entreprises

Le certificat de conformité du Registraire des entreprises du Québec (REQ) est l'équivalent québécois de la carte d'identité d'une compagnie. Il atteste de l'existence juridique de l'entreprise et regroupe les informations essentielles sur son identité, son activité et ses dirigeants. Pour tout professionnel qui engage une relation d'affaires, vérifier les informations d'une compagnie auprès du REQ constitue une étape fondamentale du processus de due diligence.

La vérification d'une compagnie ne se limite pas à recevoir un document PDF d'un partenaire commercial. Il s'agit de confirmer auprès des sources officielles que les informations sont exactes, à jour et non falsifiées. Ce guide détaille les différentes plateformes disponibles, leurs coûts, les informations qu'elles fournissent et les bonnes pratiques.

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou réglementaire.

Qu'est-ce que le REQ et pourquoi vérifier une compagnie ?

Le Registraire des entreprises du Québec est l'organisme qui tient le registre des entreprises immatriculées au Québec en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises. Le registre contient les informations suivantes :

• Nom de l'entreprise et numéro d'entreprise du Québec (NEQ) — identifiants uniques
• Forme juridique (SENC, société par actions, coopérative, etc.)
• Adresse du siège social et des établissements
• Activité principale (code SCIAN)
• Identité des administrateurs et dirigeants (nom, adresse, fonction)
• Date d'immatriculation au registre
• Statut : immatriculée, radiée, en dissolution

La vérification auprès du REQ répond à plusieurs objectifs. Elle permet de s'assurer que la compagnie existe réellement et n'est pas radiée, de confirmer l'identité des représentants légaux habilités à signer un contrat, et de détecter d'éventuels problèmes juridiques. La Loi sur la publicité légale (L.R.Q., c. P-44.1) fonde l'obligation d'immatriculation et confère au registre sa valeur probante.

REQ, Corporations Canada et registres provinciaux : distinctions

Le REQ couvre les entreprises immatriculées au Québec. Les compagnies constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) sont enregistrées auprès de Corporations Canada au niveau fédéral, mais doivent également s'immatriculer au REQ si elles exercent au Québec. Les autres provinces ont leurs propres registres (Ontario Business Registry, Alberta Corporate Registry, etc.).

Les plateformes officielles pour vérifier une compagnie

REQ : le registre québécois

Le Registraire des entreprises du Québec permet de rechercher une compagnie par nom ou par NEQ et de consulter gratuitement ses informations de base. La recherche affiche le statut de l'entreprise, les administrateurs, l'adresse du siège et l'activité déclarée.

Un certificat de conformité officiel peut être commandé auprès du REQ pour confirmer que l'entreprise a produit toutes ses déclarations annuelles requises. Ce certificat a une valeur juridique pour les marchés publics et les démarches officielles.

Corporations Canada : le registre fédéral

Corporations Canada permet de rechercher les compagnies constituées au fédéral. Le site affiche le statut de la compagnie, la juridiction de constitution, la date de constitution et les documents publics déposés.

Registre des entreprises SEDAR+ (compagnies cotées)

Pour les compagnies cotées en bourse, le système SEDAR+ donne accès aux documents publics déposés auprès des autorités en valeurs mobilières, incluant les états financiers et les rapports de gestion.

Agrégateurs privés

Des services comme Dun & Bradstreet Canada, Equifax Canada ou des plateformes comme corporationscanada.ic.gc.ca compilent les données publiques. Ils offrent un accès rapide mais ne se substituent pas à une vérification officielle auprès du REQ.

Comparatif des plateformes de vérification

Vérifier l'authenticité d'un document REQ reçu

Contrôle de la date et de la fraîcheur

Un certificat de conformité du REQ n'a pas de durée de validité légale fixe, mais la pratique professionnelle et la plupart des marchés publics exigent un document de moins de trois mois. Au-delà, les informations sur les administrateurs ou le statut peuvent avoir évolué.

Vérification croisée du NEQ

Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) à 10 chiffres figurant sur le document peut être recoupé gratuitement sur le site du REQ. Cette vérification croisée permet de confirmer que le NEQ est actif, que la compagnie n'est pas radiée et que les informations correspondent.

Détection des falsifications

Les documents REQ falsifiés sont plus fréquents qu'on ne le pense dans les fraudes au faux fournisseur ou les montages de sous-traitance fictive. Les signaux d'alerte incluent :

• Un format inhabituel (mise en page déformée, police différente)
• Des informations contradictoires entre le document fourni et les données publiques consultables sur le REQ
• Un NEQ inexistant ou correspondant à une autre compagnie
• Un statut « radié » alors que le document indique une compagnie active

La méthode la plus fiable reste de vérifier directement sur le site du REQ en utilisant le NEQ de la compagnie, plutôt que de se fier au document transmis par le partenaire.

Intégrer la vérification REQ dans un processus KYB

La vérification du certificat REQ constitue la première étape d'un processus KYB (Know Your Business) complet. Elle doit s'inscrire dans un workflow structuré comprenant :

1. Collecte de l'information : rechercher la compagnie sur le REQ ou demander un certificat de conformité récent.

2. Vérification croisée : recouper les informations avec Corporations Canada (si la compagnie est fédérale), les données de crédit commercial et les listes de sanctions.

3. Contrôle des dirigeants : vérifier l'identité des représentants légaux mentionnés dans le registre, notamment dans le cadre des obligations de vérification d'identité.

4. Surveillance continue : mettre en place des alertes sur les modifications au registre (changement d'administrateur, transfert de siège, radiation) pour maintenir la conformité tout au long de la relation d'affaires.

Automatisation de la vérification documentaire

La vérification manuelle de ces éléments pour chaque fournisseur ou partenaire représente un investissement en temps significatif, particulièrement pour les compagnies gérant des centaines de relations commerciales. L'enjeu de la conformité fournisseurs est détaillé dans notre guide sur l'attestation de vigilance fournisseurs.

Les solutions de vérification documentaire automatisée permettent de traiter les documents d'entreprise en quelques secondes : extraction des champs clés par OCR, comparaison avec les bases officielles, détection des anomalies de format et des incohérences d'information. Cette approche réduit le risque d'erreur humaine et accélère le processus d'onboarding des partenaires commerciaux. CheckFile.ai propose une vérification automatisée des documents d'entreprise, incluant les certificats REQ, avec comparaison en temps réel des informations extraites. Découvrez nos offres adaptées aux volumes de vérification professionnels.

Cadre réglementaire et obligations sectorielles

Secteur financier : les institutions financières sont tenues par la LRPCFAT de vérifier l'identité de leurs clients personnes morales, ce qui inclut la vérification du statut au REQ.

Marchés publics : au Québec, les soumissionnaires aux marchés publics doivent fournir un certificat de conformité du REQ et une attestation de Revenu Québec confirmant l'absence de dettes fiscales, conformément aux règles de l'Autorité des marchés publics.

Professions réglementées : les notaires, avocats et comptables doivent vérifier le statut de leurs clients personnes morales dans le cadre de leurs obligations de due diligence client.

Pour une vue d'ensemble sur ce sujet, consultez notre vérification documentaire par secteur : guide sectoriel.

Nos données de plus de 180 000 documents traités mensuellement confirment une précision OCR de 98,7 % et un temps moyen de vérification de 4,2 secondes.

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Questions fréquemment posées

Combien coûte une recherche au REQ en ligne ?

La consultation des informations de base sur le site du REQ est gratuite. Un certificat de conformité officiel entraîne des frais. Les consultations sur Corporations Canada sont également gratuites.

Quelle est la durée de validité d'un certificat de conformité du REQ ?

Il n'existe pas de durée de validité légale fixe. La convention professionnelle généralement admise est de 3 mois. Les marchés publics et la plupart des procédures bancaires exigent un document récent.

Comment détecter un faux document d'immatriculation ?

La méthode la plus fiable est la vérification croisée : rechercher la compagnie directement sur le site du REQ avec son NEQ et comparer les informations. Tout document dont les informations diffèrent des données publiques doit être considéré comme suspect.

Les travailleurs autonomes ont-ils un NEQ ?

Les travailleurs autonomes qui exploitent une entreprise individuelle au Québec doivent s'immatriculer au REQ et obtenir un NEQ, conformément à la Loi sur la publicité légale des entreprises. Les professionnels exerçant sous leur nom personnel dans une profession réglementée sont exemptés dans certains cas, mais doivent tout de même s'immatriculer s'ils utilisent un nom d'emprunt ou un nom comportant une description de leurs activités.

Peut-on vérifier un certificat REQ via une API ?

Oui. Le REQ offre des services en ligne qui permettent la vérification instantanée du statut d'une compagnie. Certains fournisseurs de données proposent également des API de vérification documentaire qui extraient et valident les données d'un document numérisé. Pour les compagnies qui traitent des volumes importants de vérifications, l'intégration API réduit le temps de traitement à quelques secondes par vérification, contre plusieurs minutes en mode manuel.

Quelle est la différence entre le REQ et Corporations Canada ?

Le REQ couvre les compagnies immatriculées au Québec en vertu de la Loi sur la publicité légale. Corporations Canada couvre les compagnies constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA). Une compagnie fédérale qui exerce au Québec doit s'immatriculer aux deux registres. Pour une vérification complète, consultez les deux sources.

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Les informations contenues dans cet article sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un conseil juridique. Les obligations réglementaires évoluent régulièrement. Il est recommandé de consulter un professionnel du droit pour toute question relative à la conformité de votre compagnie.