Inspection du travail : les recoupements d'un dossier d'intérimaire

Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, un dossier d'intérimaire est jugé complet quand les mêmes informations (identité, dates, poste, employeur) concordent entre le contrat de mission, le contrat de mise à disposition, la déclaration préalable à l'embauche, le registre du personnel et le titre de travail. Une pièce isolée ne prouve rien : c'est l'écart entre deux pièces qui attire la question. Cet article décrit, rapprochement par rapprochement, ce qui est comparé, à quoi ressemble un écart et ce que le responsable fait ensuite.

Les mécanismes ci-dessous sont français. Vérifiez chaque délai et chaque mention sur les sites officiels cités avant de les intégrer à votre procédure : ils évoluent.

Quels sont les six recoupements qu'un contrôleur retrouve le plus souvent ?

Six rapprochements couvrent l'essentiel d'un dossier d'intérimaire. Chacun met en regard un champ d'un document et un champ d'un autre document ou d'un registre.

Que compare-t-on entre contrat de mission et DPAE ?

On compare la date de début et l'identité figurant sur le contrat de mission avec celles déclarées à l'Urssaf avant la prise de poste. La déclaration préalable à l'embauche se fait avant l'entrée en fonction du salarié, et les entreprises de travail temporaire sont concernées pour leur personnel intérimaire (fiche DPAE, service-public.gouv.fr). C'est l'agence, employeur de l'intérimaire, qui déclare ; l'entreprise utilisatrice ne la remplace pas.

Ce que prouve l'accusé de réception : que la déclaration a été enregistrée à une date donnée avec certaines données. Il ne dit rien de la validité du titre de séjour ni de l'exactitude du poste.

Écarts fréquents :

• une date de début de DPAE postérieure au premier jour de présence, visible quand le badge d'accès est antérieur à la déclaration ;
• un nom saisi sans trait d'union ou avec un seul prénom, qui ne correspond plus à la pièce d'identité ;
• une mission renouvelée sans nouvelle déclaration, alors que le contrat initial est échu.

Suite à donner : demander à l'agence l'accusé de réception, comparer ses dates au registre des accès, puis consigner l'écart et sa résolution. Le délai exact de transmission et les cas particuliers sont à confirmer sur la fiche officielle.

Quel est le rôle du registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel liste les salariés d'un établissement avec leurs dates d'entrée et de sortie et les contrats concernés. Le ministère du Travail précise qu'il doit être conservé cinq ans à compter du départ du salarié (code.travail.gouv.fr, registre unique du personnel). Aucun format n'est imposé.

Pour un intérimaire, le recoupement utile oppose la ligne du registre de l'entreprise utilisatrice à celle du contrat de mission : nom, date d'entrée, date de sortie, nature du contrat. Un registre qui indique une sortie avant la date de fin du contrat, ou aucune entrée pour une personne présente sur le site, est exactement l'écart qui déclenche des questions.

Les mentions propres au travail temporaire (par exemple l'indication de l'agence) sont à vérifier dans la fiche officielle ; ne les ajoutez pas de mémoire.

Comment recouper le titre de travail et la durée de mission ?

On compare la date de fin de validité du titre avec la date de fin de mission, renouvellements compris. Un titre valable le jour de la signature mais échu au milieu de la mission est l'écart le plus coûteux : il se repère par simple soustraction de dates, et pourtant il passe quand personne ne relit le dossier à mi-parcours.

Le contrôle porte sur trois points : l'identité du titre contre la pièce d'identité, la catégorie de titre contre l'activité salariée envisagée, et la date de fin contre le calendrier de mission. La consultation d'un registre officiel confirme qu'une demande existe ou qu'un titre est référencé ; elle ne dit pas que le document présenté est authentique. Pour le détail de la procédure, voir notre article sur la vérification des titres de séjour des intérimaires étrangers.

Contrat de mission et contrat de mise à disposition : que doivent-ils dire ensemble ?

Les deux contrats doivent décrire la même mission : même poste, mêmes dates, même motif de recours. Quand le contrat de mise à disposition (entre agence et client) mentionne un poste de cariste et que le contrat de mission (entre agence et salarié) parle de manutentionnaire, un contrôleur y voit un défaut de cohérence, même si les deux documents sont bien signés.

Points à lire côte à côte :

1. Motif de recours identique et précis ; un motif vague est un signal.
2. Durée et renouvellements : la durée cumulée de la mission ne dépasse pas ce que les deux contrats prévoient.
3. Qualification et rémunération : le niveau de qualification du contrat de mission correspond au poste réellement tenu.
4. Dates de signature : le contrat de mission est signé avant la prise de poste, pas régularisé après.

Pour la logique d'un premier jour, voir la vérification du dossier d'un intérimaire avant sa première mission.

Que demandent les responsables sur les forums ?

Les questions qui reviennent sur les forums RH et d'agences d'intérim tiennent en peu de lignes. Nous les résumons sans citer personne.

« Si l'agence a fait la DPAE, ai-je encore quelque chose à contrôler ? » Oui : vous contrôlez que ce qui a été déclaré correspond à ce que vous voyez sur site. Demandez l'accusé de réception et comparez les dates.

« L'inspection peut-elle venir sans prévenir et que doit-on pouvoir montrer ? » Une visite se prépare par un dossier accessible le jour même, pas en le reconstituant. Le Code du travail définit les pouvoirs de l'inspection ; consultez travail-emploi.gouv.fr pour la présentation officielle de ses missions.

« Une copie de la carte de séjour suffit-elle ? » Elle sert de trace de ce qui a été vu, mais le contrôle utile reste la comparaison des dates avec la mission, avec une date de relecture.

Que faire quand deux documents ne concordent pas ?

Un écart est une question avant d'être une faute. Trois issues couvrent presque tous les cas.

• Erreur matérielle : faute de frappe, format de date. Correction avec pièce justificative, et mention datée dans le dossier.
• Couverture manquante : titre échu, déclaration tardive. La personne ne continue pas sur le poste avant régularisation.
• Écart non expliqué : identité ou employeur incohérents. Suspendre, consigner ce qui a été vu, prévenir le contact conformité de l'agence.

Dans les trois cas, la trace compte : quel champ, comparé à quoi, par qui, quand, avec quelle décision. Un dossier daté montre à un contrôleur ce qui a été vérifié, ce qu'une conclusion de mémoire ne permet pas.

Comment automatiser ces recoupements sans surpromettre ?

Lire six champs sur cinq documents pour quarante intérimaires un lundi matin est le moment où les erreurs se glissent. Un outil de validation documentaire extrait noms, dates, numéros et employeurs, les compare entre documents et signale les lignes du tableau qui ne concordent pas. Il compare des données ; il n'établit pas qu'une pièce est authentique, et la décision reste humaine.

La solution intérim et recrutement de CheckFile s'appuie sur ces rapprochements. Pour la vue d'ensemble des vérifications par secteur, consultez le guide des vérifications par secteur ; pour les autres pays, voir les obligations documentaires des agences d'intérim par pays. Les modalités de protection des données sont décrites sur la page sécurité.

Questions fréquemment posées

Quels documents un contrôleur compare-t-il en premier ?

Le contrat de mission, la DPAE et le registre du personnel : ils portent les mêmes dates et la même identité. Un écart entre eux se voit immédiatement.

Un registre officiel prouve-t-il qu'un titre est authentique ?

Non. Il confirme qu'une information existe ou qu'une démarche est enregistrée ; il ne dit pas que le document papier présenté est authentique.

Qui doit conserver le dossier de l'intérimaire ?

L'agence, comme employeur, conserve son dossier ; l'entreprise utilisatrice garde ses propres pièces (contrat de mise à disposition, registre, accès). Chacune doit pouvoir présenter les siennes.

Que faire si la DPAE est postérieure au premier jour ?

Demander l'accusé de réception à l'agence, consigner la date réelle de première présence et signaler l'écart au responsable conformité. Ne corrigez pas les dates a posteriori sans trace.

À quelle fréquence refaire les recoupements ?

À chaque renouvellement et à la première échéance parmi la fin de validité du titre, la fin de mission et la fin de période d'essai éventuelle.