Intérim : obligations documentaires des agences par pays

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Les références réglementaires sont exactes à la date de publication (octobre 2026) et limitées aux pays cités. Consultez un professionnel qualifié pour toute décision relative à un dossier individuel.

Une agence d'intérim doit contrôler, avant chaque mission, l'identité du travailleur, son droit de travailler, son rattachement à la protection sociale et les qualifications exigées par le poste, puis conserver la preuve de ces contrôles. Les pièces se ressemblent d'un pays à l'autre, mais le responsable du contrôle, le délai et la sanction changent. Cet article compare cinq pays européens, détaille ce que chaque contrôle compare concrètement (champs, dates, registres) et indique comment le faire sans ressaisie.

Quelles pièces une agence d'intérim doit-elle contrôler dans chaque pays ?

Dans les cinq pays étudiés, le socle est le même : une pièce d'identité en cours de validité, la preuve du droit de travailler pour les non-ressortissants de l'UE (ou du Royaume-Uni), un identifiant de protection sociale et des coordonnées bancaires cohérentes avec l'identité. Les différences portent sur l'autorité de référence et sur le moment du contrôle.

Pour la France en détail, voir notre guide sur la vérification du dossier intérimaire avant la première mission.

France : DPAE, titre de séjour et contrat de mission

En France, l'entreprise de travail temporaire doit adresser la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) à l'URSSAF avant le début de la mission, et remettre le contrat de mission écrit au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant la mise à disposition (article L1251-17 du Code du travail). Le cadre général du travail temporaire est posé par l'article L1251-1 du Code du travail.

Pour un salarié étranger, l'agence ne peut pas se contenter de la copie du titre. L'article L8251-1 interdit d'employer un étranger non autorisé à travailler, et l'article R5221-41 impose de vérifier l'authenticité du titre auprès de la préfecture au moins deux jours ouvrables avant l'embauche. L'employeur s'expose à une contribution spéciale versée à l'OFII et, au pénal, aux peines prévues par l'article L8256-2 (jusqu'à cinq ans d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende par étranger employé).

Le contrôle porte sur des champs précis : nom et prénom identiques sur le titre, le RIB et le bulletin de paie précédent, date de fin de validité postérieure à la fin de la mission, mention de l'autorisation de travail. La synthèse du ministère du Travail sur le contrat de travail temporaire rappelle le formalisme du contrat, mais pas la liste des pièces : c'est à l'agence de bâtir sa propre grille.

Royaume-Uni : le right to work check est un contrôle documentaire daté

Au Royaume-Uni, un employeur, y compris une agence qui place un travailleur, encourt une pénalité civile pouvant atteindre 45 000 livres par travailleur illégal pour une première infraction et 60 000 livres en cas de récidive (montants en vigueur depuis février 2024). La parade légale est un contrôle conforme, daté et conservé. Le guide du Home Office sur les right to work checks distingue trois voies : contrôle manuel de documents originaux, contrôle en ligne avec un share code, et vérification d'identité numérique par un prestataire certifié (IDSP) pour les passeports britanniques et irlandais.

Les Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003 ajoutent une obligation propre aux agences : avant de proposer un travailleur à un client, l'agence confirme son identité, ses expériences, ses formations et les autorisations nécessaires au poste. Le contrôle du respect de ces règles relève de l'Employment Agency Standards Inspectorate.

Allemagne : licence AÜG, limites de durée et interdiction pour certains titres

En Allemagne, une agence doit détenir une licence de la Bundesagentur für Arbeit avant tout prêt de main-d'œuvre, et la durée maximale de mise à disposition auprès d'un même client est de 18 mois. La page de la Bundesagentur für Arbeit sur la licence de Arbeitnehmerüberlassung précise les conditions. Après neuf mois, l'égalité de rémunération avec les salariés du client s'applique en principe (§ 8 AÜG).

Pour les ressortissants de pays tiers, le point critique est le titre de séjour : en règle générale, l'Agence fédérale ne donne pas son accord à un emploi en intérim pour un titulaire d'un titre de séjour hors UE (§ 40 AufenthG). Un titre valide pour un emploi salarié ne suffit donc pas pour une mission d'intérim. L'agence doit lire la mention d'autorisation d'activité sur le titre, et non seulement sa date d'expiration.

Espagne et Portugal : affiliation avant le premier jour

En Espagne, l'ETT doit être autorisée administrativement et affilier le travailleur à la Seguridad Social avant le début de la prestation (Ley 14/1994 sur les entreprises de travail temporaire). Le texte est consultable au BOE. Pour un travailleur non communautaire, l'employeur répond de l'existence d'une autorisation de résidence et de travail : l'emploi d'un étranger sans autorisation est une infraction très grave, sanctionnée d'une amende de 10 001 à 100 000 euros selon la loi organique 4/2000. La formation à la prévention des risques et la surveillance de la santé doivent aussi être documentées avant la mise à disposition.

Au Portugal, l'entreprise de travail temporaire doit disposer d'une licence de l'IEFP et communiquer l'admission du travailleur à la Segurança Social avant le début du contrat. L'IEFP présente le régime des entreprises de travail temporaire, et l'ACT publie un guide sur le travail temporaire. Les pièces habituelles : Cartão de Cidadão ou titre de séjour, NIF, NISS, IBAN. Le contrôle de cohérence consiste à rapprocher le nom, le NIF et le NISS de ces pièces.

Quels contrôles croisés une agence peut-elle automatiser ?

Un contrôle croisé compare les mêmes champs sur plusieurs documents et signale les écarts : c'est là que les agences perdent le plus de temps. Notre plateforme prend en charge plus de 3 200 types de documents et l'extraction OCR dans 24 langues sur 32 juridictions, ce qui permet de traiter dans un même flux des pièces françaises, britanniques, allemandes, espagnoles et portugaises.

Un tel contrôle compare des champs et des dates ; il ne prouve pas qu'un document est authentique. Pour les risques de falsification, il doit s'ajouter à vos contrôles existants, pas les remplacer.

Quelles questions les équipes d'agence se posent-elles le plus souvent ?

Sur les forums spécialisés en ressources humaines et en intérim, trois questions reviennent sans cesse. La première : une copie de la carte d'identité suffit-elle ? En France, la copie est acceptée pour l'identité, mais la préfecture doit confirmer un titre de séjour étranger ; au Royaume-Uni, une copie ne remplace pas la vérification de l'original ou du share code. La deuxième : que faire si le titre expire pendant la mission ? Il faut programmer une relance avant l'échéance et suspendre la mission si aucun renouvellement n'est justifié. La troisième : qui est responsable, l'agence ou le client ? Dans les cinq pays, l'agence employeur porte le contrôle du droit de travailler ; le client reste exposé s'il a recours à une main-d'œuvre qu'il sait irrégulière.

Combien de temps conserver les pièces et que dit la protection des données ?

Le RGPD s'applique aux dossiers d'intérimaires en France, en Allemagne, en Espagne et au Portugal, et le UK GDPR au Royaume-Uni : les copies de pièces ne se conservent que le temps nécessaire. Au Royaume-Uni, le Home Office demande de conserver la preuve du right to work pendant l'emploi, puis deux ans après. En Allemagne, la copie du titre de séjour est conservée pendant l'emploi, puis effacée selon les délais fixés par la loi. Prévoyez une durée de conservation par type de pièce, et non une durée unique. Notre page sécurité détaille la manière dont CheckFile traite ces données.

Comment passer d'un classeur de pièces à un dossier validé ?

Validez le dossier en trois temps : complétude, validité, cohérence. Vérifiez que chaque pièce exigée est présente, que ses dates couvrent la mission, puis que les champs communs concordent. Notre guide des industries et de la vérification replace cette méthode dans le contexte des métiers à forte rotation, et l'article sur la vérification des documents candidats en agence de recrutement détaille la collecte.

Si votre volume de dossiers dépasse ce qu'une équipe vérifie à la main, la solution intérim et recrutement compare automatiquement ces champs et ces dates, puis signale les écarts à traiter. Consultez les tarifs pour dimensionner votre usage.

Questions fréquemment posées

Une agence d'intérim doit-elle vérifier le droit de travailler de chaque intérimaire ?

Oui, dans les cinq pays étudiés, l'agence employeur est responsable du contrôle du droit de travailler. En France, cela passe par la préfecture pour les titres étrangers ; au Royaume-Uni, par un right to work check daté et conservé.

Quelle pièce est la plus souvent en cause lors d'un contrôle ?

Le titre de séjour dont la validité ne couvre pas la mission, ou dont la nature n'autorise pas l'intérim, est le motif le plus fréquent d'écart. Le contrôle des dates et de la mention d'autorisation évite l'essentiel de ces cas.

Peut-on utiliser le même processus dans tous les pays ?

Le processus (complétude, validité, cohérence) est transposable ; la liste des pièces, l'autorité de référence et les délais ne le sont pas. Une grille par pays reste nécessaire.

Un contrôle automatisé prouve-t-il qu'un document est authentique ?

Non. Il compare des champs, des dates et des registres accessibles, et signale les écarts. La décision d'accepter le dossier reste humaine.