Fallstudie
Null Verzögerungen in der Steuerperiode: Wie eine Kanzlei 40 % mehr Volumen bewältigte
500 Jahresabschlüsse pro Jahr, 25 Mitarbeiter, Hunderte von Mandantenrückfragen: Diese Kanzlei mit mehreren Standorten hat die Belegprüfung digitalisiert.
Kontext
Branche
Steuerberatungskanzlei mit mehreren Standorten (500 KMU-Mandanten)
Volumen
500 Jahresabschlüsse/Jahr, 12.000+ Belege
Tools
DATEV, Sage (Produktion), Dext/Receipt Bank (Belegerfassung)
Team
25 Mitarbeiter in der Buchhaltung
Das Problem
Die Steuerperiode konzentriert 60 % der Jahreslast auf 4 Monate. Jeder fehlende Beleg löst eine Rückfrage, eine Verzögerung und Frustration aus -- auf Mandanten- wie auf Mitarbeiterseite.
- Unaufhörliche Mandantenrückfragen wegen fehlender oder unleserlicher Belege
- Buchungsanomalien erst spät in der Prüfungsphase entdeckt
- Wiederkehrender Burnout bei Mitarbeitern zwischen Januar und Mai
- Verspätete Steuererklärungen bei 15 % der Vorgänge
- Dext und Receipt Bank erfassen Belege, prüfen aber keine Konsistenz
Die Lösung
CheckFile.ai prüft automatisch jeden Beleg bei Eingang, nach Vorgangstyp: Jahresabschluss, USt-Voranmeldung, Steuererklärung.
- Regeln nach Auftragstyp: Jahresabschluss, USt-Voranmeldung, Steuererklärung
- Automatische Erkennung fehlender Belege ab der Erfassungsphase
- Kreuzvalidierung zwischen Dokumenten (Konsistenz Umsatz, Aufwendungen, USt)
- Automatische Mandantenbenachrichtigungen für fehlende Belege
Die Ergebnisse
0
Verzögerungen in der Steuerperiode
+40 % mehr Volumen ohne Neueinstellungen bewältigt
-60%
Zeitaufwand für Belegsammlung
Automatisierte Rückfragen, schnellere Antworten
85%
Anomalien vor der Prüfung erkannt
Fehler vorab korrigiert, nicht nachträglich
+35
Punkte NPS Mitarbeiterzufriedenheit
Deutliche Steigerung der internen Zufriedenheit
“Früher bedeutete die Steuerperiode schlaflose Nächte und unzufriedene Mandanten. Dieses Jahr haben wir 40 % mehr Abschlüsse geschafft, ohne einzustellen und ohne eine einzige Verzögerung. CheckFile hat unseren Beruf verändert.”
Geschäftsführender Steuerberater
Steuerberatungskanzlei mit mehreren Standorten