Degree verification service : registres officiels au Québec

Un degree verification service (service de vérification de diplômes) compare le nom, l'établissement, l'intitulé du diplôme et les dates figurant sur un document à une source officielle : un registre public ou la réponse de l'établissement d'enseignement qui l'a délivré. Au Canada, il n'existe aucun registre national des titulaires de diplômes, parce que l'éducation relève des provinces. L'employeur québécois s'adresse donc au bureau du registraire de l'établissement, avec le consentement de la personne candidate, et utilise les services de reconnaissance pour les diplômes obtenus hors du Québec.

Cet article présente les points d'appui officiels pour une entreprise établie au Québec, ce qu'ils confirment, ce qu'ils ne confirment pas, et le cadre de protection des renseignements personnels à respecter.

Que confirme un registre officiel de diplômes au Québec ?

Les sources publiques québécoises confirment surtout qu'un établissement est reconnu, rarement qu'une personne précise détient un diplôme. On distingue trois niveaux de preuve.

• Niveau 1, l'établissement et le programme existent : les listes du ministère de l'Enseignement supérieur et des établissements reconnus (universités, cégeps, collèges privés agréés).
• Niveau 2, la personne détient le diplôme : la confirmation du registraire de l'établissement, avec le consentement de la personne.
• Niveau 3, le diplôme étranger est comparable : l'évaluation comparative du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), ou une évaluation d'un organisme reconnu comme WES ou ICAS pour le reste du Canada.

Au 5 octobre 2026, aucun registre public québécois ou canadien ne permet à un employeur d'interroger la liste des diplômés d'un programme ; la confirmation du titulaire passe par le registraire de l'établissement (source : cicic.ca).

Quels services un employeur québécois peut-il interroger ?

Au Québec, la vérification d'un diplôme d'études collégiales (DEC), d'un baccalauréat ou d'une maîtrise se fait auprès de l'établissement qui l'a décerné. Le bureau du registraire ou le service des dossiers étudiants répond aux demandes, en général sur présentation d'une autorisation signée par la personne diplômée. Les modalités varient d'un établissement à l'autre : plusieurs acceptent la demande par courriel, d'autres exigent un formulaire.

Pour les diplômes obtenus à l'étranger, le MIFI délivre une évaluation comparative des études qui situe le diplôme par rapport au système d'éducation québécois. Il s'agit d'un avis à titre indicatif, qui ne confirme pas l'authenticité du document ni ne garantit l'admission à un ordre professionnel. Les frais sont fixés par le ministère : consultez le barème en vigueur sur le site officiel.

Le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux (CICIC) oriente, lui, vers les organismes d'évaluation et de reconnaissance de chaque province. Pour l'extérieur du Québec, des services d'évaluation tels que WES ou ICAS sont couramment utilisés.

Les ordres professionnels et l'Office des professions

Pour une profession réglementée, le diplôme ne suffit pas : l'exercice suppose l'inscription au tableau de l'ordre. L'Office des professions du Québec supervise le système professionnel, et chaque ordre (Barreau du Québec, Collège des médecins, Ordre des ingénieurs, Ordre des comptables professionnels agréés, etc.) tient un tableau ou un registre public qu'il est possible de consulter en ligne.

Consulter le tableau confirme le droit d'exercer et le statut de membre, pas le contenu du diplôme remis au recrutement. Les deux vérifications se complètent. Pour le volet santé, voyez notre guide sur la vérification des diplômes de santé et de l'agrément.

Au 5 octobre 2026, l'inscription au tableau d'un ordre professionnel atteste du droit d'exercer, mais ne remplace pas la confirmation du diplôme par l'établissement (source : opq.gouv.qc.ca).

Comparatif des sources de vérification au Québec

Le tableau suivant résume les principaux points d'appui. Les délais sont indicatifs et dépendent de la période de l'année.

Comment le Canada se compare-t-il aux autres pays ?

Le Canada se rapproche de la France et de la Belgique, où la vérification repose sur l'établissement. D'autres pays offrent des bases de titulaires : le Royaume-Uni avec HEDD (Jisc) et les États-Unis avec DegreeVerify, service du National Student Clearinghouse, qui confirment des diplômes pour les établissements participants. Pour un diplôme américain, la Fair Credit Reporting Act (FCRA) exige information et autorisation lorsqu'un tiers effectue la vérification.

Ailleurs, l'Allemagne publie Hochschulkompass et anabin pour les établissements et titres étrangers, l'Australie le registre de la TEQSA, le Brésil e-MEC, l'Espagne le RUCT. Cette diversité compte pour une entreprise québécoise, car beaucoup de candidats ont étudié en France, au Maghreb, en Amérique latine ou aux États-Unis. Pour un diplôme français, on s'adresse à l'établissement émetteur ; le RNCP confirme seulement qu'une certification existe.

Consentement, Loi 25 et LPRPDE

Le diplôme est un renseignement personnel, et sa vérification doit être justifiée. Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisée par la Loi 25, exige un motif sérieux et légitime pour recueillir un renseignement, de n'en recueillir que le nécessaire et d'informer la personne. La Commission d'accès à l'information (CAI) surveille l'application de ces règles.

Pour les entreprises sous réglementation fédérale, ou lorsque des renseignements circulent entre provinces, la LPRPDE du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut aussi s'appliquer. En pratique, informez la personne candidate, obtenez son consentement écrit, limitez la demande aux diplômes utiles au poste, et conservez le résultat seulement le temps nécessaire. Si un fournisseur traite les données à l'extérieur du Québec, vérifiez les exigences de la Loi 25 sur la communication hors Québec, notamment l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Au 5 octobre 2026, le consentement éclairé et la limitation de la collecte au nécessaire restent le socle commun de la Loi 25 et de la LPRPDE (source : cai.gouv.qc.ca).

Pour le dossier d'embauche, voyez aussi notre guide sur les documents RH, diplômes et droit au travail.

Questions de terrain : ce que demandent employeurs et candidats

Y a-t-il un registre québécois ou canadien unique des diplômés ? Non. L'éducation est de compétence provinciale, et les listes publiques portent sur les établissements et les programmes.

Peut-on simplement appeler le registraire ? Oui, mais l'établissement demande en général une autorisation écrite de la personne diplômée. Conservez une trace de la demande.

Le consentement est-il obligatoire ? C'est la pratique attendue au regard de la Loi 25, et la plupart des établissements l'exigent pour répondre.

Que faire d'un diplôme obtenu à l'étranger ? Demandez une évaluation comparative du MIFI, ou une évaluation WES ou ICAS selon le contexte, et prévoyez plusieurs semaines.

Combien cela coûte-t-il ? Les listes publiques sont gratuites ; l'évaluation comparative et certaines confirmations d'établissement sont payantes, selon le barème de chaque organisme.

Liste de vérification : dans quel ordre procéder

1. Informer la personne candidate et obtenir son consentement écrit pour les diplômes utiles au poste.
2. Confirmer que l'établissement et le programme sont reconnus.
3. Demander la confirmation du diplôme au registraire de l'établissement.
4. Pour un titre obtenu hors du Québec, exiger l'évaluation comparative du MIFI ou une évaluation reconnue.
5. Pour une profession réglementée, consulter le tableau de l'ordre.
6. Consigner la source, la date et le résultat, et détruire ce qui n'est plus nécessaire.

Le panorama sectoriel se trouve dans notre guide des industries de la vérification, et l'outillage dans l'article sur la plateforme de vérification des diplômes RH.

Automatiser la vérification avec un degree verification service

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Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'un degree verification service au Québec ?

C'est un service qui compare les renseignements d'un diplôme à une source officielle ou à la réponse de l'établissement d'enseignement. Faute de registre national, il s'appuie sur le registraire et sur les services de reconnaissance.

Comment vérifier un diplôme obtenu à l'étranger ?

Demandez une évaluation comparative du MIFI, et au besoin une confirmation de l'établissement d'origine. Cette évaluation est indicative : elle situe le diplôme, sans garantir l'admission à un ordre professionnel.

Le consentement de la personne candidate est-il obligatoire ?

La personne doit être informée, et la collecte doit rester nécessaire et liée au poste selon la Loi 25. Obtenir son consentement écrit est la pratique la plus sûre.

Le tableau d'un ordre professionnel prouve-t-il le diplôme ?

Non. Il confirme le droit d'exercer et le statut de membre, pas le contenu du diplôme présenté au moment de l'embauche.

La vérification est-elle payante ?

Les listes publiques sont gratuites. L'évaluation comparative et certains services d'établissements ou d'évaluation sont payants : vérifiez le barème de chaque organisme.