Documentos para vender imóvel: cruzar RG, CPF, matrícula e certidões

Para vender um imóvel no Brasil, o vendedor precisa de RG ou CNH e CPF (de todos os proprietários e, conforme o regime de bens, do cônjuge), da matrícula atualizada do Cartório de Registro de Imóveis, da certidão de ônus reais, do carnê ou certidão do IPTU e das certidões pessoais do vendedor. Quem atrasa o negócio raramente deixa de ter um papel; o problema é que os papéis não batem entre si. O nome no RG não é o da matrícula, o número de inscrição do IPTU não corresponde à descrição do imóvel, ou a matrícula mostra uma hipoteca que o vendedor nunca mencionou. Este guia mostra qual campo de qual documento se compara com qual fonte, como é uma divergência e o que o corretor ou o tabelião faz depois.

Este artigo tem caráter informativo e não constitui aconselhamento jurídico, financeiro ou regulatório. As referências normativas estão corretas na data de publicação. Prazos e custos variam por estado e por cartório; confirme com o cartório e o tabelionato da sua região.

Documentos que o vendedor reúne

A Lei 9.613/1998 sujeita as pessoas que atuam na intermediação de imóveis a obrigações de identificação de clientes e de comunicação ao COAF (fonte: Lei 9.613/1998, Planalto).

Matrícula e certidão de ônus reais costumam ser exigidas com validade de cerca de 30 dias, mas o prazo exato depende do cartório e do tabelionato; confirme antes. O CPF pode ser conferido na Receita Federal.

Cruzamento 1: nome e CPF no documento de identidade contra o proprietário da matrícula

O vendedor que assina deve ser o proprietário registrado na matrícula, com o mesmo nome e o mesmo CPF.

Campos a comparar:

• Nome completo e CPF do RG ou CNH contra o adquirente descrito no último registro de transmissão da matrícula.
• Número de proprietários na matrícula contra o número de pessoas que vendem; em condomínio ou herança, todos devem anuir.
• Estado civil e regime de bens, que definem se o cônjuge precisa assinar.
• Validade do documento de identidade na data da escritura.

Como se vê uma divergência: a matrícula registra «Carlos Alberto Souza» e «Marta Lima Souza», mas só Carlos se apresenta e afirma ser único dono. Pode ser divórcio não averbado, inventário em andamento ou falta de poderes. O cruzamento não decide; obriga a pedir o documento que explica (certidão de casamento com averbação, sentença de divórcio, formal de partilha, certidão de óbito).

O que faz o profissional: suspende a avaliação e o contrato de corretagem até que a diferença esteja explicada por um documento. A matrícula mostra quem consta como dono no registro; não prova que a pessoa à frente é essa pessoa, o que só se confirma pelo cruzamento com o documento de identidade. Corretores e imobiliárias também têm deveres de identificação e comunicação previstos na Lei 9.613/1998 e na regulamentação do COAF, que recebe as comunicações de operações suspeitas. O Bacen e a CVM supervisionam instituições financeiras e mercado de capitais, e só entram no quadro se o comprador financiar a compra.

Cruzamento 2: matrícula contra IPTU e outros documentos do imóvel

A descrição do imóvel deve ser coerente na matrícula, no IPTU, na certidão de ônus reais e no contrato.

Um ônus que o vendedor não mencionou é a surpresa mais comum. Uma alienação fiduciária já quitada pode continuar registrada porque a baixa nunca foi pedida. Depois da quitação convém pedir nova certidão para confirmar que o cancelamento foi averbado antes de fechar o negócio e pagar.

Cruzamento 3: certidões pessoais contra a identidade do vendedor

As certidões do vendedor devem estar emitidas em nome e CPF idênticos aos do documento de identidade.

• Nome e CPF nas certidões de distribuidores e protestos contra o RG e o CPF.
• Data de emissão contra o prazo exigido pelo tabelionato.
• Ações ou protestos listados: não impedem automaticamente a venda, mas podem apontar risco de fraude à execução, e o tabelião avalia.

O que isso demonstra: que as certidões se referem à mesma pessoa e ao mesmo número de CPF. Não demonstra que o vendedor não tem outras pendências em outras comarcas, nem verifica a autenticidade do PDF apresentado.

Cruzamento 4: datas contra o calendário da escritura

O que os vendedores perguntam em fóruns

As perguntas mais comuns: «Preciso de certificado energético para vender?» Não há exigência equivalente ao certificado europeu para a venda de imóveis no Brasil; o foco está na matrícula, nos ônus e nas certidões. «Qual a diferença entre matrícula e escritura?» A escritura documenta o negócio; a matrícula mostra o histórico registral do imóvel. «Meu imóvel foi financiado e já quitei, o que fazer?» Peça ao banco o termo de quitação e providencie a baixa da alienação fiduciária na matrícula.

Outra dúvida: «Dá para vender sem inventário?» Se o proprietário registrado faleceu, o imóvel só se transmite depois do inventário e da partilha, e a matrícula precisa refletir o herdeiro.

Como integrar o controle ao fluxo

1. Reunir RG/CNH, CPF, matrícula, certidão de ônus reais, IPTU e certidões num único processo.
2. Extrair sempre os mesmos campos: nome, CPF, número da matrícula, inscrição, endereço, datas.
3. Cruzar cada campo com o seu par no outro documento.
4. Registrar cada divergência com o documento que deve explicá-la.
5. Decidir: seguir, pedir documento ou parar.

Para o lado comprador, veja a validação do dossiê do comprador antes da proposta. O contexto setorial está no guia de verificação por setor. Dados pessoais de vendedores seguem a LGPD (Lei 13.709/2018).

A solução CheckFile para imobiliário lê esses documentos e compara nomes, CPFs, números de matrícula, endereços e datas, apontando divergências para revisão humana. Não substitui o tabelião nem o oficial do registro, e a coincidência de campos não prova por si só que um documento é autêntico. Veja também segurança e preços.

FAQ

Quais documentos preciso para vender meu imóvel no Brasil?

RG ou CNH e CPF, certidão de estado civil, matrícula atualizada, certidão de ônus reais, IPTU e certidões pessoais. O tabelionato pode pedir outros.

Qual a validade da matrícula e da certidão de ônus reais?

Em geral cerca de 30 dias para fins de escritura, mas o prazo varia por cartório e tabelionato. Confirme antes de emitir.

O que fazer se o nome no RG for diferente do da matrícula?

Apresentar o documento que explica a diferença, como certidão de casamento averbada ou sentença. Sem ele, o processo não deve avançar.

O COAF participa da venda?

O COAF recebe comunicações de operações suspeitas feitas por quem tem essa obrigação, como corretores e imobiliárias. Não aprova nem bloqueia a venda por si.