Documentos para vender casa: cruzar identidade, certidão e certificado
Que documentos reunir para vender casa em Portugal e que campos cruzar entre Cartão de Cidadão, caderneta predial, certidão permanente e certificado energético.
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GrokPara vender casa em Portugal, o vendedor reúne o Cartão de Cidadão (ou outro documento de identificação) e o NIF, a caderneta predial urbana, a certidão permanente do registo predial, o certificado energético e, conforme o imóvel, a licença de utilização e a ficha técnica da habitação. O que atrasa a escritura quase nunca é a falta de um papel: é o desencontro entre papéis. O nome no Cartão de Cidadão não é o da certidão, o artigo matricial da caderneta não corresponde à descrição predial, ou a morada do certificado energético não é a do anúncio. Este guia mostra que campo de que documento se compara com que fonte, como é uma discrepância e o que faz depois o mediador ou o notário.
Este artigo é meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico, financeiro ou regulamentar. As referências normativas estão corretas à data de publicação. Consulte um profissional qualificado para o seu caso.
Os documentos que o vendedor deve reunir
A certidão permanente do registo predial lista os registos em vigor sobre o imóvel, incluindo os pendentes, e o certificado energético é emitido por peritos qualificados no âmbito do sistema de certificação gerido pela ADENE (fontes: Caixa Geral de Depósitos, venda da casa e ADENE).
| Documento | O que estabelece | Quem o fornece |
|---|---|---|
| Cartão de Cidadão ou passaporte, e NIF | Identidade e número fiscal do vendedor | Vendedor |
| Caderneta predial urbana | Artigo matricial, localização, titular fiscal, valor patrimonial tributário (VPT) | Portal das Finanças |
| Certidão permanente do registo predial | Descrição, proprietários inscritos, ónus e encargos | Serviço de registo predial |
| Certificado energético | Classe energética, morada, data de emissão | Perito qualificado, sistema ADENE |
| Licença de utilização | Uso autorizado do imóvel | Câmara municipal |
| Ficha técnica da habitação (quando aplicável) | Características técnicas da construção | Promotor / vendedor |
| Declaração do condomínio | Quotas em dívida | Administração do condomínio |
| Extrato de crédito habitação | Saldo em dívida e banco | Banco |
A caderneta predial está disponível no Portal das Finanças. A certidão permanente tem validade de seis meses; a escritura deve ocorrer dentro desse prazo.
Cruzamento 1: nome no documento de identificação contra proprietário na certidão
O vendedor que assina tem de ser o titular inscrito na certidão permanente, com o mesmo nome e o mesmo NIF.
Campos a comparar:
- Nome completo no Cartão de Cidadão contra o proprietário inscrito.
- NIF no documento de identificação contra o NIF na caderneta predial e na escritura anterior.
- Número de proprietários inscritos contra o número de pessoas que vendem. Se a casa está em compropriedade ou em herança indivisa, todos têm de intervir.
- Estado civil e regime de bens, que determinam se o cônjuge tem de outorgar.
Como é uma discrepância: a certidão mostra como proprietários «Ana Ferreira» e «João Costa», mas só a Ana se apresenta e diz que a casa é só dela. Pode ser divórcio por regularizar, herança por registar ou alguém sem legitimidade para vender. O cruzamento não decide: obriga a pedir o documento que explica (certidão de casamento, sentença de divórcio, habilitação de herdeiros, certidão de óbito).
O que faz o profissional: não avança para o contrato de mediação nem para o contrato-promessa até a diferença estar explicada por um documento, e arquiva esse documento no processo. A certidão confirma o que está registado; não demonstra que quem se apresenta é essa pessoa, o que só se confirma pelo cruzamento com o documento de identificação.
Cruzamento 2: caderneta predial contra certidão e certificado energético
A identificação do imóvel tem de ser coerente na caderneta (Finanças), na certidão (registo) e no certificado energético (ADENE).
| Campo | Documento A | Documento B | Discrepância típica | Passo seguinte |
|---|---|---|---|---|
| Artigo matricial / fração | Caderneta predial | Certidão predial | Fração diferente da registada | Pedir atualização matricial ou registo |
| Morada | Certidão | Certificado energético | Número de porta ou andar diferente | Pedir ao perito a retificação |
| Área | Caderneta / certidão | Certificado energético | Área muito diferente | Nova medição |
| Titular | Caderneta | Certidão | Titular fiscal anterior ao atual | Atualizar na matriz após a compra anterior |
| Ónus | Certidão | Extrato do banco | Hipoteca registada não referida pelo vendedor | Pedir extrato e plano de cancelamento |
Uma hipoteca registada que o vendedor não mencionou é a surpresa mais frequente. Muitas vezes a dívida já foi paga e o cancelamento nunca foi registado; outras vezes continua em vigor. Em qualquer caso resolve-se antes da escritura.
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Ver preçosCruzamento 3: certificado energético contra o sistema ADENE
O certificado deve corresponder a um registo no sistema de certificação, com a mesma morada, classe e data.
Compare entre o documento entregue e o registo:
- Número do certificado e data de emissão.
- Classe energética.
- Morada e artigo matricial.
- Data de validade.
O que a consulta demonstra: que existe um certificado emitido com aquele número para aquela morada. Não demonstra que o perito mediu bem o imóvel, nem que o PDF em mãos é o original. É um cruzamento com um registo, não uma prova de autenticidade. Para anunciar a venda é preciso um certificado energético válido, e quando o perito o pede costuma exigir a caderneta predial e a certidão, o que reforça a coerência entre estes documentos.
Cruzamento 4: datas contra o calendário da escritura
| Documento | Verificação | Ação se falhar |
|---|---|---|
| Cartão de Cidadão | Em vigor à data da escritura | Pedir documento válido |
| Certidão permanente | Dentro dos seis meses de validade | Pedir nova certidão |
| Caderneta predial | Recente; algumas entidades exigem menos de 12 meses | Pedir nova caderneta |
| Certificado energético | Válido à data da escritura | Emitir novo |
| Extrato do banco | Valor válido para a data prevista | Pedir atualização |
Convém confirmar o prazo que o notário, o banco ou a agência exigem, porque variam de entidade para entidade.
O que os vendedores perguntam em fóruns
Os vendedores perguntam com frequência: «Posso anunciar sem certificado energético?» Para anunciar, o certificado tem de existir e estar válido, por isso o primeiro passo é pedi-lo. «Qual é a diferença entre caderneta e certidão?» A caderneta é o documento fiscal (Finanças); a certidão é o registo (propriedade e ónus). «A minha certidão mostra uma hipoteca já paga, o que faço?» Pede-se ao banco o documento de distrate e promove-se o cancelamento do registo.
Outra dúvida habitual: «Quem paga o certificado energético?» É o vendedor que o encomenda, porque é o obrigado a apresentá-lo.
Como integrar o controlo no fluxo de trabalho
- Reunir num processo único o documento de identificação, a caderneta, a certidão, o certificado e o extrato bancário.
- Extrair sempre os mesmos campos: nome, NIF, artigo matricial, morada, datas.
- Cruzar cada campo com o seu par no outro documento.
- Registar cada discrepância com o documento que a deve explicar.
- Decidir: avançar, pedir documento ou parar.
Para o lado do comprador, veja a validação do dossiê do comprador antes da proposta. Para o contexto setorial, consulte o guia de verificação por setor.
A solução CheckFile para imobiliário lê estes documentos e compara nomes, moradas, referências e datas entre si, assinalando as discrepâncias para revisão humana. Não substitui o notário nem o perito, e a coincidência de campos não prova por si só que um documento seja autêntico. Veja também segurança e preços.
FAQ
Que documentos preciso para vender casa em Portugal?
Documento de identificação e NIF, caderneta predial, certidão permanente do registo predial, certificado energético, licença de utilização e, se aplicável, declaração do condomínio.
Quanto tempo vale a certidão permanente?
Seis meses. A escritura deve acontecer dentro desse prazo, senão é preciso pedir nova certidão.
O que fazer se o nome na certidão for diferente do meu?
Apresente o documento que explica a diferença: certidão de casamento, sentença de divórcio ou habilitação de herdeiros. Sem ele, o processo não deve avançar.
O certificado energético é obrigatório para vender?
Para anunciar a venda é necessário um certificado energético válido. Confirme a validade face à data da escritura.
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