Pflegekräfte einstellen: Führungszeugnis und Abgleiche

Dieser Artikel dient nur der Information und ist keine Rechtsberatung. Die Rechtsangaben sind zum Veröffentlichungsdatum zutreffend und beziehen sich auf Deutschland. Holen Sie vor einer Einstellungsentscheidung fachlichen Rat ein.

Die Einstellungsprüfung einer Pflegekraft besteht nicht darin, Führungszeugnis, Abschluss und Aufenthaltstitel einzusammeln, sondern jedes Dokument mit einem anderen Dokument oder einem amtlichen Register abzugleichen. Die Akte muss vier Fragen beantworten: Ist es dieselbe Person auf allen Unterlagen? Passt das Führungszeugnis zur Tätigkeit? Gehört die Qualifikation dieser Person? Darf sie für die Vertragsdauer arbeiten? Dieser Leitfaden zeigt, welches Feld mit welchem verglichen wird, wie eine Abweichung aussieht und was die prüfende Person danach tut.

Was gehört zur Einstellungsprüfung in der ambulanten Pflege?

Vier Prüfungen bilden die Akte: Identität, Führungszeugnis, Qualifikation und Arbeitsberechtigung, und ihr Wert liegt im Abgleich untereinander. In der ambulanten Pflege arbeitet die Pflegekraft allein in der Wohnung der pflegebedürftigen Person, oft ohne Vorgesetzte in der Nähe. Eine vollständig wirkende Akte kann dennoch einen Abschluss auf den Geburtsnamen ohne Namensnachweis enthalten, einen Aufenthaltstitel, der in sechs Wochen endet, oder ein Führungszeugnis, das für eine andere Tätigkeit beantragt wurde. Die folgenden Abschnitte bauen die Akte um diese Abgleiche auf.

Die Abgleichtabelle: Welches Feld wird womit verglichen?

Eine prüffähige Akte enthält mindestens acht Abgleiche, jeweils mit erwartetem Ergebnis und festgelegtem nächsten Schritt. Die Tabelle ist der Kern des Verfahrens.

Wann ist ein erweitertes Führungszeugnis zulässig?

Das erweiterte Führungszeugnis nach § 30a BZRG richtet sich an die ausstellende Behörde und setzt eine kinder- oder jugendnahe Tätigkeit voraus. Die Arbeitshilfe der Deutschen Krankenhausgesellschaft zum erweiterten Führungszeugnis hält fest, dass die Vorschrift keine eigene Pflicht des Arbeitgebers begründet, ein solches Zeugnis zu verlangen. Für Pflegekräfte kommt es deshalb darauf an, ob die Stelle regelmäßigen Kontakt mit Minderjährigen einschließt, etwa in der Kinderkrankenpflege oder in der Betreuung von Kindern mit Behinderung. Bei einer reinen Versorgung Erwachsener ist die Rechtsgrundlage für das erweiterte Zeugnis im Einzelfall zu klären, nicht zu unterstellen.

Der Abgleich besteht aus zwei Teilen. Erstens: Ist die Art des Zeugnisses (einfach oder erweitert) mit der Tätigkeitsbeschreibung vereinbar? Zweitens: Stimmen Name, Geburtsdatum und Geburtsort im Zeugnis mit dem Ausweis überein? Das Zeugnis belegt den Registerstand zum Ausstellungsdatum. Es belegt weder die Echtheit des vorgelegten Papiers noch spätere Ereignisse. Bei Zweifeln hilft der Hinweis auf gefälschte Führungszeugnisse und ihre Erkennung.

Wie wird die Qualifikation abgeglichen?

Eine Qualifikation wird geprüft, indem Name, Abschlussbezeichnung, ausstellende Stelle und Datum mit Person und Lebenslauf verglichen und bei Bedarf bei der ausstellenden Stelle bestätigt werden. Für Pflegefachkräfte ist die Berufsbezeichnung entscheidend, für Pflegehilfskräfte der Nachweis der absolvierten Ausbildung oder Qualifizierung. Typische Abweichungen:

• Der Abschluss lautet auf einen früheren Namen, und es fehlt der Namensnachweis.
• Das Abschlussdatum liegt nach dem Zeitpunkt, ab dem die Person nach Lebenslauf bereits in dem Beruf tätig war.
• Der Nachweis ist eine Teilnahmebescheinigung, kein Abschlusszeugnis.
• Bei Abschlüssen aus dem Ausland fehlt die Anerkennung oder sie betrifft eine andere Berufsbezeichnung.

Keine dieser Abweichungen beweist Täuschung. Jede rechtfertigt eine Rückfrage und die schriftliche Ablage der Antwort. Den allgemeinen Rahmen beschreibt unser Beitrag zur Dokumentenprüfung von Abschlüssen und Arbeitserlaubnis.

Wie wird die Arbeitsberechtigung geprüft?

Wer Drittstaatsangehörige beschäftigt, muss den Aufenthaltstitel auf die Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit prüfen und eine Kopie aufbewahren. Die Regelung steht in § 4a AufenthG. Informationen zu Erwerbstätigkeit und Aufenthaltstiteln bietet das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge. Verglichen werden: Name und Geburtsdatum im Titel mit Ausweis und Abschluss; der Vermerk zur Erwerbstätigkeit mit der vorgesehenen Tätigkeit; die Gültigkeitsdauer mit der Vertragslaufzeit; das Lichtbild mit der Person. Vor Ablauf wird eine Wiedervorlage gesetzt, damit kein Arbeitsverhältnis auf einem abgelaufenen Titel weiterläuft.

Ein Treffer in einem Register ist dabei kein Echtheitsnachweis: Die Prüfung des Titels bestätigt Inhalt und Berechtigung, die Sicherheitsmerkmale des Dokuments sind eine getrennte Frage.

Was fragen Bewerber und Pflegedienstleitungen am häufigsten?

Die wiederkehrenden Fragen aus Foren sind praktisch: Darf der Arbeitgeber ein Führungszeugnis verlangen, wer zahlt es, was passiert bei abweichenden Namen? Bewerber wollen wissen, ob jedes Pflegeunternehmen ein erweitertes Zeugnis fordern darf. Nach der oben genannten Arbeitshilfe hängt das von der kinder- oder jugendnahen Tätigkeit ab, nicht von der Branche allein. Pflegedienstleitungen fragen, wie sie jemanden einsetzen können, dessen Unterlage fehlt. Die vorsichtige Antwort: keinen Einsatz allein beim Klienten, bis die für die Stelle nötigen Prüfungen abgeschlossen sind. Bewerber fragen zudem, ob ein Namenswechsel die Einstellung blockiert. Das tut er nicht, wenn der Namensnachweis in der Akte liegt.

In welcher Reihenfolge sollten die Prüfungen laufen?

Zuerst die Identität, dann die Arbeitsberechtigung, dann Führungszeugnis und Qualifikation, weil alle späteren Abgleiche auf dem Namen und dem Geburtsdatum der ersten Prüfung aufbauen. Wird die Identität erst am Ende geklärt, müssen bereits geprüfte Dokumente erneut verglichen werden. Ein praktischer Ablauf für einen ambulanten Pflegedienst:

1. Ausweis oder Pass mit Lichtbild sichten und Name, Geburtsdatum, Geburtsort in den Personalbogen übernehmen.
2. Bei Drittstaatsangehörigen den Aufenthaltstitel auf Erwerbstätigkeit, Nebenbestimmungen und Ablaufdatum prüfen und die Wiedervorlage setzen.
3. Das Führungszeugnis gegen die Tätigkeitsbeschreibung halten: Ist die Art des Zeugnisses passend, ist das Ausstellungsdatum innerhalb Ihrer Frist?
4. Abschluss und Berufsurkunde mit Namen und Lebenslauf abgleichen; bei Auslandsabschlüssen den Anerkennungsbescheid und die genannte Berufsbezeichnung lesen.
5. Alle offenen Abweichungen in einer Liste bündeln, jede mit Verantwortlichen und Frist, und den Einsatzbeginn davon abhängig machen.

Der Einsatzbeginn ist der Hebel: Solange eine Abweichung offen ist, sollte die Person nicht allein bei Klienten eingesetzt werden. Das gilt auch dann, wenn der Dienstplan drängt. Wer diese Regel schriftlich festlegt, muss im Einzelfall nicht neu abwägen und kann bei einer Prüfung durch Heimaufsicht oder Medizinischen Dienst zeigen, dass die Reihenfolge eingehalten wurde.

Wie wird die Akte geführt und aufbewahrt?

Eine Akte ist prüffähig, wenn jeder Abgleich ein Ergebnis, eine Person und ein Datum trägt. Halten Sie je Dokument fest: verglichenes Feld, Ergebnis (übereinstimmend, erklärte Abweichung, offene Abweichung) und wer den Punkt geschlossen hat. Angaben zu Vorstrafen sind besonders sensibel; beschränken Sie den Zugriff und bewahren Sie nur das auf, was Ihr Verfahren begründet.

Bei hohen Bewerberzahlen kann ein Werkzeug zur Dokumentenvalidierung die Abgleiche übernehmen. Die HR-Lösung von CheckFile vergleicht Namen, Daten und Ablauffelder zwischen den Dokumenten einer Akte und meldet Abweichungen an eine prüfende Person. Sie entscheidet nicht über die Einstellung und bescheinigt nicht die Echtheit eines Dokuments. Weitere Informationen: Leitfaden zur Branchenprüfung, Sicherheit und Preise.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich von jeder Pflegekraft ein erweitertes Führungszeugnis verlangen?

Nicht pauschal. Das erweiterte Zeugnis setzt eine kinder- oder jugendnahe Tätigkeit voraus. Bei der Versorgung ausschließlich Erwachsener ist die Rechtsgrundlage im Einzelfall zu klären.

Was tun, wenn der Name im Abschluss vom Ausweis abweicht?

Fordern Sie den Namensnachweis an, etwa Heiratsurkunde oder Bescheinigung der Namensänderung, legen Sie ihn in die Akte und bestätigen Sie den Abschluss bei der ausstellenden Stelle. Eine erklärte und dokumentierte Abweichung ist zulässig.

Beweist ein Führungszeugnis, dass das Papier echt ist?

Nein. Es gibt den Registerstand zum Ausstellungsdatum wieder. Gleichen Sie Identitätsangaben und Datum mit der Akte ab und klären Sie Zweifel an der Echtheit gesondert.

Wie oft ist der Aufenthaltstitel zu prüfen?

Bei befristeten Titeln vor Ablauf. Setzen Sie bei der Einstellung eine Wiedervorlage, damit der Abgleich mit der Vertragslaufzeit nicht vergessen wird.