Fahrerakte prüfen: Führerschein, FQN und Fahrerkarte

Eine Fahrerakte im Transportunternehmen ist nicht dann vollständig, wenn alle Papiere vorliegen, sondern wenn die Abgleiche durchgeführt und dokumentiert sind. Die Klassen im Führerschein werden mit dem zugewiesenen Fahrzeug verglichen, das Ablaufdatum des Fahrerqualifizierungsnachweises (FQN) mit dem geplanten Einsatzbeginn, Name und Geburtsdatum der Fahrerkarte mit dem Führerschein. Jedes Dokument stammt von einer anderen Stelle, und keines bestätigt die anderen.

Dieser Beitrag dient der Information und ist keine Rechtsberatung. Stand: November 2026, Deutschland.

Die Abgleiche, die eine Fahrerakte nutzbar machen

Entscheidend ist der Vergleich zwischen Dokumenten, nicht die Sammlung einzelner Nachweise. Die folgende Tabelle bildet das Gerüst der Akte.

Die weiteren Abschnitte erläutern jede Zeile und die wiederkehrenden Kontrollen nach der Einstellung.

Führerschein: Klassen prüfen und Halterpflicht kennen

Wer als Halter ein Fahrzeug von jemandem ohne gültige Fahrerlaubnis führen lässt, riskiert nach § 21 StVG eine Strafbarkeit; deshalb gehört die Kontrolle des Originals in die Akte. Eine Kopie belegt nur, was vorgelegt wurde. Üblich ist, das Original zu sichten, Datum und Prüfer zu vermerken und die Kontrolle in festen Abständen zu wiederholen. Ein gesetzlich einheitliches Intervall für alle Betriebe haben wir nicht bestätigt; legen Sie es in Ihrer Risikopolitik fest.

Prüfpunkte:

• Vorder- und Rückseite. Klassen, Befristungen und Schlüsselzahlen stehen auf beiden Seiten des Kartenführerscheins. Eine Kopie der Vorderseite reicht für den Abgleich nicht.
• Befristung der Klassen C und D. Sie läuft getrennt von der Pkw-Klasse und hängt von der ärztlichen Untersuchung ab. Vergleichen Sie sie mit dem Einsatzbeginn.
• Schlüsselzahlen. Beschränkungen oder Auflagen sind gegen die Tätigkeit zu lesen.
• Identität. Foto und Geburtsdatum werden mit dem Ausweis verglichen.

Das Thema der privat genutzten Dienstfahrzeuge behandelt unser Beitrag zur Führerscheinkontrolle bei privaten Dienstfahrzeugen.

Fahrerqualifizierungsnachweis: Der FQN ersetzt die Schlüsselzahl 95

Seit dem 23. Mai 2021 wird die Qualifikation nach dem Berufskraftfahrer-Qualifikationsgesetz durch den Fahrerqualifizierungsnachweis (FQN) belegt; er ersetzt den Eintrag der Schlüsselzahl 95 im Führerschein der Klassen C und D und gilt fünf Jahre. Rechtsgrundlage ist § 7 BKrFQG. Der FQN ersetzt den Führerschein nicht, er muss zusätzlich mitgeführt werden. Bereits eingetragene Schlüsselzahlen 95 bleiben bis zu dem in Spalte 12 eingetragenen Datum gültig. Der europäische Rahmen ergibt sich aus der Richtlinie 2003/59/EG in der Fassung der Richtlinie (EU) 2022/2561.

Welche Abgleiche daraus folgen:

1. Altbestand oder FQN. Ein Fahrer kann noch die 95 im Führerschein haben oder bereits einen FQN. Beides gleichzeitig gültig zu haben, ist unüblich; bei beiden Nachweisen das spätere Ablaufdatum notieren.
2. Ablauf gegen Einsatzbeginn. Ein Ablauf im ersten Monat ist am ersten Tag lösbar, im sechsten Monat ein Vorfall.
3. Name und Geburtsdatum gegen Führerschein. Nach Namensänderungen werden Dokumente selten gleichzeitig aktualisiert.
4. Fahrzeugart gegen Qualifikation. Güter oder Personen: Die Klasse und die Qualifikation müssen zur Tätigkeit passen.

Erfassen Sie das Ablaufdatum als Datumsfeld und nicht nur als Scan, damit Erinnerungen 90 und 30 Tage vorher entstehen. Wir haben keinen öffentlichen Arbeitgeber-Abruf des FQN bestätigt; der Nachweis ist das vorgelegte Original, datiert und von Ihnen gesichtet.

Fahrerkarte: Drei Abgleiche, einer davon wiederkehrend

Die Daten der Fahrerkarte müssen mindestens alle 28 Tage, die des Fahrzeuggeräts mindestens alle 90 Tage heruntergeladen werden, so die Verordnung (EU) Nr. 581/2010. Die Karte selbst fällt unter die Verordnung (EU) Nr. 165/2014.

Bei der Einstellung vergleichen Sie:

• Identität. Name, Vorname, Geburtsdatum der Karte mit dem Führerschein.
• Gültigkeit. Ablaufdatum gegen Einsatzbeginn. Die Erneuerung beantragt der Fahrer rechtzeitig; eine abgelaufene Karte im Fahrzeug fällt auf den Betrieb zurück.
• Kartenhistorie. Eine sehr junge Karte bei langer angegebener Erfahrung führt zur Frage nach der alten Karte: Verlust, Diebstahl, Erneuerung?

Nach der Einstellung gehört das Datum des letzten Downloads in die Akte. Markieren Sie jeden Fahrer, dessen Karte länger als 28 Tage nicht ausgelesen wurde.

Was eine Prüfung belegt und was nicht

Ein Feldabgleich zeigt Übereinstimmung oder Abweichung; die Echtheit eines Dokuments weist er nicht nach. Halten Sie diese Grenze in Ihrem Ablauf fest.

Einen Überblick über die Branche bietet der Leitfaden zur Verifikation nach Branchen sowie unser Beitrag zur Dokumenten-Compliance in Transport und Logistik.

Fragen aus der Praxis

In Foren und Gesprächen mit Disponenten und Zeitarbeitsfirmen tauchen immer dieselben Fragen auf.

„Reicht eine Kopie des Führerscheins?“ Sie belegt, was vorgelegt wurde, nicht den aktuellen Stand. Legen Sie sie mit dem Datum der Originalsichtung ab.

„Der Fahrer sagt, der FQN sei beantragt. Darf er anfangen?“ Nur, wenn die Tätigkeit keine gültige Qualifikation erfordert oder Sie einen Nachweis gesehen haben. Notieren Sie, was Sie wann gesehen haben.

„Wer führt die Akte bei Leiharbeitern?“ Die Agentur führt sie, aber das Unternehmen, das das Fahrzeug einsetzt, bleibt auf der Straße verantwortlich. Lassen Sie sich dieselben datierten Prüfergebnisse zeigen.

„Der Fahrer hat noch die 95 im Führerschein, aber keinen FQN. Reicht das?“ Ja, solange das in Spalte 12 eingetragene Datum nicht überschritten ist. Notieren Sie dieses Datum als Frist; danach braucht der Fahrer den FQN, und die Verlängerung hängt von der Weiterbildung ab. Prüfen Sie außerdem, ob die Klasse zur Tätigkeit passt: Ein Eintrag für Güterverkehr nützt im Personenverkehr nichts.

„Wir haben den Fahrer aus dem EU-Ausland angeworben. Was ist anders?“ Führerschein und Fahrerkarte aus einem anderen Mitgliedstaat sind grundsätzlich gültig. Die Abgleiche bleiben dieselben, aber Namensschreibweisen, Zeichensätze und Adressformate weichen häufiger ab. Legen Sie die Abweichung offen in der Akte ab, statt sie stillschweigend zu korrigieren.

Ein praktischer Ablauf

1. Bewerbung, Ausweis, Führerschein (beide Seiten), FQN oder Altbestand mit 95, Fahrerkarte und Wohnnachweis einsammeln.
2. Felder erfassen: Personalien, Führerscheinnummer, Klassen, Ablaufdaten, Kartennummer.
3. Die Abgleiche der Tabelle durchführen und jedes Ergebnis als übereinstimmend, abweichend oder nicht verfügbar notieren.
4. Wiedervorlagen setzen: FQN-Ablauf, Fahrerkartenablauf, nächste Führerscheinkontrolle, 28-Tage-Download.
5. Akte nach Ihrer Aufbewahrungsregel speichern, Zugriff begrenzen. Führerscheindaten sind personenbezogene Daten, siehe die Hinweise des BfDI zur DSGVO.

Die Schritte 2 und 3 wiederholen sich. Die CheckFile-Lösung für Transport und Logistik liest die Felder der hochgeladenen Dokumente aus und vergleicht sie untereinander und mit Ihren Datumsvorgaben, sodass die Prüfer nur die Abweichungen sehen. Verglichen werden Felder und Daten; die Echtheit eines Dokuments wird nicht bescheinigt. Siehe auch Sicherheit und Preise.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen gehören vor der ersten Fahrt in die Fahrerakte?

Ausweis, Führerschein mit gültigen Klassen, FQN oder Altbestand mit Schlüsselzahl 95, Fahrerkarte, Wohnnachweis und Arbeitsvertrag. Die Schlüsselfelder werden miteinander abgeglichen.

Wie lange gilt der Fahrerqualifizierungsnachweis?

Fünf Jahre. Das Ablaufdatum steht auf dem Nachweis; es sollte als Datumsfeld mit Erinnerung erfasst werden.

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Mindestens alle 28 Tage, das Fahrzeuggerät mindestens alle 90 Tage, nach der Verordnung (EU) Nr. 581/2010.

Wie oft sollte der Führerschein erneut kontrolliert werden?

Ein einheitliches gesetzliches Intervall für alle Betriebe haben wir nicht bestätigt. Legen Sie es in der Risikopolitik fest und kontrollieren Sie nach einem Vorfall früher.