Klantverhaal
Hoe een transportbedrijf 100% regelgevingscompliance bereikte
Een wegtransporteur elimineerde documentaire non-conformiteiten tijdens regelgevingsinspecties dankzij de geautomatiseerde verificatie van CheckFile.
Context
Sector
Wegtransport van goederen
Vloot
180 voertuigen, 220 chauffeurs
Land
Frankrijk (nationaal + internationaal)
Operationeel team
12 personen
Het probleem
Het beheer van regelgevingsdocumenten (rijbewijzen, vakbekwaamheidscertificaten, medische keuringen, APK's) voor 220 chauffeurs en 180 voertuigen was gebaseerd op handmatige spreadsheets, met regelmatige vergissingen tijdens inspecties.
- Handmatige tracking van 15 documenttypes per chauffeur en voertuig
- Gemiddeld 3 non-conformiteiten bij elke regelgevingsinspectie
- Cumulatieve boetes van EUR 45.000 in de afgelopen 12 maanden
- Risico op schorsing van de vervoersvergunning bij herhaling
De oplossing
CheckFile werd geconfigureerd met transportspecifieke regels om de compliance van de volledige vloot en het chauffeursbestand continu te monitoren.
- Automatische verificatie van rijbewijzen, vakbekwaamheidscertificaten en medische keuringen
- Vroegtijdige waarschuwingen op 30, 15 en 7 dagen vóór het verlopen van elk document
- APK en voertuigverzekering geïntegreerd in hetzelfde dashboard
- Exporteerbaar compliancerapport voor regelgevingsinspecties
De resultaten
100%
Regelgevingscompliance
Nul non-conformiteiten bij de laatste 3 inspecties
€ 0
Boetes
Geen boetes sinds implementatie (vs. EUR 45.000/jaar)
-85%
Beheertijd
Van 20 uur naar 3 uur per week voor documentbeheer
100%
Actuele documenten
Realtime documentdekkingsgraad
“De laatste regelgevingsinspectie duurde 45 minuten in plaats van een halve dag. De inspecteur had nog nooit zo'n schoon dossier gezien. CheckFile heeft onze vergunning gered.”
Operationeel directeur
Wegtransportbedrijf (180 voertuigen, Île-de-France)