Subunternehmer Reinigung und Sicherheit: Dokumenten-Abgleich

Wer Reinigungs- oder Sicherheitsdienstleister als Subunternehmer einsetzt, sollte kein Dokument für sich allein akzeptieren. Jede Bescheinigung, Mitarbeiterliste und Rechnung enthält Felder (Firmenname, Registernummer, Datum, Personalzahl, Bankverbindung), die mit demselben Feld auf einem anderen Dokument oder in einem öffentlichen Register übereinstimmen müssen. Dieser Beitrag beschreibt diese Abgleiche für Deutschland, typische Abweichungen und den nächsten Schritt der Prüfenden. Allgemeine Information, Stand November 2026, keine Rechtsberatung.

Warum ein vollständiger Ordner trotzdem widersprüchlich sein kann

Reinigungs- und Bewachungsverträge verbinden hohe Fluktuation, nächtlichen Objektzugang und lange Nachunternehmerketten; ein scheinbar vollständiger Ordner kann daher drei verschiedene Rechtsträger beschreiben. Den Vertrag unterschreibt eine Marke, die Rechnung stellt eine GmbH, die Haftpflicht läuft auf eine dritte Firma, und die Beschäftigten gehören einem Nachunternehmer der zweiten Stufe. Eine Liste „eingegangener Unterlagen“ bemerkt das nicht, ein Abgleich schon.

Die allgemeine Lieferantenversion finden Sie in unserer Lieferanten-Verifizierung, die Baubranche in Bau-Subunternehmer: Compliance-Dokumente. Die Branchenübersicht steht im Leitfaden zur Branchenverifizierung.

Die Abgleichsmatrix

Die Tabelle ist das Rückgrat der Prüfung: Feld, die zwei verglichenen Quellen, typische Abweichung, nächster Schritt.

Die Matrix beweist nicht, dass ein Dokument echt ist. Sie zeigt, ob der Ordner in sich stimmig ist und ob die Angaben zu öffentlichen Daten passen.

Abgleich 1: Wer unterschreibt, wer rechnet

Das Handelsregister (über das gemeinsame Registerportal der Länder und das Unternehmensregister) zeigt Firma, Sitz, Rechtsform, Vertretungsberechtigte und Eintragungsstand einer Gesellschaft. Vergleichen Sie Firma und Registernummer im Vertrag mit dem Auszug, den Sitz mit der Adresse auf der Versicherungsbestätigung und den Status (aktiv, in Liquidation, gelöscht).

Eine Registerabfrage belegt, dass das Unternehmen existiert. Sie belegt weder die Echtheit des PDFs in Ihrem Postfach noch, dass die Personen im Objekt bei diesem Unternehmen angestellt sind.

Abgleich 2: Mindestlohnhaftung (§ 14 AEntG)

Wer als Unternehmer Werk- oder Dienstleistungen an Subunternehmer weitergibt, haftet nach § 14 AEntG wie ein Bürge für deren Mindestlohnzahlung; nach dem Bundesarbeitsgericht trifft das nur Auftraggeber, die eigene vertragliche Pflichten weiterreichen, nicht den reinen Bauherrn (BAG, Bürgenhaftung nach dem AEntG, 5 AZR 241/18; Gesetzestext: § 14 AEntG). Erfasst ist nach der Pressemitteilung der Nettolohn; die Haftung reicht in die gesamte Nachunternehmerkette und umfasst Beiträge zu gemeinsamen Einrichtungen der Tarifvertragsparteien.

Ob und in welcher Höhe ein Branchenmindestlohn für Ihre Leistung gilt, prüfen Sie am aktuellen Tarifvertrag beziehungsweise der Rechtsverordnung; dieser Beitrag nennt bewusst keinen Betrag. Der praktische Abgleich: Stundenlohn in einer Stichprobe von Lohnabrechnungen gegen das geltende Mindestentgelt, Namen auf den Abrechnungen gegen die Mitarbeiterliste. Eine Verpflichtungserklärung des Auftragnehmers ersetzt die Stichprobe nicht und schließt die Haftung nach außen nicht aus.

Zu § 28e SGB IV: Die dortige Haftung für Sozialversicherungsbeiträge gilt nur für die im Gesetz genannten Branchen. Prüfen Sie im Gesetzestext, ob Ihre Leistung unter eine der genannten Fallgruppen fällt, und unterstellen Sie das nicht für Reinigung oder Bewachung.

Abgleich 3: Personen im Objekt

Die Mitarbeiterliste ist das nützlichste und am seltensten geprüfte Dokument. Vergleichen Sie drei Quellen: die namentliche Liste des Dienstleisters, das Zutritts- oder Schlüsselprotokoll und für ausländische Beschäftigte die Nachweise zur Arbeitserlaubnis, die der Arbeitgeber vorhält. Die Pflichten zur Beschäftigung liegen beim Arbeitgeber; der Auftraggeber prüft Vorhandensein und Übereinstimmung, stichprobenweise.

Bei Bewachungsleistungen verlangt das Bewachungsgewerbe eine Erlaubnis nach § 34a GewO. Gleichen Sie Name der Erlaubnisinhaberin, Gültigkeit und die Namen der eingesetzten Wachpersonen mit der Liste ab; die Plausibilitätsprüfung ersetzt nicht die Nachfrage bei der zuständigen Behörde.

Eine Reinigungskraft, die jede Nacht stempelt, aber auf keiner Liste steht, ist die klassische Abweichung. Die Reaktion ist keine E-Mail, sondern die Anforderung der Nachweise für diese Person und der Zugangsentzug, bis sie vorliegen.

Abgleich 4: Versicherung und tatsächlicher Leistungsumfang

Eine Versicherungsbestätigung hilft nur, wenn Versicherungsnehmer, versicherte Tätigkeit und Laufzeit zum Vertrag passen. Vergleichen Sie den Namen des Versicherungsnehmers mit dem Vertragspartner, die beschriebene Tätigkeit (Büroreinigung, Glasreinigung in der Höhe, Bewachung, Schlüsselverwahrung) mit dem Vertragsgegenstand und die Daten mit der Vertragslaufzeit. Eine Deckung für „Gebäudereinigung“ schließt einen später per Nachtrag ergänzten Wachdienst nicht erkennbar ein.

Gleichen Sie dann die Deckungssumme mit der Vertragsklausel ab. Gibt es eine Lücke, halten Sie sie fest und entscheiden: akzeptieren oder Erhöhung verlangen. Die Bestätigung zeigt nicht, ob die Prämie gezahlt ist; fragen Sie dazu Makler oder Versicherer schriftlich.

Abgleich 5: Rechnung, IBAN und Stunden

Zahlungsbetrug und schleichende Fehlabrechnung zeigen sich beide als Abweichung zwischen Rechnung und Vertragsakte. Vergleichen Sie den Kontoinhaber mit dem Vertragspartner und dem Erstformular. Eine per E-Mail mitgeteilte neue Bankverbindung bestätigen Sie durch Rückruf unter einer bereits hinterlegten Nummer, nie unter der Nummer aus der Nachricht.

Bei den Stunden vergleichen Sie die Rechnung mit Dienstplan und Zutrittsprotokoll. Dienstleister berechnen mitunter die vertragliche Sollstärke, auch wenn eine Stelle eine Woche unbesetzt war. Eine einzelne Differenz ist ein kaufmännischer Streit; eine, die nach jedem Audit wächst, ein anderes Thema.

Was Prüfende bei Abweichungen tun

Halten Sie Abweichung, Rückfrage und Antwort fest. Diese Dokumentation lesen später Revision oder Prüfer.

Fragen aus der Praxis

Zwei Fragen kommen von Einkäufern und Objektleitern häufig. „Genügt der Dienstplan des Dienstleisters als Nachweis, wer im Objekt ist?“ Nein, er ist dessen eigene Aussage; geprüft wird, ob er zu Ihrem Zutrittsprotokoll passt. „Muss ich jedes Jahr alles neu prüfen?“ Prüfen Sie neu, was ein Ablaufdatum hat, zum Ablaufdatum, und gleichen Sie die Identitätsfelder erneut ab, sobald sich Rechtsträger, Objektliste oder Bankverbindung ändern. Den Kalender behandelt Ablauf und Nachprüfung von Lieferantenzertifikaten.

Wo ein Tool hilft

Diese Abgleiche von Hand für Dutzende Dienstleister sind die Stelle, an der Akten auseinanderlaufen. Ein Validierungs-Workflow liest die Felder (Firma, Registernummer, Datum, Kontoinhaber) aus jedem Upload, vergleicht sie über die Akte und markiert die obigen Zeilen für die Entscheidung durch einen Menschen. Er prüft Konsistenz und Ablaufdaten, er bescheinigt nicht, dass ein Dokument echt ist. Die Subunternehmer-Lösung zeigt den Ablauf einer Aktenprüfung, die Seite Sicherheit den Umgang mit Dokumenten, die Preise die Angebote.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen verlange ich von einem Reinigungs-Subunternehmer?

Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Haftpflichtbestätigung, namentliche Mitarbeiterliste mit den beim Arbeitgeber vorhandenen Arbeitserlaubnisnachweisen und die Bankverbindung. Anschließend gleichen Sie sie untereinander und mit dem Vertrag ab.

Beweist ein Registerauszug die Compliance des Dienstleisters?

Nein. Er belegt Existenz, Firma und Status der Gesellschaft, nicht Versicherung, Personal oder Lohnzahlung.

Wann haftet der Auftraggeber für den Mindestlohn?

Nach § 14 AEntG haftet, wer als Unternehmer Leistungen an Subunternehmer weitergibt, wie ein Bürge; das BAG nimmt den reinen Bauherrn aus. Die Reichweite im Einzelfall klären Sie rechtlich.

Wie oft sollte die Akte eines Wachdienstes geprüft werden?

Bei jedem Ablaufdatum, bei jeder Änderung von Rechtsträger, Objektliste oder Bankverbindung und mit einem regelmäßigen Stichprobenabgleich von Mitarbeiterliste und Zutrittsprotokoll.