Einkommensnachweise abgleichen: Abrechnung, Bescheid, Konto

Einkommensnachweise sind konsistent, wenn sich dieselbe Person, derselbe Arbeitgeber, dieselben Beträge und dieselben Daten von der Gehaltsabrechnung über die Lohnsteuerbescheinigung oder den Steuerbescheid bis zum Kontoauszug zurückverfolgen lassen. Eine Gehaltsabrechnung allein beweist wenig. Eine Abrechnung, deren Auszahlungsbetrag als Gutschrift auf dem Konto steht, deren kumuliertes Brutto im Dezember zur Lohnsteuerbescheinigung passt und deren Arbeitgeber dem Absender der Überweisung entspricht, ist ein Vorgang, den man freigeben kann. Dieser Beitrag nennt die konkreten Feldvergleiche, zeigt, wie eine Abweichung aussieht, und was die Prüfung danach tut.

Dieser Artikel dient nur der Information und stellt keine Rechts-, Finanz- oder Regulierungsberatung dar. Die genannten Vorschriften sind zum Veröffentlichungsdatum korrekt. Für Ihre Situation wenden Sie sich an eine qualifizierte Fachperson.

Warum drei Dokumente mehr sagen als eines

Jedes Dokument stammt von einer anderen Stelle, deshalb kann jedes die anderen widerlegen, was ein einzelnes Dokument nie kann. Die Gehaltsabrechnung kommt vom Arbeitgeber, die Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung, der Steuerbescheid vom Finanzamt, der Kontoauszug von der Bank.

Nach § 41b EStG übermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung grundsätzlich elektronisch an die Finanzverwaltung, bis Ende Februar des Folgejahres, und gibt dem Arbeitnehmer einen Ausdruck oder stellt sie elektronisch bereit (§ 41b EStG, Gesetze im Internet). Diese Bescheinigung ist damit das Jahresdokument, das aus derselben Lohnabrechnung stammt wie die einzelnen Monatsabrechnungen. Als Ordnungsmerkmal dient die steuerliche Identifikationsnummer.

Den Überblick über alle Unterlagen und Gültigkeitstests finden Sie in unserem Leitfaden zur Dokumentenprüfung. Für die Vermieterseite lesen Sie Einkommensprüfung im Mietantrag, für die Kreditseite Einkommensnachweise vor der Kreditentscheidung.

Die Abgleichmatrix

Ein Abgleich benennt ein Feld auf einem Dokument und stellt es einem Feld auf einem anderen gegenüber. Legen Sie diese Vergleiche in der Prüfanweisung fest, damit jede Sachbearbeiterin dieselben durchführt.

Abgleich 1 und 2: Auszahlungsbetrag gegen Gutschrift

Der Auszahlungsbetrag der Abrechnung muss am Zahltag oder kurz danach als Gutschrift auf dem Kontoauszug stehen, mit einem Auftraggeber, der zum Arbeitgeber passt. Das ist der nützlichste Einzelabgleich, weil er ein Arbeitgeberdokument mit einer Bankbuchung verbindet.

Gehen Sie in drei Schritten vor. Entnehmen Sie der Abrechnung den Auszahlungsbetrag (nicht das Brutto) und das Zahldatum. Suchen Sie auf dem Auszug die Gutschrift in gleicher Höhe, mit Spielraum für Wochenenden und Feiertage. Lesen Sie den Verwendungszweck: Gehaltsüberweisungen nennen meist die Firma und den Abrechnungsmonat.

Eine Abweichung ist nicht automatisch verdächtig. Vermögenswirksame Leistungen, ein Abschlag oder ein Pfändungsbetrag können den überwiesenen Betrag vom ausgewiesenen Auszahlungsbetrag trennen, und eine Lohnbuchhaltung kann unter anderem Namen zahlen. Genauer hinsehen sollten Sie bei fehlender Gutschrift, bei runden Beträgen trotz krummer Auszahlung und bei identischen Gutschriften zu unterschiedlichen Abrechnungen.

Nächster Schritt der Prüfung: die Kontoauszugsseite zum Zahltag anfordern statt einer Zusammenfassung, bei geteilter Auszahlung das zweite Konto, und vor der Entscheidung eine weitere Abrechnung samt Gutschrift.

Abgleich 3 und 4: Dezember-Abrechnung gegen Lohnsteuerbescheinigung

Das kumulierte Brutto und die kumulierte Lohnsteuer der letzten Abrechnung des Jahres sollten mit den Beträgen der Lohnsteuerbescheinigung übereinstimmen, denn beide stammen aus derselben Lohnabrechnung. Steuer-ID, Steuerklasse und Arbeitgeber müssen ebenfalls passen.

Vergleichen Sie das Jahresbrutto der Dezember-Abrechnung mit dem Bruttoarbeitslohn der Bescheinigung und die kumulierte Lohnsteuer mit der einbehaltenen Lohnsteuer. Weichen die Summen ab, kommen eine Abrechnung aus einem anderen Jahr, eine nachträglich gezahlte Prämie, eine Korrektur oder ein Dokument aus anderer Quelle in Betracht.

Eine Lohnsteuerbescheinigung zeigt, was in einem vergangenen Jahr verdient wurde. Sie belegt nicht, dass das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Kombinieren Sie sie deshalb mit einer aktuellen Abrechnung und der passenden Gutschrift. Bei einem Arbeitgeberwechsel gibt es mehrere Bescheinigungen, die zusammen gelesen werden müssen.

Abgleich 5: Steuerbescheid gegen Lohnsteuerbescheinigung

Die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit im Einkommensteuerbescheid sollten dem Bruttoarbeitslohn aus der Bescheinigung abzüglich der Werbungskosten entsprechen, mindestens des Arbeitnehmer-Pauschbetrags nach § 9a EStG. Der Bescheid berücksichtigt außerdem weitere Einkunftsarten, daher ist keine exakte Gleichheit zu erwarten.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag beträgt nach § 9a Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a EStG 1.230 Euro (§ 9a EStG, Gesetze im Internet). Liegen die Einkünfte im Bescheid deutlich über dem Brutto, sind weitere Einkünfte oder ein anderes Jahr zu prüfen. Liegen sie deutlich darunter, können höhere Werbungskosten angesetzt worden sein.

Bei Selbständigen gibt es keine Lohnsteuerbescheinigung. Der Steuerbescheid mit Einkünften aus Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit ist der Anker, und er zeigt Gewinn nach Betriebsausgaben, während das Konto Einnahmen und Entnahmen zeigt. Achten Sie auf Richtung und Größenordnung, nicht auf Zahlengleichheit.

Ein öffentliches Abfrageportal, über das Dritte die Echtheit eines Steuerbescheids prüfen können, konnten wir nicht belegen. Wir beschreiben deshalb hier keinen Registerabgleich. Praktikabel ist, dass der Antragsteller den Bescheid während der Prüfung selbst aus seinem Konto in ELSTER herunterlädt und zeigt.

Abgleich 6 und 7: Namen, Anschriften, Kontoinhaber

Name, Anschrift und Kontodaten müssen auf allen Dokumenten und im Antrag übereinstimmen, mit Toleranz nur bei der Schreibweise. Eine abgekürzte Straße oder ein fehlender zweiter Vorname sind Formatfragen. Ein anderer Nachname, eine andere Postleitzahl ohne Umzug oder ein Gemeinschaftskonto, auf das nur eine Person Gehalt erhält, sind inhaltliche Abweichungen. Zur Adressseite siehe Adressabgleich über Dokumente hinweg.

Was der Abgleich beweist und was nicht

Eine stimmige Akte zeigt, dass drei Dokumente zueinander passen; sie beweist nicht, dass eines davon echt ist. Die Übereinstimmung beruhigt, weil ein verändertes Dokument auch in zwei anderen konsistent verändert sein müsste. Brauchen Sie Sicherheit über die Echtheit, setzen Sie gesonderte Kontrollen ein, etwa den Live-Download aus dem Online-Konto des Antragstellers.

Toleranzen gehören in die Verfahrensanweisung. Legen Sie je Abgleich fest, welche Abweichung zulässig ist, welche Unterlagen darüber hinaus angefordert werden und wer Ausnahmen freigibt.

Was Antragsteller in Foren immer wieder fragen

In Finanz- und Vermieterforen wiederholen sich dieselben Fragen. Sie zeigen, wo Vorgänge hängen bleiben.

„Warum stimmt meine Abrechnung nicht mit dem Geld auf dem Konto überein?" Meist wegen vermögenswirksamer Leistungen, Abschlägen oder geteilter Auszahlung auf zwei Konten. Reichen Sie beide Kontoauszüge ein, statt es im Anschreiben zu erklären.

„Ich bin selbständig und habe keine Gehaltsabrechnungen. Was reiche ich ein?" Den letzten Einkommensteuerbescheid, eine betriebswirtschaftliche Auswertung oder die Bestätigung der Steuerberatung und sechs bis zwölf Monate Kontoauszüge.

„Reicht der Steuerbescheid vom Vorjahr, obwohl ich den Job gewechselt habe?" Er zeigt das alte Einkommen. Fügen Sie Arbeitsvertrag und die ersten Abrechnungen bei, dann kann die Prüfung neues und altes Gehalt vergleichen.

„Ich arbeite erst seit zwei Monaten." Dann fehlt die Jahresbescheinigung. Arbeitsvertrag und zwei Abrechnungen mit Gutschriften ersetzen sie vorläufig.

Die Abgleiche automatisieren, ohne alles neu zu erfassen

Sieben Vergleiche pro Akte von Hand zu lesen, skaliert nicht, dabei sind Feldextraktion, Normalisierung von Namen und Daten und das Markieren von Abweichungen gegen Ihre Schwellen genau das, was Software gut kann. CheckFile vergleicht Felder zwischen den Dokumenten einer Akte und zeigt, welche Abgleiche bestanden, fehlgeschlagen oder offen sind. Es prüft Konsistenz und Vollständigkeit, es bescheinigt nicht, dass ein Dokument echt ist. Wie das in die Aktenprüfung von Finanzierern passt, zeigt die Seite Finanzierung und Leasing; zum Datenschutz siehe Sicherheit, Angebote unter Preise.

Häufig gestellte Fragen

Welche Einkommensnachweise gehören in eine Akte?

Mindestens die letzten Gehaltsabrechnungen, die letzte Lohnsteuerbescheinigung oder der letzte Steuerbescheid und drei bis sechs Monate Kontoauszüge mit dem Gehaltseingang. Die Auswahl hängt vom Produkt und der Erwerbsform ab.

Wie nah muss die Dezember-Abrechnung an der Lohnsteuerbescheinigung liegen?

Beide stammen aus derselben Lohnabrechnung, die Summen sollten daher sehr nahe beieinander liegen. Legen Sie einen Toleranzwert fest und fordern Sie bei Überschreitung eine Erklärung an. Eine Abweichung ist Anlass zur Rückfrage, kein Beweis.

Genügt ein Kontoauszug als Einkommensnachweis?

Nein. Er zeigt Zahlungseingänge, aber weder deren Quelle noch ob sie vertraglich wiederkehren. Kombinieren Sie ihn mit einer Abrechnung oder einem Bescheid, um die Gutschrift einem Arbeitgeber zuzuordnen.

Was gilt bei Bargeld oder mehreren Auftraggebern?

Nutzen Sie den Steuerbescheid als Anker und vergleichen Sie ihn mit den Kontoauszügen nach Richtung und Größenordnung. Bargeld, das nie auf einem Konto landet, lässt sich nicht gegenprüfen; die Verfahrensanweisung sollte sein Gewicht regeln.