Ausbildungsvertrag und Praktikum: Unterlagen richtig abgleichen

Die Unterlagen eines Auszubildenden oder Praktikanten sind dann belastbar, wenn sie zueinander passen: Der Name im Vertrag stimmt mit dem Ausweis überein, der genannte Studiengang oder Ausbildungsberuf mit der Bestätigung der Schule oder Hochschule, und der Zeitraum liegt innerhalb der Immatrikulation und gegebenenfalls der Aufenthaltserlaubnis. Jedes Dokument kann für sich plausibel aussehen und der Abgleich trotzdem scheitern. Dieser Beitrag zeigt, welche Felder verglichen werden, wie Abweichungen aussehen und was die prüfende Person danach tut. Stand: Oktober 2026, Deutschland.

Zwei verschiedene Akten: Auszubildende und Praktikanten

Ein Ausbildungsverhältnis nach Berufsbildungsgesetz (BBiG) wird in ein Verzeichnis der zuständigen Stelle eingetragen, ein Praktikum nicht. Wer beides gleich behandelt, fordert die falschen Unterlagen an.

Nach § 34 BBiG führt die zuständige Stelle, in der Praxis die IHK oder Handwerkskammer, ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse; der Vertrag wird dort eingetragen. Der Ausbildungsbetrieb beantragt die Eintragung unverzüglich nach Vertragsschluss. Die IHK Chemnitz nennt als Anlagen unter anderem die Vertragsausfertigungen und den Ausbildungsplan; bei Minderjährigen kommt die ärztliche Erstuntersuchung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz hinzu. Die Eintragung belegt, dass der Vertrag bei der zuständigen Stelle erfasst ist. Sie belegt nicht, dass die dazugehörigen Dokumente echt sind.

Die Abgleiche, Feld für Feld

Die nützliche Frage lautet nicht „Liegt das Dokument vor?", sondern „Passt dieses Feld zu jenem?".

1. Name: Vertrag gegen Ausweis

Vergleichen Sie Vor- und Nachnamen im Vertrag mit Personalausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel. Typische Abweichungen: Rufname statt erstem Vornamen, Geburtsname statt Ehename, ß und ss, Umlaut als „ae". Vorgehen: Die Person bestätigen lassen, welche Schreibweise richtig ist, den Vertrag mit der Schreibweise des Ausweises neu ausstellen lassen und die erste Fassung in der Akte behalten. Ein falscher Name führt später zu Problemen bei der Anmeldung zur Sozialversicherung.

2. Geburtsdatum und Alter: Ausweis gegen Vertrag

Das Alter entscheidet über Arbeitszeitgrenzen und über die Pflichten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz. Steht im Vertrag 17 Jahre und im Ausweis 19, stimmt eines nicht. Die prüfende Person entscheidet das nicht allein, sondern fordert ein zweites Dokument an und hält die Antwort fest.

3. Beruf oder Studiengang: Vertrag gegen Schule oder Hochschule

Der Ausbildungsberuf im Vertrag muss dem anerkannten Ausbildungsberuf entsprechen, der im Verzeichnis eingetragen wird. Bei Studierenden müssen Studiengang, Fachsemester und der Pflichtcharakter des Praktikums mit der Immatrikulationsbescheinigung und der Praktikumsordnung übereinstimmen. Steht im Vertrag „5. Semester" und die Bescheinigung nennt das 3. Semester, passen auch die Zeiten nicht zum Semesterkalender. Die Abweichung geht zurück an das Praktikantenamt der Hochschule, nicht in Ihre eigene Korrektur.

4. Zeitraum: Vertrag gegen Immatrikulation und Aufenthaltstitel

Beginn und Ende müssen im Immatrikulationszeitraum liegen. Bei Drittstaatsangehörigen müssen sie außerdem in die Gültigkeit des Aufenthaltstitels fallen. Ein Praktikum bis 31. August bei einem Titel bis 30. Juni ist eine Abweichung, egal was die Hochschule bescheinigt. Die Prüfung stoppt den Starttermin, bis der aktuelle Titel vorliegt. Mehr dazu im Beitrag zur Arbeitserlaubnisprüfung für Arbeitgeber.

5. Betrieb: Vertrag gegen Register

Firma, Anschrift und Betriebsnummer im Vertrag sollten zu den Angaben im Handelsregister und zur Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit passen. Seit 2021 muss die Betriebsnummer der Ausbildungsstätte im Vertrag stehen (§ 34 Abs. 2 Nr. 10 BBiG, wie die IHK Stuttgart erläutert). Ein Handelsname ohne zugehörige eingetragene Gesellschaft ist ein Warnsignal.

6. Vergütung und Nachweis: Vertrag gegen Rechtslage

Für Praktika gelten die Ausnahmen des § 22 Mindestlohngesetz: Pflichtpraktika aufgrund schul- oder hochschulrechtlicher Bestimmungen und Orientierungspraktika bis zu drei Monaten sind vom Mindestlohn ausgenommen, andere Praktika grundsätzlich nicht. Vergleichen Sie, was der Vertrag als Praktikumsart nennt, mit dem, was die Hochschule als Pflichtpraktikum bestätigt. Steht „freiwillig" im Vertrag und „Pflicht" in der Bescheinigung, ist die Vergütungsgrundlage unklar. Für Praktikanten ist außerdem nach dem Nachweisgesetz ein schriftlicher Nachweis der wesentlichen Bedingungen vorgesehen; klären Sie die Anforderungen mit Ihrer Rechtsberatung.

Was die prüfende Person bei Abweichungen tut

Drei Ergebnisse, bewusst zu wählen:

1. Schreibfehler. Tippfehler, falsches Jahr. Korrigiertes Dokument beim Aussteller anfordern, erste Fassung behalten.
2. Fehlende Information. Kein Enddatum, fehlende Seite. Seite oder Nachtrag anfordern.
3. Ungeklärter Widerspruch. Zwei Quellen widersprechen sich ohne Erklärung. Vier-Augen-Prinzip, Beginn zurückstellen, Entscheidung samt Grund festhalten.

Jedes Ergebnis hinterlässt eine datierte Entscheidung mit Verweis auf die Dokumentfassung. Diese Spur zeigen Sie der Kammer, dem Prüfer oder dem Arbeitsgericht. Den weiteren Rahmen finden Sie im Beitrag zur Prüfung von HR-Dokumenten, Diplomen und Arbeitserlaubnis und im Branchenleitfaden.

Ein Beispiel aus dem September

Ein Handwerksbetrieb stellt zum 1. September eine Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement ein. Der Vertrag nennt „Maria Fernández Ruiz", der Reisepass „MARIA FERNANDEZ RUIZ". Die Schreibweise mit Akzent ist kein Widerspruch, sondern eine Transliteration; die prüfende Person vermerkt das und lässt den Vertrag unverändert. Anders das Geburtsdatum: Der Vertrag nennt den 14.03.2009, der Reisepass den 14.03.2007. Damit wäre die Person bei Ausbildungsbeginn nicht 17, sondern 19 Jahre alt, und die Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes sowie die Erstuntersuchung wären anders zu bewerten.

Zwei von vier Zeilen sind echte Widersprüche, und beide betreffen Felder, die der Betrieb selbst nicht korrigieren kann. Das Geburtsdatum klärt die Person mit einem zweiten amtlichen Dokument, die Gültigkeit des Titels die Ausländerbehörde. Bis dahin bleibt der Beginn offen, und die Eintragung bei der Kammer sollte erst mit dem bereinigten Vertrag beantragt werden, weil spätere Änderungen von Beruf oder Dauer ohnehin gemeldet werden müssen. Der Fall zeigt auch, warum die Reihenfolge zählt: erst Identität, dann Zeitraum, dann Ausbildungsinhalt. Wer mit dem Ausbildungsplan beginnt, prüft Details eines Vertrags, dessen Person noch nicht zweifelsfrei feststeht.

Fragen aus der Praxis

In Personalforen tauchen immer wieder dieselben Sorgen auf. Wir beantworten sie, ohne jemanden zu zitieren.

Ersetzt die Immatrikulationsbescheinigung den Praktikumsvertrag?

Nein. Die Bescheinigung belegt die Einschreibung, der Vertrag regelt Pflichten, Zeiten und Betreuung. Beides gehört in die Akte, und die Daten müssen übereinstimmen.

Reicht ein Foto des Vertrags vom Handy?

Wenn Unterschriftenfeld und Daten lesbar sind, ja. Ein abgeschnittenes Foto, das den Zeitraum verdeckt, macht den Abgleich unmöglich. Fordern Sie die vollständige Seite oder die PDF der Hochschule an.

Was, wenn sich der Name nach einer Heirat geändert hat?

Maßgeblich ist der vorgelegte Ausweis. Bewahren Sie den Nachweis der Änderung auf und achten Sie darauf, dass Vertrag und Lohnabrechnung denselben Namen führen.

Wo Automatisierung hilft

Sechs Abgleiche pro Akte, mal mehrere Dutzend Akten zum Ausbildungsstart im September: Hier schleichen sich Fehler ein. Ein Validierungswerkzeug liest die Felder aus, vergleicht sie (Name, Geburtsdatum, Studiengang, Zeitraum, Betriebskennungen) und meldet Abweichungen an eine Person. Es vergleicht, was die Dokumente aussagen, untereinander und mit angebundenen Registern; die Echtheit eines Dokuments weist es nicht nach. Mehr dazu auf der Seite für Personalabteilungen, zur Sicherheit und zu den Preisen.

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die aktuellen amtlichen Quellen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen gehören in die Praktikantenakte?

Der unterschriebene Vertrag, ein Ausweisdokument, bei Studierenden die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, bei Minderjährigen die Einwilligung der Sorgeberechtigten und bei Drittstaatsangehörigen ein gültiger Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit.

Welche Abweichung ist am häufigsten?

Namen und Zeiträume. Eine abweichende Schreibweise und ein Zeitraum, der über Immatrikulation oder Aufenthaltstitel hinausgeht, machen die meisten Korrekturen aus.

Wer beantragt die Eintragung beim Ausbildungsverzeichnis?

Der Ausbildungsbetrieb beantragt sie bei der zuständigen Kammer. Die Auszubildenden selbst müssen nichts einreichen.

Darf der Beginn warten, bis eine Abweichung geklärt ist?

Er sollte. Ein Start vor Unterschrift oder vor der Bestätigung der Arbeitsberechtigung birgt Risiken für den Betrieb. Schließen Sie die Abweichung, dokumentieren Sie sie und legen Sie dann den Starttermin fest.