Zeitarbeit: Compliance-Pflichten bei Dokumenten nach Land

Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und ist keine Rechtsberatung. Die rechtlichen Angaben entsprechen dem Stand zum Veröffentlichungsdatum (Oktober 2026) und beschränken sich auf die genannten Länder. Für Entscheidungen zu einzelnen Personalakten ziehen Sie bitte eine qualifizierte Fachperson hinzu.

Eine Zeitarbeitsfirma muss vor dem ersten Einsatz die Identität, das Recht zur Arbeitsaufnahme, die Sozialversicherungsanmeldung und die für die Stelle nötigen Qualifikationen prüfen und diese Prüfung belegen können. Die Unterlagen ähneln sich von Land zu Land. Unterschiedlich sind die Zuständigkeit, der Zeitpunkt der Prüfung und die Folgen eines Fehlers. Dieser Beitrag vergleicht fünf europäische Märkte, zeigt, was jede Prüfung konkret abgleicht (Felder, Daten, Register), und beschreibt, wie sich der Abgleich ohne Neueingabe erledigen lässt.

Welche Dokumente muss eine Zeitarbeitsfirma in welchem Land prüfen?

In allen fünf Ländern gilt dieselbe Basis: ein gültiger Identitätsnachweis, der Nachweis der Arbeitserlaubnis für Personen von außerhalb des EU-Arbeitsmarkts, eine Sozialversicherungskennung und Bankdaten, die zur Identität passen. Die Unterschiede betreffen die zuständige Stelle und den Zeitpunkt.

Ergänzend lesen Sie unseren Beitrag zur Prüfung der Arbeitserlaubnis durch Arbeitgeber und zur Unterlagenprüfung vor dem ersten Zeitarbeitseinsatz.

Deutschland: Erlaubnis, Höchstdauer und das Verbot bei bestimmten Titeln

In Deutschland braucht ein Verleiher vor jeder Überlassung eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit, und ein Leiharbeitnehmer darf höchstens 18 Monate demselben Entleiher überlassen werden. Die Voraussetzungen beschreibt die Seite der Bundesagentur für Arbeit zur Erlaubnis der Arbeitnehmerüberlassung. Nach neun Monaten gilt in der Regel der Gleichstellungsgrundsatz bei der Vergütung (§ 8 AÜG). Verstöße können nach § 16 AÜG als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Für Staatsangehörige von Drittstaaten ist der Aufenthaltstitel der kritische Punkt: Die Bundesagentur stimmt einer Beschäftigung als Leiharbeitnehmer bei Inhabern eines Aufenthaltstitels aus Drittstaaten grundsätzlich nicht zu (§ 40 AufenthG). Ein Titel, der Erwerbstätigkeit erlaubt, genügt deshalb nicht automatisch für einen Zeitarbeitseinsatz. Der Verleiher muss den Vermerk zur Erwerbstätigkeit auf dem Titel lesen, nicht nur das Ablaufdatum.

Zur Standard-Personalakte gehören außerdem die Steuer-Identifikationsnummer, die Sozialversicherungsnummer, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und die Bankverbindung. In der Lebensmittelbranche kommt die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz hinzu. Der Verleiher muss dem Arbeitnehmer zudem das Merkblatt der Bundesagentur aushändigen. Wie die Sozialversicherungsnummer zugeordnet wird, erklärt die Deutsche Rentenversicherung.

Frankreich: DPAE, Aufenthaltstitel und Einsatzvertrag

In Frankreich muss das Zeitarbeitsunternehmen die Einstellungsanzeige (DPAE) vor Einsatzbeginn bei der URSSAF abgeben und dem Arbeitnehmer den schriftlichen Einsatzvertrag spätestens zwei Werktage nach der Überlassung aushändigen (Art. L1251-17 Code du travail). Den allgemeinen Rahmen setzt der Artikel L1251-1 des Code du travail.

Bei ausländischen Arbeitnehmern verbietet Artikel L8251-1 die Beschäftigung ohne Arbeitserlaubnis, und Artikel R5221-41 verlangt, den Titel mindestens zwei Werktage vor der Einstellung bei der Präfektur bestätigen zu lassen. Es drohen ein Sonderbeitrag an das OFII und Strafen nach Artikel L8256-2 (bis zu fünf Jahre Haft und 15.000 Euro Geldstrafe je beschäftigtem Ausländer).

Vereinigtes Königreich: Das Right-to-Work-Verfahren als datierte Prüfung

Ein britischer Arbeitgeber, auch eine Agentur, riskiert eine zivilrechtliche Strafe von bis zu 45.000 Pfund je illegal Beschäftigtem beim ersten Verstoß und 60.000 Pfund im Wiederholungsfall (Sätze seit Februar 2024). Der gesetzliche Schutz ist eine ordnungsgemäße, datierte und aufbewahrte Prüfung. Der Leitfaden des Home Office zu Right-to-Work-Prüfungen unterscheidet drei Wege: manuelle Prüfung der Originale, Online-Prüfung mit Share-Code und digitale Identitätsprüfung über einen zertifizierten Anbieter (IDSP) für britische und irische Reisepässe.

Agenturen unterliegen zusätzlich den Conduct of Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003: Vor der Vermittlung muss die Agentur Identität, Erfahrung, Ausbildung und erforderliche Berechtigungen bestätigen. Die Kontrolle liegt beim Employment Agency Standards Inspectorate.

Spanien und Portugal: Anmeldung vor dem ersten Tag

In Spanien braucht die ETT eine behördliche Genehmigung und muss den Arbeitnehmer vor Arbeitsbeginn bei der Seguridad Social anmelden (Ley 14/1994). Der Text ist im BOE abrufbar. Bei Drittstaatsangehörigen haftet der Arbeitgeber für das Vorliegen einer Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis: Die Beschäftigung ohne Erlaubnis ist eine sehr schwere Zuwiderhandlung mit Geldbußen zwischen 10.001 und 100.000 Euro nach dem Ley Orgánica 4/2000. Auch Unterweisung und arbeitsmedizinische Überwachung müssen vor der Überlassung dokumentiert sein.

In Portugal benötigt das Zeitarbeitsunternehmen eine Lizenz des IEFP und muss die Aufnahme des Arbeitnehmers vor Vertragsbeginn der Segurança Social melden. Das IEFP erläutert das Regime für Zeitarbeitsunternehmen, und die ACT veröffentlicht Hinweise zur Zeitarbeit. Üblich sind Cartão de Cidadão oder Aufenthaltstitel, NIF, NISS und IBAN. Der Konsistenzabgleich ordnet Name, NIF und NISS über alle Unterlagen hinweg einander zu.

Welche Abgleiche lassen sich automatisieren?

Ein dokumentenübergreifender Abgleich vergleicht dieselben Felder in mehreren Unterlagen und meldet Abweichungen; genau hier verlieren Verleiher die meiste Zeit. Unsere Plattform unterstützt mehr als 3.200 Dokumenttypen und OCR-Extraktion in 24 Sprachen über 32 Rechtsordnungen hinweg, sodass deutsche, französische, britische, spanische und portugiesische Unterlagen durch einen Ablauf laufen.

Ein solcher Abgleich vergleicht Felder und Daten. Er beweist nicht, dass ein Dokument echt ist, und sollte bei Fälschungsrisiken neben Ihren bestehenden Kontrollen stehen.

Welche Fragen stellen Mitarbeitende in Agenturen am häufigsten?

In HR- und Personaldienstleister-Foren wiederholen sich drei Fragen. Erstens: Genügt eine Kopie des Ausweises? Im Vereinigten Königreich nicht, dort braucht es das Original oder die Online-Prüfung. In Deutschland ist für Drittstaatsangehörige eine Kopie des Aufenthaltstitels aufzubewahren, die Echtheits- und Gültigkeitsprüfung bleibt aber Pflicht. Zweitens: Was passiert, wenn der Titel während des Einsatzes abläuft? Legen Sie vorab eine Wiedervorlage fest und setzen Sie den Einsatz aus, wenn keine Verlängerung belegt ist. Drittens: Wer haftet, Verleiher oder Entleiher? In allen fünf Ländern trägt der Arbeitgeber, also der Verleiher, die Prüfung der Arbeitserlaubnis; der Entleiher bleibt exponiert, wenn er wissentlich unrechtmäßige Arbeitskräfte einsetzt.

Wie lange sind Arbeitnehmerdokumente aufzubewahren?

Die DSGVO gilt für Personalakten in Deutschland, Frankreich, Spanien und Portugal, im Vereinigten Königreich die UK GDPR: Kopien werden nur so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist. Im Vereinigten Königreich erwartet das Home Office, dass der Nachweis der Arbeitserlaubnis während der Beschäftigung und zwei Jahre danach vorliegt. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer je Dokumenttyp fest, nicht pauschal. Auf unserer Seite zur Sicherheit erfahren Sie, wie CheckFile mit diesen Daten umgeht.

Vom Aktenordner zur validierten Personalakte

Validieren Sie in drei Schritten: Vollständigkeit, Gültigkeit, Konsistenz. Prüfen Sie, ob jede geforderte Unterlage vorliegt, ob ihre Daten den Einsatz abdecken und ob gemeinsame Felder übereinstimmen. Unser Leitfaden zur Branchenverifizierung ordnet die Methode für Branchen mit hoher Fluktuation ein.

Übersteigt Ihr Aktenvolumen, was ein Team von Hand prüfen kann, vergleicht die Lösung für Zeitarbeit diese Felder und Daten automatisch und zeigt die Abweichungen zur Prüfung an. Die Preise helfen bei der Dimensionierung.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine Zeitarbeitsfirma die Arbeitserlaubnis jedes Mitarbeitenden prüfen?

Ja. In allen fünf behandelten Ländern ist die arbeitgebende Agentur für die Prüfung der Arbeitserlaubnis verantwortlich. In Frankreich geschieht dies über die Präfektur, im Vereinigten Königreich über eine datierte und aufbewahrte Right-to-Work-Prüfung.

Welche Unterlage führt am häufigsten zu einer fehlgeschlagenen Prüfung?

Ein Aufenthaltstitel, dessen Gültigkeit den Einsatz nicht abdeckt oder dessen Art Zeitarbeit nicht erlaubt, ist die häufigste Lücke. Die Prüfung von Datum und Erwerbstätigkeitsvermerk deckt die meisten Fälle ab.

Lässt sich ein Prozess für alle Länder verwenden?

Der Ablauf aus Vollständigkeit, Gültigkeit und Konsistenz ist übertragbar. Unterlagenliste, Behörde und Fristen sind es nicht, daher braucht jedes Land ein eigenes Raster.

Beweist eine automatische Prüfung die Echtheit eines Dokuments?

Nein. Sie vergleicht Felder, Daten und zugängliche Register und meldet Abweichungen. Die Annahme der Akte bleibt eine menschliche Entscheidung.