Validade dos documentos de fornecedores: o que reverificar, quando e em que registo

O acompanhamento da validade dos documentos de fornecedores consiste em registar a data de fim de cada documento de conformidade e voltar a confirmá-lo na respetiva fonte nessa data, e não apenas quando o fornecedor é criado. Uma certidão válida no registo inicial nada diz sobre o dia do pagamento: a data do documento, o prazo do contrato e a fonte oficial têm de ser comparados de novo.

Em Portugal, a situação tributária e a situação contributiva comprovam-se por documentos de duas entidades distintas: a certidão de não dívida pedida no Portal das Finanças e a declaração de situação contributiva pedida na Segurança Social Direta. Os prazos de validade que circulam em guias e fóruns divergem (três ou quatro meses, consoante a fonte), pelo que o limite a aplicar é o que consta do próprio documento e das regras da entidade que o exige.

Este guia organiza-se em torno de cruzamentos: que campo de que documento é comparado com que campo de outro documento ou registo, como se vê uma divergência e o que fazer. Complementa o guia de verificação na indústria.

O que se reverifica e quando?

Reverifique em três momentos: no registo inicial, na data de fim impressa no documento e antes de qualquer pagamento relevante ou renovação de contrato.

Como cruzar as certidões fiscal e contributiva?

Compare o NIF, o titular e a data de emissão com o contrato e a data de cada pagamento. Dois documentos de duas entidades significam dois prazos que podem terminar em datas diferentes: a certidão fiscal pode estar válida enquanto a contributiva já caducou.

Divergências típicas e ação:

• NIF ou firma diferentes do contrato (sociedade do grupo, nome comercial). Peça a certidão da entidade contratante.
• Documento com validade ultrapassada na data do pagamento. Suspenda o pagamento e peça nova certidão, que o fornecedor pode obter diretamente no portal da respetiva entidade.
• Situação com dívida. Pare e encaminhe para o jurídico antes de avançar.
• Só uma das duas certidões entregue. O dossiê está incompleto, não parcialmente válido.

A Segurança Social indica prazos de emissão que podem demorar vários dias úteis, segundo as fontes consultadas; por isso peça com antecedência. Não encontrámos em fonte oficial um mecanismo de validação por código aplicável a estas certidões; se a cópia o incluir, utilize-o, e se não incluir, peça ao fornecedor que a volte a descarregar. Para o detalhe, veja o nosso guia de verificação de certificados de conformidade.

Uma confirmação na fonte valida os dados do documento; não prova que a pessoa que envia o ficheiro represente a empresa.

Como cruzar a certidão permanente?

Compare primeiro o NIPC, depois a firma e depois a sede e os gerentes. O NIPC é a chave, porque as firmas abreviam-se, mudam e parecem-se.

1. Firma e NIPC contra o contrato e as faturas. Se diferirem, peça o registo da alteração.
2. Gerência contra o signatário. Mudou a gerência, reveja os poderes.
3. Sede contra a morada de faturação. Uma diferença que persiste em várias faturas esclarece-se antes de pagar.

Um registo confirma o que contém; não prova que o PDF na sua pasta seja autêntico.

Como controlar a validade do seguro?

Leia três datas e um nome: início, fim da cobertura, data de emissão e entidade segurada. Um certificado emitido na semana passada pode mostrar uma cobertura terminada no mês passado.

• Segurado contra contratante: a apólice da casa-mãe não cobre automaticamente a filial que assina.
• Vigência contra duração do contrato, com margem para prorrogações.
• Capitais contra a cláusula: compare o valor do certificado, não o e-mail do mediador.
• Seguradora e apólice entre renovações: mesmo número com data deslocada, ligue ao mediador.

Programe o lembrete para o dia seguinte ao fim da cobertura.

Com que frequência reverificar?

É uma política interna, não uma norma. Onde a lei fixa o seu prazo, prevalece a lei.

O que registar em cada verificação?

Registe o que foi comparado, não apenas que houve verificação. Uma entrada útil tem cinco elementos: o documento verificado e a sua data de fim, a fonte consultada (por exemplo o Portal das Finanças ou a Segurança Social Direta), a data da consulta, o resultado (coincide, diverge, não encontrado) e o nome do revisor. Se houver divergência, junte a medida seguinte: pedido com prazo, suspensão do pagamento ou escalada para o jurídico.

Guarde a prova da consulta com o NIF e a data visíveis. Uma captura de ecrã sem data nem identificador não é prova; o PDF do resultado, com o NIF e a data, é. Defina um prazo de conservação interno igual para todos os documentos de fornecedores, de modo a que uma auditoria posterior consiga reconstituir a cadeia documento, consulta e pagamento.

Uma vez por ano, verifique por amostragem se os lembretes deram mesmo origem a pedidos. Uma lista de datas de fim que ninguém trabalha é apenas um arquivo.

O que perguntam os compradores nos fóruns?

«A certidão diz que vale uns meses, tenho de pedir outra?» Se o pagamento depende da situação atual, sim. O documento prova o dia da emissão; a validade impressa é o limite.

«Ouvi três meses, outro diz quatro. Qual vale?» Os guias divergem. Aplique a validade que consta do documento e confirme a regra com a entidade que o exige.

«Temos 400 fornecedores, como evitar a folha de cálculo que ninguém abre?» Uma linha por documento, não por fornecedor, com a validade num campo legível por máquina, um responsável por linha e avisos automáticos.

O que muda ao automatizar o cruzamento?

A automatização não substitui o revisor: elimina a cópia manual. A CheckFile lê os campos de um documento (nomes, identificadores, datas), compara-os com outros documentos do mesmo dossiê e com os valores de registo configurados, e assinala divergências e validades a terminar. A decisão continua a ser do revisor.

Dois limites: comparar campos mostra coerência, não autenticidade, por isso a confirmação oficial mantém-se no circuito; e uma verificação é uma fotografia, pelo que o calendário conta. Veja a página de segurança e os preços.

FAQ

Com que antecedência peço um documento novo?

Entre 30 e 45 dias antes do fim, nos documentos que o fornecedor tem de pedir a uma entidade. O controlo efetivo faz-se no dia do fim ou no seguinte.

A certidão permanente basta para confirmar que o fornecedor está regularizado?

Não. Confirma identidade e dados registais. A situação fiscal, contributiva e de seguros vem de documentos distintos, cada um confirmado junto do emissor.

E se um documento expirar a meio de uma encomenda?

Suspenda novas encomendas ou pagamentos por fases, peça por escrito com prazo, registe a falha no dossiê e envolva compras ou jurídico antes de pagar.

Posso confiar na cópia em PDF do fornecedor?

Como ponto de partida. Se existir confirmação oficial, use-a; se não, registe a data de receção e compare identificadores com os restantes documentos.