Checkliste Einstellungsunterlagen
Vollständige Liste der Dokumente, die bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu erheben sind, konform mit dem deutschen Arbeitsrecht und den Meldepflichten bei der Sozialversicherung.
Identität und persönliche Angaben
Personalausweis oder Reisepass — Original vorgelegt, Kopie in der Personalakte aufbewahrt.
Sozialversicherungsnummer für die Anmeldung bei der Krankenkasse und Beitragsabführung.
IBAN des Mitarbeiters für die Gehaltszahlung per Banküberweisung.
Steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) für den Lohnsteuerabzug über ELStAM.
Recht zu arbeiten
Gültiger Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis in Deutschland, überprüft bei der Ausländerbehörde.
Kopie des gültigen Aufenthaltstitels mit Vermerk der Arbeitserlaubnis.
Für EU-Bürger: Reisepass oder Personalausweis — Arbeitnehmerfreizügigkeit.
Abschlüsse und Qualifikationen
Für die Stelle erforderliche Abschlüsse, Originale vorgelegt und beglaubigte Kopien aufbewahrt.
Branchenspezifische Lizenzen, Berufsausweise oder Zulassungen, die für die Stelle erforderlich sind.
Anerkennungsbescheid der KMK oder zuständigen Stelle für im Ausland erworbene Qualifikationen.
Polizeiliches Führungszeugnis für Positionen mit besonderer Vertrauensstellung oder Kontakt zu Schutzbefohlenen.
Sozialversicherung und Zusatzleistungen
Anmeldung des Mitarbeiters bei der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung vor Arbeitsantritt.
Aktuelle Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse für die Arbeitgeberanmeldung.
Arbeitszeugnis und Arbeitsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers.
Bescheinigung des vorherigen Arbeitgebers über gewährten bzw. abgegoltenen Resturlaub.
Arbeitsvertrag und interne Dokumente
Schriftlicher Arbeitsvertrag in doppelter Ausfertigung, unterzeichnet von beiden Parteien vor Arbeitsantritt.
Detaillierte Beschreibung der Stelle, Aufgaben, Eingruppierung und Berichtslinie.
Unterschriebene Bestätigung über den Erhalt der Betriebsordnung und IT-Nutzungsrichtlinie.
Sofortmeldung an die Sozialversicherung spätestens am Tag des Arbeitsantritts (bei meldepflichtigen Branchen).