Behördenkontrolle Zeitarbeit: Abgleiche in der Personalakte

Eine Zeitarbeitsakte gilt bei einer Behördenprüfung als vollständig, wenn dieselben Angaben (Name, Einsatzbeginn, Tätigkeit, Arbeitgeber, Ende der Arbeitserlaubnis, Arbeitszeit) in Überlassungsvertrag, Arbeitsvertrag, Stundennachweis und Rechnung übereinstimmen. Prüfer scheitern selten an einem fehlenden Blatt. Sie fragen, warum zwei Unterlagen sich widersprechen, und die Akte beantwortet die Frage oder eben nicht. Dieser Beitrag beschreibt die Abgleiche, das typische Abweichungsbild und den nächsten Schritt der prüfenden Person.

Die genannten Mechanismen sind deutsche. Prüfen Sie jede Frist und jede Vorschrift vor der Übernahme in Ihr Verfahren am verlinkten Gesetzestext; Verordnungen und Fassungen ändern sich.

Wer prüft Zeitarbeitsakten in Deutschland und was liegt auf dem Tisch?

Die Kontrolle der Einhaltung von Lohnuntergrenzen und Arbeitsbedingungen in der Arbeitnehmerüberlassung liegt bei den Prüfbehörden, in der Praxis bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls. Nach § 17c AÜG muss der Entleiher die Arbeitszeit des Leiharbeitnehmers aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren, sofern eine Rechtsverordnung nach § 3a AÜG gilt; der Verleiher muss die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereithalten (§ 17c AÜG, gesetze-im-internet.de). Auf Verlangen der Prüfbehörde sind sie auch am Ort der Beschäftigung vorzuhalten. Aktuelle Informationen der Zollverwaltung finden Sie bei der FKS auf zoll.de.

Der Wortlaut des § 17c wurde laut Gesetzestext-Portalen zuletzt Ende 2025 geändert. Lesen Sie die geltende Fassung, bevor Sie Aufbewahrungsfristen festschreiben.

Welche sechs Abgleiche zählen am meisten?

Sechs Vergleiche decken den Großteil dessen ab, was sich vor einer Prüfbehörde verteidigen lässt. Jeder stellt ein Feld eines Dokuments einem Feld eines anderen Dokuments oder Registers gegenüber.

Was gehört in den Abgleich zwischen Überlassungsvertrag und Arbeitsvertrag?

Beide Verträge müssen denselben Einsatz beschreiben: dieselbe Person, dieselbe Tätigkeit, dieselben Zeiträume. Das AÜG verlangt die Offenlegung der Überlassung und die Konkretisierung der überlassenen Person vor dem Einsatz (§ 1 Abs. 1 AÜG; Wortlaut bitte unter gesetze-im-internet.de prüfen). In der Praxis heißt das: Der Name im Überlassungsvertrag oder in der Anlage muss dem Namen im Ausweis entsprechen.

Zu lesen sind nebeneinander:

1. Name und Geburtsdatum auf Ausweis, Arbeitsvertrag und Überlassungsvertrag.
2. Einsatzzeitraum im Überlassungsvertrag und die tatsächlichen Anwesenheitstage.
3. Tätigkeitsbeschreibung und die Tätigkeit, die vor Ort ausgeübt wird; ein Staplerfahrer ohne Nachweis der Einweisung ist eine Lücke, auch wenn jedes Dokument für sich gültig ist.
4. Arbeitgeber: Der Verleiher im Vertrag ist derselbe Rechtsträger wie auf Abrechnung und Rechnung.

Was dieser Abgleich beweist: dass die Unterlagen untereinander schlüssig sind. Was er nicht beweist: dass ein vorgelegtes Dokument echt ist. Für den Erstkontakt siehe auch unseren Beitrag zur Unterlagenprüfung beim ersten Zeitarbeitseinsatz.

Wie gleicht man Aufenthaltstitel und Einsatzdauer ab?

Man vergleicht das Enddatum der Arbeitserlaubnis mit dem Einsatzende, Verlängerungen eingeschlossen. Ein Titel, der am Tag der Vertragsunterzeichnung gültig war und mitten im Einsatz endet, ist die teuerste Abweichung. Sie lässt sich durch eine Datumsrechnung finden und wird trotzdem übersehen, wenn niemand die Akte zur Halbzeit anschaut.

Drei Punkte gehören in die Prüfung: Identität auf dem Titel gegen den Ausweis, Art des Titels gegen die geplante abhängige Beschäftigung, Enddatum gegen den Einsatzplan. Eine Registerauskunft bestätigt, dass ein Vorgang oder Titel geführt wird; sie sagt nichts über die Echtheit des vorgelegten Papiers. Ausführlicher dazu: Aufenthaltstitel ausländischer Zeitarbeitnehmer prüfen.

Welche Rolle spielen Arbeitszeit und Rechnung?

Die Arbeitszeit ist der Bereich, in dem Entleiher- und Verleiherunterlagen am häufigsten auseinanderlaufen. Der Entleiher erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, der Verleiher rechnet Stunden ab. Beide Zahlen müssen für jede Person und jeden Tag zusammenpassen.

Typische Abweichungen:

• Die Rechnung weist mehr Stunden aus als das Zugangsprotokoll des Betriebs.
• Stundennachweise tragen nur Kürzel oder gemeinsame Anmeldungen und lassen sich keiner Person zuordnen.
• Nachweise werden nachträglich in einem Block erstellt, nicht zeitnah.

Nächster Schritt: Rechnungsposition anhalten, beim Verleiher die Ursprungsdaten anfordern, mit dem Zutrittssystem vergleichen und das Ergebnis in der Akte festhalten. Für Verleiher mit Sitz im Ausland sieht das Gesetz zusätzliche Meldungen des Entleihers an die Zollverwaltung vor (§ 17b AÜG); den aktuellen Wortlaut finden Sie über die oben verlinkte Seite des Gesetzes.

Was fragen Personalverantwortliche in Foren?

Fragen, die in Personal- und Zeitarbeitsforen immer wiederkehren, sind praktisch. Wir fassen sie zusammen, ohne jemanden zu zitieren.

„Der Verleiher sagt, alles sei in Ordnung. Muss ich trotzdem etwas prüfen?" Ja, mindestens die Daten, die Sie selbst erzeugen: Anwesenheit, Arbeitszeit, Einsatzort. Fordern Sie Nachweise an und vergleichen Sie Datum und Name mit Ihren Aufzeichnungen.

„Was passiert, wenn der Titel mitten im Einsatz abläuft?" Das Wiedervorlagedatum gehört schon bei Anlage der Akte hinein. Fehlt es, sollte die Person nicht weiterarbeiten, bis die Lage geklärt ist; lassen Sie sich im Einzelfall rechtlich beraten.

„Reicht ein Foto vom Dokument auf dem Handy?" Es hält fest, was gezeigt wurde. Ob es für Ihren Zweck genügt, hängt von der jeweiligen Vorschrift ab.

Was tun, wenn zwei Dokumente nicht übereinstimmen?

Eine Abweichung ist zuerst eine Frage, kein Urteil. Drei Ergebnisse decken fast alle Fälle ab.

• Schreibfehler: vertauschte Ziffern, Datumsformat, fehlender Bindestrich. Berichtigen mit Beleg, Datum und Bearbeiter notieren.
• Fehlende Deckung: Titel läuft ab, Einsatz begann vor dem Vertrag, Tätigkeit passt nicht zur Qualifikation. Betroffene Arbeiten anhalten, bis geklärt ist.
• Ungeklärt: anderer Arbeitgeber, andere Identität, Stunden, die sich nicht erklären lassen. Stoppen, Beobachtung festhalten, Ansprechpartner des Verleihers informieren, Rat einholen, bevor weiter gezahlt wird.

Halten Sie den Verlauf fest: welches Feld, womit verglichen, durch wen, wann, mit welcher Entscheidung. Eine datierte Akte beantwortet die Frage einer Prüfbehörde, die Erinnerung nicht.

Wo hilft Automatisierung und wo endet sie?

Sechs Felder auf fünf Dokumenten bei vierzig Personen an einem Montagmorgen zu lesen, ist der Moment, in dem Fehler entstehen. Ein Werkzeug zur Dokumentenvalidierung liest Namen, Daten, Nummern und Arbeitgeber aus, vergleicht sie dokumentübergreifend und markiert die Zeilen, die nicht übereinstimmen. Es vergleicht Daten. Es stellt nicht fest, dass ein Dokument echt ist; die Entscheidung bleibt bei einem Menschen.

Die Lösung von CheckFile für Zeitarbeit und Recruiting beruht auf diesen Abgleichen. Einen Überblick über Branchenprüfungen gibt der Leitfaden zur Branchenverifizierung; zum Umgang mit Daten siehe die Seite Sicherheit.

Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen vergleicht eine Prüfbehörde zuerst?

Meist Überlassungsvertrag, Arbeitszeitnachweis und Rechnung, weil sie dieselben Personen, Tage und Stunden enthalten. Abweichungen dort fallen sofort auf.

Beweist eine Registerauskunft die Echtheit eines Titels?

Nein. Sie zeigt, dass eine Angabe geführt wird. Ob das vorgelegte Papier echt ist, sagt sie nicht.

Wer bewahrt welche Unterlagen auf?

Beide Seiten bewahren die Unterlagen ihres Teils. Nach § 17c AÜG hält der Entleiher die Arbeitszeitaufzeichnung bereit, der Verleiher die übrigen Kontrollunterlagen; der Vertrag sollte regeln, wie Sie Einsicht erhalten.

Wie oft sind die Abgleiche zu wiederholen?

Bei jeder Verlängerung und vor dem früheren von Titelende und Einsatzende. Tragen Sie das Datum bei Anlage der Akte ein.

Was gilt, wenn Rechnung und Stundennachweis auseinanderliegen?

Die strittige Position zurückhalten, Ursprungsdaten beim Verleiher anfordern, mit dem Zutrittsprotokoll vergleichen und das Ergebnis dokumentieren.